Este blog es un extracto de un capítulo del libro, "What They Don’t Teach You at Change Management School: From Theory to Practice and Everything in Between,” por Al Lee-Bourke. El capítulo original se titula "¿Cuánto cuesta?" Se vuelve a publicar aquí con permiso.

Descripción general

Mientras me preparo para un proceso de Gestión del Cambio, la gente siempre me pregunta sobre el costo de implementar el cambio y obtener un cierto nivel de adopción. El costo de Gestión del Cambio puede variar en gran medida por el tamaño y la complejidad del cambio a implementar, así como los recursos y el presupuesto disponibles para la organización.

Para ayudar a responder estas preguntas, siempre recurro a la investigación realizada por Prosci: Mejores Prácticas en Gestión del Cambio, y recomiendo consultar las páginas 124 a 136 para obtener un tesoro estadístico sobre este tema. Estas cifras me brindan una guía útil cuando trato de estimar los recursos que necesitaré para implementar exitosamente un cambio.

El gasto en Gestión del Cambio como proporción del presupuesto general

Al momento de escribir este artículo, si tienes un presupuesto de proyecto de más de diez millones de dólares, se sabe que las organizaciones gastan alrededor de 2.5 millones de dólares en Gestión del Cambio. Y no olvides que esto incluye alrededor de 4.61 personas a tiempo completo dedicadas a asegurarse de que el cambio se realice sin ningún problema. Cuando estés planeando tus gastos recuerda que este efectivo generalmente proviene del presupuesto del proyecto; el porcentaje más común otorgado a Adopción y Gestión del Cambio es del 10%.

¿En qué se gasta el presupuesto?

Según Prosci, esta gran cantidad de dinero, en una iniciativa de Gestión del Cambio, generalmente se destina a los recursos. Eso significa pagar a los practitioners, entrenamiento, comunicación y otros gastos. Al comprender cómo se financian normalmente las iniciativas de Gestión del Cambio, las organizaciones pueden utilizar esta información como punto de partida para construir y financiar sus propias iniciativas de Change Management.

Esta información puede darte una idea de cómo se suele presupuestar Gestión del Cambio en los grandes programas. Pero es crucial personalizar este material según las necesidades específicas de tu organización y considerar qué es factible y realista. Esta información puede ser un punto de partida para negociar y calcular un presupuesto para incorporar Gestión del Cambio en tu organización. En pocas palabras: debes evaluar los recursos y el presupuesto necesarios para el éxito y posteriormente, distribuirlos.

¿Qué debo incluir en el presupuesto?

Si deseas implementar con éxito una iniciativa de cambio, necesitarás presupuestar todos los recursos y costos involucrados. Eso significa que debes estar preparado para pagar compensaciones, entrenamiento, comunicaciones, soporte para tus colaboradores, gestión de proyectos, consultoría, tecnología, viajes, servicios de proveedores e incluso algunos fondos de contingencia para cualquier costo inesperado que pueda surgir.

¿Cómo estructuro el presupuesto?

Para contestar esta pregunta, puedo tratar de exponer algunas pautas generales que podrían darte pistas. Me gusta pensar en los programas de cambio en tres partes: de eso se trata el enfoque del Proceso de 3 Fases de Prosci: Prepararte para el cambio, Gestionar el cambio y Sostener los resultados. O, si lo prefieres, Fase 1: Planificación de inicio, Fase 2: Sprints de entrega y Fase 3: Sprints de transición. De cualquier manera, básicamente y a forma más sencilla, se reduce a esto: Fase 1: Analizar cosas, Fase 2: Hacer cosas y Fase 3: Seguir haciendo cosas.

Ahora, puedes alinear tu presupuesto con estas tres fases. Por ejemplo, en la Fase 1, estás analizando todo tipo de cosas, tratando de averiguar el tamaño y el alcance del programa. Al final de esta fase, puedes producir algún tipo de documento que resuma tus hallazgos y describa lo que sigue; a veces, este documento se denomina Documento de Enfoque del Proyecto (PAD).

Para presupuestar este proyecto, puedes calcular cuánto tiempo y dinero te llevará preparar un PAD (si estás usando uno). El PAD nos dará una idea de cuánto dinero necesitaremos gastar en las Fases 2 y 3. Sin embargo, este enfoque solo cubre la Fase 1 y es posible que no funcione si necesitas presupuestar todo el proyecto por adelantado. También tiene la desventaja de, y he visto que esto suceda, que después de la Fase 1, el equipo de proyecto ya no quiera continuar, te agradezca y prefiera utilizar lo que tienen y no necesitar el resto.

Por lo tanto, mi recomendación es presupuestar las tres fases por adelantado. Usa los hallazgos de Prosci y los elementos de costos que mencioné anteriormente y busca a alguien que ya tenga experiencia en este tipo de trabajo para que te ayude. La experiencia es contundente.

Al Lee-Bourke es el ex consultor principal de la Práctica Global de Gestión del Cambio y Adopción de Microsoft. Con sede cerca de Glasgow, Escocia, Al utiliza la Metodología Prosci para permitir la productividad de TI, mejorar la adopción y el uso de tecnologías clave, entrenar a líderes y equipos, y más. Al es instructor avanzado certificado por Prosci, practitioner experimentado de Prosci y director de la Asociación de Profesionales de Gestión del Cambio de Escocia. También es un ávido YouTuber y autor de dos libros: "Change Management Field Guide: How it works & tips for doing it" y "What They Don’t Teach You at Change Management School: From Theory to Practice and Everything in Between."