Die Partnerschaft zwischen Microsoft und Prosci begann 2014, als Microsoft die Prosci-Methodik und -Tools für den internen und externen Einsatz lizenzierte. Seitdem haben Tausende Microsoft-Mitarbeiter an Prosci-Schulungen teilgenommen, um die Methodik in ihren Projekten anzuwenden und die Akzeptanz von Microsoft-Produkten und -Diensten bei Kunden zu beschleunigen. Auch verschiedene Teams innerhalb des Unternehmens – darunter Microsoft Investor Relations (IR) – nutzen Prosci, um effektive Change-Management-Strategien zu implementieren.

Das Investor-Relations-Team spielt eine zentrale Rolle bei Microsoft: Es fungiert als Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung, Investoren und der Finanzwelt. Die Erstellung und Veröffentlichung der vierteljährlichen Ergebnisberichte hat für das Team höchste Priorität und ist gleichzeitig eine der komplexesten Aufgaben. Die Einhaltung strenger Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) stellt eine besondere Herausforderung dar: Nicht-öffentliche Finanzdaten müssen bis zum Börsenschluss geschützt werden, und die finalen Berichte müssen innerhalb von zwei Minuten nach Veröffentlichung für Millionen von Nutzern weltweit zugänglich sein. Präzision, Sicherheit und eine fehlerfreie Umsetzung sind entscheidend – jeder Fehler könnte den Ruf und das Geschäft von Microsoft erheblich beeinträchtigen. Das IR-Team benötigte daher einen Prozess, der eine zuverlässige Veröffentlichung der Ergebnisse auf beiden Plattformen sicherstellt, ohne dabei die strengen Anforderungen zu gefährden. Gleichzeitig galt es, die erheblichen Veränderungen in den Rollen und Aufgaben der beteiligten Teams im Umgang mit der neuen und der alten Plattform zu berücksichtigen.

Für die Veröffentlichung der Ergebnisse des zweiten Quartals im Geschäftsjahr 2023 plante das IR-Engineering-Team den Einsatz einer neuen technologischen Lösung zur Ablösung der bisherigen Plattform. Die auf Microsoft Azure basierende Webanwendung erleichtert die Veröffentlichung der Quartalsergebnisse auf der IR-Website, indem sie die relevanten Daten effizient sammelt, eine sichere Vorschau des Online-Berichts ermöglicht und den hohen Traffic am Veröffentlichungstag bewältigt. Zudem schützt sie vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen.

Da jede Änderung potenzielle Risiken birgt, unterzog das Team die neue Technologie – einschließlich ihrer Architektur, Leistung, Skalierbarkeit und Sicherheit – einer detaillierten Prüfung. Trotz der fortschrittlichen Lösung wollte das Führungsteam eine Ausweichstrategie in der Hinterhand haben, um im Falle unerwarteter Probleme vor oder während der Veröffentlichung jederzeit auf die alte Plattform zurückgreifen zu können.

"Wir bereiteten uns auf einen bedeutenden Technologiewechsel vor, der nur ein winziges Zeitfenster bot, um Abhilfe zu schaffen, falls etwas schiefgehen sollte.

- Jeff Johnson, leitender technischer Leiter

Das IR-Team benötigte einen Prozess, der die Veröffentlichung der Ergebnisse auf beiden Plattformen unterstützen und dennoch alle Anforderungen erfüllen konnte. Darüber hinaus musste das Team die erheblichen Veränderungen in den Rollen und ihren Aktivitäten im Zusammenhang mit der Veröffentlichung der Ergebnisse auf der neuen oder der alten Plattform berücksichtigen.

Anwendung der Prosci-Methodik zur Change-Bewältigung

Dank der Schulung in der Prosci-Methodik durch Microsofts Change-Management-Programm wusste das IR-Team, dass eine zentrale Frage im Mittelpunkt stehen musste: Welcher Teil des ROI der neuen Technologieplattform hängt davon ab, dass sich die Mitarbeiter erfolgreich an neue Rollen und Prozesse anpassen? Die Berücksichtigung des menschlichen Faktors als essenzieller Bestandteil der technologischen Transformation erwies sich als entscheidend für den Projekterfolg.

Die Telefonkonferenz am Gewinntag folgt einer streng orchestrierten Abfolge von rund 50 Schritten. Diese dienen dazu, den Zeitplan und den Informationsfluss zu steuern sowie den Zustand und die Stabilität des Systems sicherzustellen. Aufgrund der festgelegten Freigabekriterien musste das Team diesen hochkomplexen Prozess über zwei Plattformen hinweg managen und sicherstellen, dass alle Abläufe und Abhängigkeiten innerhalb des strikten Zwei-Minuten-SLAs nahtlos funktionierten. Da es keinen Spielraum für Fehler gab, waren Change-Management-Maßnahmen sowie wiederholte Testläufe unverzichtbar.

Das IR-Team setzte die bewährten Methoden von Prosci ein, indem es Stakeholder-Diagramme und Auswirkungsanalysen nutzte, um alle von der Plattform-Umstellung betroffenen Gruppen zu identifizieren. Dazu zählten unter anderem das Buchhaltungsteam, die Geschäfts- und Technik-Supportteams von IR, die Infrastruktur- und Netzwerk-Supportteams von Microsoft Azure sowie weitere Beteiligte.

Nachdem die größten Projektrisiken und die relevanten Stakeholder definiert waren, entwickelte das IR-Team gezielte Change-Management-Pläne. Timm Rulison, Principal PM Manager, erklärt: „Wir haben die Prosci-Tools eingesetzt, um konkrete Pläne zur Sicherstellung der Bereitschaft mit Stakeholdern, Nutzern und technischen Partnerteams zu erarbeiten.“ Er ergänzt

"Dies stellte sicher, dass wir den ROI unserer technischen Lösung mit einer soliden, fehlerfreien Ergebnisveröffentlichung erreichen konnten."

Sponsoring

Um das richtige Maß an Unterstützung für die Veränderung zu erhalten, informierte das IR-Team die oberste Führungsebene von Beginn des Projekts an. Als das Team zum ersten Mal mit den Beteiligten zusammentraf, um den Plan zu besprechen, lautete die wichtigste Botschaft der obersten Führungsebene: "Wir werden niemals nicht nervös wegen dieser Änderung sein." Da das IR-Team Zeit in Tests und Trockenübungen investierte, erhielt das Team von der Leitung ein einstimmiges "GO" für seinen Projektplan.

Manager-Coaching

Das IR-Team arbeitete mit den Managern zusammen, um jede Rolle auf jeder Plattform zu definieren und jeder Rolle eine Haupt- und eine Ersatzperson zuzuweisen. Sie legten auch den Zeitplan für jeden Schritt auf jeder Plattform und für die Ausfallsicherung zwischen den Plattformen fest. Darüber hinaus wurden Kriterien für den Übergang von einem Schritt zum nächsten festgelegt, insbesondere für den Failover-Schritt.

Schulung

Bei der Schulung wurde mit den Managern zusammengearbeitet, um die Risiken im Zusammenhang mit den Qualifikationen anzugehen. Ein zusätzlicher Fachexperte unterstützte das Team, indem er sowohl die Manager als auch die Mitarbeiter in jedem Schritt des Prozesses schulte. Das gesamte Team probte jedes mögliche Szenario, einmal mit den Hauptakteuren und einmal mit den Ersatzakteuren. Darüber hinaus führte das Team vor der eigentlichen Ergebnisveröffentlichung 12 Trockenübungen durch.

Widerstandsmanagement

Da das Führungsteam aufgrund der kritischen Natur der Ergebnisveröffentlichung besonders nervös gegenüber der vorgeschlagenen Änderung war, ging das IR-Team auf ihre Bedenken ein, indem es sich frühzeitig und häufig mit ihnen in Verbindung setzte und ihre Bedenken während des gesamten Projekts dokumentierte und behandelte.

Kommunikation

In enger Abstimmung mit dem technischen Projektteam arbeitete das IR-Team anhand einer vereinbarten Liste von Aktionspunkten, lieferte entsprechende Mitteilungen an die Beteiligten und informierte das Projektteam wöchentlich über den Fortschritt. Eine Entscheidung über den Start der Plattform hing von der Erfüllung aller Aktionspunkte ab.

Ergebnisse

Einwandfreie Veröffentlichung der Ergebnisse

Am Tag des Gewinnberichts lieferte das IR-Team die Gewinnmitteilung nahtlos auf der neuen Plattform durch die Pressemitteilung und die Telefonkonferenz, die nach der Veranstaltung auf Abruf zur Verfügung stand. Das Millionenpublikum, zu dem Investoren, Finanzanalysten, Nachrichtenagenturen und die Öffentlichkeit gehörten, erhielt die zeitkritischen Ergebnisinformationen wie versprochen.

Die Erfahrung war sogar so bemerkenswert, dass ein Mitglied der Finanzmedien die rasche Übermittlung der Microsoft-Ergebnisse während der Telefonkonferenz hervorhob. Und ein Geschäftspartner von Microsoft stellte fest, dass die neue Plattform so schnell veröffentlichen konnte, dass er mit der Veröffentlichung der Ergebnisse eine Minute nach Börsenschluss warten musste, um sicherzustellen, dass der gesamte Markthandel abgeschlossen war.

Die Anwendung der Prosci-Methode war entscheidend, um dem IR-Team, der Geschäftsleitung und den Geschäftspartnern Vertrauen in die Fähigkeit des Teams zu geben, die Veröffentlichung der Ergebnisse auf der neuen oder der alten Plattform zu unterstützen. "Investor Relations profitierte von einem formalen Plan für das Änderungsmanagement", sagt Johnson. "Dies half uns, Abhängigkeiten aufzudecken, die sonst vielleicht übersehen worden wären, und ermöglichte eine erfolgreiche Veröffentlichung der Ergebnisse.

Microsoft und das IR-Team realisierten den vollen ROI mit der Umstellung auf die neue Plattform, weil sie sich darauf konzentrierten, den von der Änderung betroffenen Personen zu helfen, zu verstehen, warum, wie und mit der neuen Technologie zu arbeiten. "Die Tools und Fähigkeiten von Prosci für das Änderungsmanagement erleichterten die Annahme der neuen Plattform und halfen uns, eine fehlerfreie Gewinnmitteilung zu liefern", sagt Kent Rosema, Partner GPM für Financial Management Platforms. "Dieses Projekt wurde zu einem Vorzeigeprojekt für unser Führungsteam, wie wir unsere komplexesten und risikoreichsten Programme erfolgreich umsetzen können."