Costos y riesgos de un cambio mal gestionado

Escrito por Tim Creasey

Cuando se ignora o se gestiona mal el lado humano del cambio, el proyecto y la organización asumen costos y riesgos adicionales. Desde esta perspectiva, una Gestión de Cambio efectiva es una técnica para evitar costos y una táctica de mitigación de riesgos. A continuación, explicamos qué tipos de costos y riesgos se pueden evitar mediante la aplicación de Gestión del Cambio ayudando a que a tu organización transite por los cambios de manera más eficiente.

Consecuencias de una mala Gestión de Cambio

Cada uno de nosotros ha sido parte de un cambio mal gestionado, ya sea como generador o como receptor de dicho cambio. Cuando los proyectos e iniciativas de cambio se gestionan mal desde la perspectiva humana, es decir, desde la perspectiva de los colaboradores de la organización teniendo que adoptar y usar nuevas formas de trabajar, no logramos los resultados deseados.

Sabemos por experiencia que los cambios individuales no se generan, lo cual dificulta la obtención de los beneficios organizacionales buscados. También se sabe que tenemos una menor probabilidad de cumplir con los objetivos, terminar a tiempo y dentro del presupuesto. Sabemos con certeza que la velocidad de adopción será más lenta, la utilización final será menor y el nivel de competencia con el que se desempeñe la organización será pobre. Todo esto reduce claramente la obtención de los beneficios esperados.

Para extender la discusión sobre los impactos de ignorar o gestionar mal el cambio, podemos agregar dos perspectivas más: costos y riesgos. Estas perspectivas se desarrollan en dos niveles: a nivel del proyecto y a nivel organizacional. Si bien algunos de estos costos y riesgos pueden parecer “soft”, muchos son cuantificables y pueden tener un impacto significativo en el desempeño financiero del proyecto y la organización en general.

Impactos a nivel de proyecto

Muchos de los proyectos o iniciativas de cambio en una organización suelen impactar a las herramientas, tecnologías, procesos, estructuras de reporte y roles de trabajo. Estos proyectos o iniciativas pueden ser el resultado de un plan estratégico, programas internos, como un programa de mejora de desempeño, estímulos externos, como cambios de regulación o amenazas competitivas, o de nuevas necesidades de clientes y proveedores que queremos satisfacer.

Las iniciativas pueden formalizarse como proyectos con project managers, presupuestos, cronogramas, etc., o pueden ser de naturaleza informal. En cualquiera de los casos, estos proyectos impactarán la forma en que las personas hacen su trabajo.

Aunque estos proyectos pueden adoptar diversas formas, el hecho es que ignorar o gestionar mal el lado humano del cambio tiene consecuencias reales para el desempeño del proyecto. A continuación, se presentan algunos ejemplos de los costos y riesgos a nivel de proyecto cuando no gestionamos el lado humano del cambio.

Riesgos:

• Resistencia (activa y pasiva) 
• Proyectos detenidos (on hold)
• Recursos perdidos
• Obstáculos inesperados
• Los resultados esperados no se alcanzan
• El proyecto se abandona

Costos:

• Retrasos del proyecto
• Hitos perdidos
• Presupuesto excedido
•  Retrabajo 
• Baja productividad por parte del equipo del proyecto

Cuando aplicamos Gestión de Cambio de manera efectiva, podemos prevenir o evitar costos y mitigar los riesgos vinculados a cómo los empleados de forma individual adoptan y utilizan un cambio.

Impactos a nivel organizacional

Un cambio mal gestionado suele tener impactos más allá de los que experimenta el proyecto, afectando a toda la organización. Muchos de estos impactos perduran aún después de que el proyecto ha concluido y uno de estos impactos organizacionales suele ser la pérdida de empleados valiosos.

Una historia de cambios fallidos en la organización es una de las principales causas por las que los empleados valiosos deciden buscar nuevas oportunidades laborales fuera de la empresa. Esto representa un enorme costo.

Otros costos organizacionales y riesgos que surgen de gestionar mal el cambio incluyen:

Riesgos:

• Impacto en los clientes
• Impacto en los proveedores
• Historia de cambios fallidos
• Estrés, confusión y fatiga
• Saturación de cambio

Costos:

• Pérdida de productividad (de forma profunda y sostenida)
• Desmotivación
• Menor calidad de trabajo

La aplicación efectiva de Gestión de Cambio en un proyecto o iniciativa en particular le permite evitar costos y riesgos organizacionales.

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Una tercera dimensión de costos y riesgos

Hay una dimensión final de costos y riesgos a considerar, más allá del proyecto y los impactos organizacionales. Cuando intentamos introducir un cambio sin utilizar una Gestión de Cambio efectiva, es mucho menos probable que implementemos el cambio y obtengamos los resultados esperados. Esta dimensión final proporciona respuestas a la pregunta: ¿Qué sucede si el cambio no se implementa completamente?

Si el cambio no entrega los resultados, en gran parte porque ignoramos el lado humano del cambio, existen costos y riesgos adicionales.

Riesgos:

• Gastos no reducidos
• Eficiencias no obtenidas
• Ingresos no aumentados
• Participación de mercado no alcanzada
• Desperdicios no reducidos
• Regulaciones no cumplidas

Costos:

• Pérdida de la inversión realizada en el proyecto
• Falta de oportunidad para invertir en otros proyectos

Posicionamiento de Gestión de Cambio

Una manera efectiva de posicionar Gestión del Cambio para un proyecto o iniciativa es identificar y comunicar los costos y riesgos que enfrentaremos si ignoramos o gestionamos mal el lado humano del cambio. Comunicar el valor de Gestión del Cambio, para mitigar costos y riesgos, puede ser un enfoque poderoso si estos son conceptos relevantes para tu organización o audiencia.

"La Gestión de Cambio efectiva nos ayuda a evitar los costos adicionales y excesivos en los que incurriremos si no gestionamos adecuadamente el lado humano del cambio."

"La Gestión de Cambio efectiva nos ayuda a mitigar los riesgos adicionales y excesivos que se deberán asumir si no gestionamos adecuadamente el lado humano del cambio."

Posicionar Gestión del Cambio como una técnica para evitar costos o una táctica de mitigación de riesgos puede ser un enfoque eficaz para comparar el valor de Gestión del Cambio. Esta estrategia también puede ayudarte a obtener los recursos necesarios para gestionar el lado humano del cambio.

Descubre los costos y beneficios de Invertir en Change Management en nuestro artículo: Análisis de Costo-Beneficio de Gestión del Cambio.

 

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Última actualización 13 de noviembre de 2020