Los consultores suelen ofrecer evaluaciones de Gestión del Cambio como un paso clave en el proceso de Gestión del Cambio. ¿Son necesarios? ¿Cuál es su valor y cuándo deberías utilizarlos?

Evaluar el Cambio

Al gestionar el cambio, necesitas dos evaluaciones críticas al inicio de un cambio. La primera es el cambio en sí. Esta evaluación examina el alcance, la profundidad y el tamaño general del cambio y debe abordar:

• Alcance del cambio (grupo de trabajo, departamento, división, empresa)
• Número de empleados impactados
• Tipo de cambio (proceso, tecnología, organización, roles de trabajo, fusión, estrategia)
• Cantidad de cambio desde donde estamos hoy

Esta evaluación del cambio y una revisión cuidadosa de la naturaleza del cambio son esenciales para planificar tu estrategia de cambio.

Evaluar la organización

La segunda evaluación corresponde a la organización. Cada organización tiene características únicas que hacen que Gestión del Cambio sea fácil o desafiante. Comprender estos atributos organizacionales te permite educar a tu equipo y patrocinadores sobre los posibles obstáculos. Esta evaluación cubre:

• Cultura y sistema de valores
• Capacidad de cambio (y qué tanto cambio ya se está produciendo)
• Estilos de liderazgo y distribución de poder
• Efectos residuales de cambios pasados
• Predisposición de los mandos medios hacia el cambio
• Preparación de los empleados para el cambio

Sistema de cultura y valores

La cultura y el sistema de valores juegan un papel importante en la forma en que una organización reacciona al cambio. Pensar en esto te permite predecir ciertas reacciones del grupo y planificar en consecuencia cómo lidiar con esas reacciones.

Capacidad de cambio 

Las organizaciones tienen una capacidad limitada de cambio. Si tu organización ya está experimentando grandes cambios, implementar otro puede ser más difícil.

Estilo de liderazgo

Los estilos de liderazgo juegan un papel importante al planificar Gestión del Cambio. Dado que el patrocinio y el apoyo a la gestión son un factor clave de éxito en Gestión del Cambio, es importante dedicar suficiente tiempo a evaluar los estilos de liderazgo y la distribución del poder en tu organización.

Cambios pasados

Los cambios pasados ​​pueden haber dejado efectos residuales que podrían funcionar a tu favor o hacer que Gestión del Cambio sea más desafiante. El historial de tu organización es parte de tu punto de partida al gestionar el cambio.

Predisposición de los mandos medios

En muchas organizaciones, algunos mandos medios pueden tener un alto grado de control sobre sus compañeros y empleados. Pueden ser líderes fuertes o temidos por otros. Estos mandos medios jugarán un rol importante en el proceso de cambio.

Preparación de los empleados

La preparación de los empleados es un indicador de cuán preparados y capaces están los empleados para el cambio, si puedes esperar una resistencia alta o baja por parte de los empleados y las razones detrás de la resistencia.

Recopilación de datos para evaluaciones de preparación

La forma en que se completan las evaluaciones depende de la composición de tu equipo de proyecto y del rol que desempeñan los expertos externos en el proceso. Si empleas consultores externos para Gestión del Cambio, no tendrán más remedio que utilizar métodos estándar de recopilación de datos, incluidas entrevistas y encuestas a empleados y gerentes. Cuando se recopilan datos de un gran número de empleados, también se pueden utilizar grupos de enfoque en lugar de entrevistas uno a uno.

Si los gerentes internos lideran tus esfuerzos de Gestión del Cambio y el equipo del proyecto es representativo de los grupos impactados por el cambio, habrá una menor necesidad de recopilar datos. A menudo, estos gerentes ya tendrán los conocimientos necesarios sobre las características del cambio y los atributos organizacionales. Es posible que solo necesites recopilar un subconjunto de datos de los empleados para aumentar el conocimiento del equipo existente.

¿Para qué se utilizan los datos de evaluación de preparación?

