Análisis de costo-beneficio de Gestión del Cambio

La lógica es sólida: los proyectos e iniciativas requieren que las personas realicen su trabajo de manera diferente. Los datos de correlación son claros (de Prosci® y otras fuentes): la probabilidad de éxito aumenta con una eficaz Gestión del Cambio. Sin embargo, las organizaciones todavía parecen encontrarse con cierta renuencia a invertir completamente y comprometerse con Gestión del Cambio. Muchos responsables de impulsar el cambio en las organizaciones enfrentan una falta de decisión sobre invertir tiempo, recursos y presupuesto en Gestión del Cambio.

A continuación, se muestra un análisis de costo-beneficio para invertir en Gestión del Cambio, que incluye cinco perspectivas sobre los beneficios de aplicar Gestión del Cambio. Dada la importancia de los cambios en el entorno actual, estos enfoques para defender gestión del cambio pueden ayudar a que ésta sea vista como “imprescindible” y no como “deseable” en los proyectos de cambio de su organización

El análisis costo-beneficio en Gestión del Cambio no es diferente a otros análisis de costo-beneficio: Busca mostrar la relación entre lo que cuesta administrar el lado humano del cambio y los beneficios de aplicar un enfoque estructurado que permita y aliente a los empleados a adoptar el cambio. Solo recibirá la aceptación e inversión necesarias para Gestión del Cambio si puede “inclinar la balanza” al demostrar que los beneficios reales y tangibles de Gestión del Cambio superan los costos.

Los resultados de la investigación sobre el costo de Gestión del Cambio se presentan a continuación y son bastante sencillos. El lado de los beneficios de la ecuación es donde la discusión puede ser complicada. Para mejorar el análisis de costo-beneficio, se presentan cinco perspectivas específicas de beneficios que pueden aprovecharse para pronunciarse a favor de la Gestión del Cambio:

Perspectiva de beneficio 1: Tres factores humanos que determinan el ROI

Mayor velocidad de adopción, mayor utilización final y mayor competencia; Gestión del Cambio impulsa el ROI de los proyectos que depende de las personas adoptando y utilizando nuevas maneras de trabajar.

Perspectiva de beneficio 2: Evitar costos

Aplicar Gestión del Cambio en un proyecto no es gratuito. Se necesita tiempo, energía y recursos. De acuerdo con la edición 2016 de Mejores Prácticas en Gestión del Cambio (Best Practices in Change Management 2016 Edition), los principales componentes de costos de Gestión del Cambio incluyen:

Costos de: 

Perspectiva de beneficio 1: Tres factores de ROI del lado humano

• Velocidad de adopción: ¿Qué tan rápido adoptan las personas los nuevos procesos o comportamientos?
• Utilización final: ¿Cuántos empleados impactados transitaron el cambio (y cuántos no lo hicieron)?
• Competencia: ¿Cuán efectivamente los empleados ejecutaron los nuevos procesos o demostraron los comportamientos esperados?

Estos tres factores son únicos para su cambio particular, pero son universales en términos de impacto en el ROI del proyecto. Desafortunadamente, muchos equipos de proyecto no consideran, o hacen suposiciones implícitas sobre el lado humano de su cambio. Por ejemplo, un equipo que respalda una gran implementación de IT, que brinda a los usuarios nuevas interfaces, podría suponer implícita y erróneamente que todos los usuarios (100% de utilización final) comenzarán a usar el sistema de manera experta (competencia extremadamente alta) el día que el sistema se active (velocidad instantánea de adopción).

Cuando se agregan los tres factores del lado humano al caso de negocios y los cálculos de ROI, puede resaltar la importancia de Gestión del Cambio. Los tres factores pueden incluso usarse para realizar análisis de sensibilidad para generar valores numéricos reales para el impacto que los factores del lado humano tienen sobre el ROI (por ejemplo, si la adopción toma seis semanas en lugar de tres, y el 15% de los usuarios no adoptó el sistema, entonces el ROI para el proyecto en realidad sería X en lugar de Y).

Los tres factores de ROI del lado humano pueden ayudarlo:

1. Define más claramente los cambios individuales requeridos por un proyecto al inicio.
2. Calcule el impacto de una menor velocidad de adopción, menor utilización final y menor competencia, y posiciona Gestión del Cambio como una herramienta para entregar resultados comerciales en términos concretos.
3. Eleve la discusión y documenta los supuestos al principio del proceso relacionado con el lado humano del cambio.

Cuando los cambios se gestionan mal, incurrimos en costos significativos y cuantificables, tanto a nivel de proyecto como organizacional. Además de los costos adicionales de solucionar los problemas del lado humano que surgen si ignoramos Gestión del Cambio, la organización tampoco logra obtener el valor que necesitaba del proyecto en primer lugar. Gestión del Cambio es una técnica eficaz que podemos aplicar a nuestros proyectos.

Cuando se discute el valor y la importancia de Gestión del Cambio, un análisis de costo-beneficio puede ser un marco poderoso. Identifique a la audiencia con la que quiere platicar sobre Gestión del Cambio y seleccione las perspectivas de beneficio que resulten más efectivas.

Concéntrese en las preocupaciones de su audiencia y conecte Gestión del Cambio a su éxito eligiendo la combinación correcta de perspectivas de beneficio aquí presentadas.

Basado en su audiencia, organización y cultura, seleccione las perspectivas de beneficio más convincentes y trabajar para que sean lo más específicas posibles en relación con su cambio. Los beneficios correctos en su análisis de costo-beneficio pueden "inclinar la balanza" hacia la inversión en Gestión del Cambio.

Siguiente pasos: