Integración de Gestión de Cambio a nivel individual y organizacional

Las organizaciones continuamente introducen cambios en respuesta a estímulos internos y externos. Algunos de estos Cambios se centran en los procesos, otros en las tecnologías y otros en la estructura de la organización. Independientemente del tipo, cada uno de estos cambios requiere que la organización se mueva desde el Estado Actual a través de un Estado de Transición a un nuevo Estado Futuro. Sin embargo, las organizaciones están formadas por personas que necesitan moverse de sus propios Estados Actuales a Futuros.

La Gestión del Cambio busca ayudar a la organización a cambiar de manera efectiva, lo que significa que las personas acepten y adopten el cambio.

Integración de cambios en respuesta a estímulos internos y externos

Un enfoque integrado para el cambio individual y organizacional

La metodología de Gestión del Cambio de Prosci proporciona a los Change Management Practitioners procesos y herramientas para crear estrategias y planes de Gestión de Cambio personalizados, específicos y basados en la investigación para impulsar los resultados del proyecto. La integración única de Gestión del Cambio a nivel individual y organizacional conduce a un enfoque orientado a alcanzar los resultados que satisfagan las necesidades de las personas impactadas por el cambio. Cada empleado impactado debe transitar de su propio Estado Actual a su propio Estado Futuro.

Gestión del Cambio a nivel individual

Lograr el cambio individual requiere una comprensión de cómo una persona realiza un cambio con éxito. Ya sea en el hogar, en la comunidad o en el trabajo, las personas se mueven a través del proceso de cambio de una manera predecible. La Gestión del Cambio a nivel individual proporciona un marco de referencia para habilitar que una persona realice su transición.

El Modelo ADKAR® de Prosci describe los cinco pilares de cambio a nivel individual: Awareness (conciencia), Desire (deseo), Knowledge (conocimiento), Ability (habilidad) y Reinforcement (reforzamiento). A continuación, encontrará preguntas que responde cada componente del Modelo ADKAR®:

Representación del modelo ADKAR® de Prosci

AWARENESS (Conciencia) de la necesidad de cambio

• ¿Cuáles son los motivadores personales y los impulsores organizacionales que me harían apoyar el cambio?

KNOWLEDGE (Conocimiento) sobre cómo cambiar

• ¿Qué conocimientos, habilidades y comportamientos se requiere durante y después de que se implemente el cambio?

ABILITY (Habilidad) para implementar capacidades y comportamientos requeridos

• ¿Cómo demuestro mi habilidad en realizar mi trabajo de la nueva manera?
• ¿Qué barreras pueden inhibirme al estar realizando el cambio?

• ¿Existen refuerzos significativos que garantizarán que sostengo este cambio?

Debido a que el Modelo ADKAR® es un modelo individual, describe el proceso de cambio desde la perspectiva de un empleado impactado cuyo trabajo está siendo transformado como resultado de un proyecto o iniciativa. Ya sea un nuevo proceso, una nueva tecnología, un nuevo rol laboral o un nuevo comportamiento, una persona realiza el cambio con éxito cuando tiene consciencia, deseo, conocimiento, habilidad y reforzamiento. Si el cambio impacta a 1,000 personas, entonces el cambio solo se realizará plenamente cuando las 1,000 personas hayan alcanzado cada paso del Modelo ADKAR®.

En la metodología de Gestión del Cambio de Prosci, el Modelo ADKAR® se utiliza de diferentes maneras:

• Ayuda a las personas a dar sentido al cambio
• Guía los planes de Gestión del Cambio organizacional
• Mide el progreso de un cambio
• Diagnóstica brechas y desarrolla acciones correctivas
• Permite que los gerentes y supervisores lideren el cambio
• Proporciona un lenguaje común para el cambio en toda la organización

Gestión del Cambio a nivel organizacional

Si bien el cambio ocurre una persona a la vez, la mayoría de los proyectos e iniciativas impactan a muchas personas, y no es factible adoptar un enfoque de una persona a la vez. La Gestión del Cambio a nivel organizacional describe los pasos, las actividades y las herramientas que un equipo de proyecto de Gestión de Cambio puede seguir para habilitar los cambios individuales en una escala más amplia. El proceso de 3 fases de Prosci presenta un enfoque basado en la investigación para crear una estrategia y planes de Gestión del Cambio personalizados que influyen en el cambio individual.

