Desafíos y oportunidades en la implantación de Metodologías Agile

La digitalización ha cambiado la forma de gestionar los proyectos, los nuevos canales de comunicación unidos a la disponibilidad de información en tiempo real permiten que los proyectos puedan ser más flexibles, rápidos y eficientes. Con estos objetivos, en los últimos años se han desarrollado varios métodos de gestión de proyectos que se denominan Metodologías Agile.

¿Qué son las Metodologías Agile?

Las Metodologías Agile conforman una estrategia de gestión de proyectos caracterizada por la flexibilidad, rapidez y la capacidad de adaptación. Estas técnicas fragmentan los proyectos en tareas más simples que los miembros del equipo pueden resolver de manera autónoma en un corto periodo de tiempo.

La rapidez y constante comunicación de los resultados permite que el alcance del proyecto pueda variar independientemente de la fase en la que se encuentre.

¿Qué es la Metodología Scrum?

La Metodología Scrum se basa en la mejora continua del proyecto. Los ciclos de trabajo se denominan “Sprints” por su rapidez y al finalizar cada sprint se presentan las mejoras al coordinador de proyecto (Product Owner) y éste, tras estudiar los resultados con el cliente (Stakeholder), propone nuevas mejoras. Si hay algún problema en el desarrollo de la metodología, el responsable del proyecto (Scrum Master) se encarga de gestionarlo.

¿Qué es la Metodología Kanban y cómo se compara con la Metodología Scrum?

La Metodología Kanban plasma las tareas en tarjetas, dividiéndolas por columnas según su estado, es decir: pendientes, en desarrollo y terminadas.

Esta metodología permite conocer el estado de un proyecto en tiempo real.

Comparando las Metodologías Scrum y Kanban, la primera aplica unos ciclos de trabajo más rápidos, mientras que la segunda permite una comunicación instantánea. Teniendo en cuenta las características de cada una, se trata de técnicas de gestión de proyectos complementarias.

¿Cómo se pueden implantar Metodologías ágiles?

Las Metodologías ágiles combinan la colaboración con la autonomía de cada miembro del equipo en la realización de las tareas. Para implantar con éxito las Metodologías ágiles en una organización hay que asegurarse de que cada miembro del equipo tiene las habilidades suficientes para encargarse de alguna de las áreas del proyecto, pero también algunos conocimientos básicos sobre otras áreas.

Además, se debe tener claro cómo actuar ante diferentes aspectos inherentes a las metodologías ágiles, por ejemplo:

• Gestionar los compromisos con el cliente: indagar sobre las necesidades del cliente y definir el enfoque del proyecto con base a las experiencias de la empresa y las expectativas del cliente.  
  
  
• Gestionar el funcionamiento del equipo: contemplar el equipo de forma unitaria para facilitar el trabajo en equipo y la consecución de los objetivos en el proyecto.
  
  
• Gestionar el cambio: ser capaz de adaptarse a los cambios que realiza el cliente a medida que evoluciona el proyecto, aplicando continuamente la flexibilidad y rapidez que caracteriza a estos métodos.
  
  
• Gestionar la comunicación: contar con canales de comunicación que permitan la retroalimentación continua entre el cliente y el equipo de forma que este se sienta involucrado en el proyecto.
  
  
• Gestionar el desarrollo del proyecto: asegurarse de que el ritmo desarrollo del proyecto es adecuado, valorando la carga de trabajo de todos los miembros del equipo, es fundamental para cumplir con los plazos y las expectativas del cliente. 

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¿Cuáles son las oportunidades en la implantación de las Metodologías Ágiles?

La aplicación de Metodologías Ágiles en la gestión de proyectos ofrece múltiples ventajas a las empresas, entre las que destacan: la rapidez de las entregas, el trabajo en equipo y la producción de resultados.

Entregas rápidas con Metodologías Ágiles

Al utilizar ciclos de trabajo cortos, se llevan a cabo entregas parciales y constantes del proyecto, lo que repercute en la eficiencia, productividad y calidad del producto final.

Trabajo colaborativo en las Metodologías Ágiles

Al dirigirse hacia un objetivo común y facilitar la comunicación fluida, las metodologías ágiles promueven el trabajo en equipo, lo que a su vez repercute en la motivación y satisfacción laboral de los trabajadores.

Resultados predichos con las Metodologías Ágiles

Los procesos de revisión continua, propios de las metodologías ágiles, y la flexibilidad y adaptación al cambio que las caracterizan permiten predecir los resultados del proyecto y, por tanto, minimizar los riesgos de cometer errores.

¿Cuáles son los desafíos en la implantación de las Metodologías Ágiles?

La implementación de metodologías ágiles de la empresa supone tener que lidiar con algunos desafíos importantes como puede ser: la resistencia al cambio, la falta de atención a los nuevos métodos y la falta de comprensión sobre los nuevos procesos.

Resistencia al cambio en Metodologías Ágiles

La introducción de cambios en una organización puede ser todo un reto. Podemos encontrar grupos de empleados que se oponen al cambio o podemos encontrar otro grupo que esté de acuerdo pero con actitud pasiva. En estos casos, la responsabilidad del cambio recae sobre quiénes están verdaderamente comprometidos. 

La mejor forma de actuar es diseñar una estrategia que marque los pasos a seguir para manejar la resistencia al cambio organizacional y que recoja todas las acciones que se llevarán a cabo para involucrar a los resistores en el cambio.

Inadaptación con metodologías ágiles

Las metodologías ágiles cambian la estructura de responsabilidades de las organizaciones, variando de la estructura tradicionalmente vertical hacia unas responsabilidades compartidas y en un plano más horizontal, lo que puede provocar incomodidad en los miembros del equipo, tanto en el caso de perder responsabilidad como en el caso de tener que asumirla.

Incomprensión con las Metodologías Ágiles

Los cambios disruptivos como la implementación de metodologías ágiles pueden provocar, por desconocimiento, momentos de confusión sobre el alcance de éstas o los términos utilizados.

¿Cómo se pueden integrar las Metodologías Ágiles con la Metodología Prosci®?

Uno de los puntos claves de la Metodología Prosci® para Gestión del Cambio Organizacional se basa en el cambio individual de cada miembro del equipo, el Modelo ADKAR®. 

Los 5 pasos de este modelo se pueden aplicar a la implementación de las metodologías ágiles en la organización, así:   

• Awareness (A) o Consciencia del cambio: es el momento en el que se percibe la necesidad del cambio dentro de la organización. 

• Desire (D) o Deseo del cambio: haciendo visibles los beneficios que se obtendrán con la aplicación de metodologías ágiles.

• Knowledge (K) o Conocimiento: brindando formación específica sobre metodologías ágiles.

• Ability (A) o Habilidad: dando tiempo, apoyo y feedback para que los empleados puedan familiarizarse con los nuevos métodos de trabajo.

• Reinforcement (R) o Reforzamiento: proporcionando los refuerzos adecuados para incentivar a los empleados a sostener el cambio.

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