Los datos de la evaluación de preparación ayudan durante la planificación de Gestión del Cambio. Específicamente, utilizas la información para preparar una estrategia de Gestión del Cambio que se adapte tanto al cambio como a los atributos únicos de tu organización. Esto incluye:

• Seleccionar un modelo de equipo de Gestión del Cambio y el tamaño del equipo
• Seleccionar un modelo de patrocinio y un sistema de apoyo
• Evaluar los riesgos e identificar posibles obstáculos
• Determinar si se necesitan tácticas especiales para apoyar este cambio
• Personalizar planes de comunicación, planes de capacitación, planes de coaching y actividades de patrocinio

¿Qué datos debes recopilar de los empleados?

Realiza la recopilación de datos de los empleados con cuidado y en contexto con un buen marco de referencia de Gestión del Cambio. En muchos casos, el simple hecho de hacer estas preguntas a los empleados genera miedo e incertidumbre. Esto puede ser problemático si tu equipo de proyecto y los líderes sénior no están listos para responder a las preguntas que surgen naturalmente cuando los empleados saben que el cambio ya está en el horizonte. Al recopilar datos, tres áreas son importantes:

• Las percepciones de los empleados sobre la preparación de la organización para el cambio
• La preparación personal de los empleados para el cambio en general
• La comprensión de los empleados sobre el cambio en sí y cómo perciben el impacto personal de dicho cambio

La última área debe cronometrarse cuidadosamente con el plan general de comunicación de Gestión del Cambio y la preparación del equipo de proyecto con los detalles sobre el cambio. En particular, deberán responder las preguntas de "¿qué hay para mí?" (WIIFM) de los empleados, quienes primero evalúan el cambio en términos de impactos personales antes de relacionarlo con los efectos más amplios en la organización.

Aquí hay algunos ejemplos de afirmaciones que puedes usar para calificar cómo los empleados perciben el cambio y su impacto en ellos de forma personal:

• El cambio respalda mis planes y objetivos de carrera profesional.
• El cambio mejorará mi situación financiera.
• No tendré que mudarme para apoyar este cambio.
• No considero que mi trabajo esté en riesgo con este cambio.
• Este cambio beneficiaría en última instancia a mi familia.
• Estoy seguro de que puedo aprender las nuevas habilidades y comportamientos para realizar mi nuevo trabajo.
• El cambio no afectará negativamente mi salud.
• El cambio resultará en un ambiente de trabajo más agradable.

Ten en cuenta que estas áreas de evaluación están relacionadas con la familia, la salud, la carrera y las finanzas. Puedes usar afirmaciones como estas en una herramienta de evaluación que le pide al empleado que califique el grado en que está de acuerdo o en desacuerdo con dicha afirmación. Por ejemplo, "en una escala del 1 al 5, donde 1 indica totalmente en desacuerdo y 5 indica totalmente de acuerdo, evalúa cada una de las siguientes afirmaciones". Luego, puedes tabular los puntajes por grupo, departamento y división con el objetivo de crear un perfil para cada área.

Los ejemplos de afirmaciones para evaluar la percepción que tienen los empleados de la organización incluyen:

• En el pasado, la mayoría de los cambios en mi organización se han implementado con éxito.
• La organización premia y celebra el cambio exitoso.
• La organización se ocupa de los empleados que se ven impactados negativamente por el cambio.
• Los mandos intermedios han sido promotores del cambio en el pasado.
• Los ejecutivos de esta organización son líderes y patrocinadores visibles y activos del cambio.
• La organización alienta y recompensa a los empleados que promueven el cambio e introducen nuevas ideas.
• Veo a mis compañeros y colegas de trabajo dispuestos y capaces de aceptar el cambio.
• Mi equipo de gestión es receptivo a la retroalimentación y las ideas alternativas y fomenta la comunicación abierta.

Estas afirmaciones se relacionan con la forma en que el empleado percibe los atributos clave de la organización, incluida la cultura y el estilo de liderazgo.

Aunando esfuerzos

Realizar estas evaluaciones con el marco de referencia de Gestión del Cambio adecuado puede ser útil para planificar tu estrategia de Gestión del Cambio y ayudar al equipo de proyecto a tomar decisiones informadas sobre su enfoque de Gestión del Cambio. Es importante comprender que el proceso de evaluación es solo una ayuda para la planificación y no todo el esfuerzo de Gestión del Cambio. Como herramientas que ayudan a tu equipo a planificar el cambio, las evaluaciones deben consumir un tiempo mínimo, lo suficiente para informar buenas decisiones de planificación.