Presentación de metodología de Gestión del Cambio para una organización

El proceso de 3 fases de Prosci para el cambio organizacional

El proceso de 3 fases de Prosci incluye: Preparing for Change (Preparándose para el Cambio), Managing Change (Gestionando el Cambio) y Reinforcing Change (Reforzando el Cambio). Cada fase contiene actividades y herramientas asociadas para los Change Management Practitioners:

Fase 1: Preparing for change (Preparándose para el Cambio)

• Evaluación de preparación
• Desarrollo de análisis de riesgo
• Identificación anticipada de la resistencia
• Identificación de tácticas especiales
• Documentación de la estrategia
• Diseño de la estructura del equipo y preparar al equipo
• Desarrollo del modelo de patrocinio y preparación de los patrocinadores

Fase 2: Managing Change (Gestionando el Cambio)

• Personalización actividades con base en el análisis de la estrategia
• Creación del plan de comunicación
• Creación de ruta del patrocinador
• Creación del plan de coaching
• Creación del plan de capacitación
• Creación del plan de manejo de la resistencia
• Integración de los 5 planes en el plan general del proyecto
• Ejecución de los planes de Gestión del Cambio

FASE 3: Reinforcing change (Reforzando el cambio)

• Recopilación de retroalimentación de empleados
• Escucha de los empleados
• Auditoría del cumplimiento
• Identificación de brechas y puntos de resistencia
• Celebración de éxitos
• Regreso a la normalidad

Si bien el Modelo ADKAR® se enfoca en cómo cambia a una persona, el proceso de Gestión de Cambio a nivel organizacional se enfoca en las actividades realizadas por un equipo para habilitar esas transiciones individuales en muchas personas.

Integrando Gestión de Cambio a nivel individual y organizacional

Un enfoque de Gestión del Cambio efectivo requiere dos componentes: un modelo de Gestión del Cambio a nivel individual que describe cómo una persona transita por un Cambio, y un enfoque de Gestión del Cambio a nivel organizacional que describe el proceso y las herramientas que utilizan los practitioners.

El modelo de Gestión del Cambio a nivel individual proporciona un enfoque de Gestión del Cambio orientado al resultado. El Modelo ADKAR® describe lo que se intenta lograr a través de los esfuerzos de Gestión del Cambio a nivel organizacional.

El proceso de Gestión del Cambio a nivel organizacional brinda un enfoque orientado a las actividades y establece las acciones que un practitioner debe realizar para un proyecto o iniciativa. El proceso de 3 fases de Prosci describe lo que hará para construir los planes de Gestión del Cambio que finalmente influyen en las transiciones individuales requeridas por su proyecto.

Los practitioner deben realizar actividades y acciones durante y para un proyecto o iniciativa de cambio.

Gestionar el Cambio sin ambas perspectivas es ineficaz. Sin un modelo de Gestión del Cambio a nivel individual, su trabajo solo se centrará en las actividades, como por ejemplo enviar un comunicado, sin una orientación al resultado deseado de esas actividades, como sería la construcción de consciencia de la necesidad del Cambio.

Sin un proceso de Gestión del Cambio a nivel organizacional, los cambios se vuelven inmanejables cuando impactan a docenas, cientos o miles de empleados. El marco de referencia de Gestión del Cambio a nivel organizacional guía el trabajo de Gestión del
Cambio de forma escalable y repetible.

La metodología de Gestión del Cambio de Prosci integra de forma única Gestión del Cambio a nivel individual y Gestión del Cambio a nivel organizacional. Estas son algunas de las formas en que estas perspectivas se integran cuando un practitioner aplica el proceso de 3 fases de Prosci. Durante cada paso del Proceso de 3 fases, un practitioner cumplirá con las necesidades de cambio requeridas por el proyecto:

Fase 1: Preparing for change (Preparándose para el cambio)

• Identificar grupos impactados
• Definir los cambios individuales requeridos
• Anticipar la resistencia de los grupos impactados
• Crear un modelo de patrocinio que represente a los grupos impactados

Fase 2: Managing change (Gestionando el cambio) Responde estas preguntas:

• ¿Qué comunicamos?
• ¿Por qué son importantes los patrocinadores?
• ¿Qué coaching necesitamos?
• ¿Qué entrenamiento necesitamos?
• ¿Cómo manejaremos la resistencia?

Fase 3: Reinforcing change (Reforzando el Cambio)

• Recopilación de retroalimentación individual
• Escuchar a los empleados impactados
• Auditar el cumplimiento a nivel individual
• Medir si el cambio está sucediendo
• Identificar brechas y desarrollar respuestas apropiadas

El éxito de Gestión del Cambio se produce al integrar un enfoque de Gestión del Cambio a nivel individual orientado a los resultados y un enfoque de Gestión del Cambio a nivel organizacional orientado a la actividad. Al alinear lo que está tratando de lograr con lo que está haciendo, puede asegurarse que la Gestión del Cambio contribuye a que los resultados de la organización y del proyecto sean más exitosos.

Última revisión del artículo, 15 de marzo de 2021