¿Perdido y sin mapa? Estrategia de cambio para guiarte hacia el éxito

El desarrollo de una estrategia de gestión del cambio proporciona dirección y propósito para todas las demás actividades de gestión del cambio. Al esbozar las características únicas del cambio y sus riesgos y posibles resistencias, los profesionales del cambio se preparan a sí mismos y a sus socios del equipo del proyecto para el éxito.

En este artículo, descubrirás qué son las estrategias de Gestión del Cambio, por qué las necesitas y, lo que es más importante, los pasos que puedes seguir para crear un plan de gestión del cambio eficaz en tu organización.

¿Qué son las estrategias de Gestión del Cambio?

Las estrategias de Gestión del Cambio Organizacional son fundamentales para que las empresas sigan siendo competitivas. Una estrategia de gestión del cambio es un plan o enfoque detallado para facilitar la aplicación eficaz de los cambios organizativos. Estos cambios pueden incluir aspectos significativos de sus operaciones, estructuras, procesos empresariales o cultura.

Las estrategias de cambio deben ser proactivas y planificarse desde el inicio de una proyecto. Pero también pueden servir como plan de respuesta para que las organizaciones adopten y utilicen los cambios.

La Metodología Prosci es un marco y una estrategia detallados para gestionar el aspecto humano del cambio. Se compone de tres elementos clave:

• Modelo ADKAR® de Prosci - Consciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo definen los cinco resultados que una persona debe alcanzar para realizar un cambio con éxito.
• Proceso de 3 fases de Prosci - Un proceso estructurado que tiende un puente entre el cambio individual y el organizativo, y hace que el cambio sea escalable.
• Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) - Un modelo fundamental que ayuda a los profesionales del cambio a comprender los cuatro aspectos críticos de un cambio y cómo promueven la salud del proyecto.

Juntas, estas estrategias se combinan para formar la Metodología Prosci para apoyar a individuos y organizaciones durante una transición.

Por qué necesitas una estrategia de Gestión del Cambio

A pesar de sus mejores intenciones, el cambio suele considerarse caótico. Puede serlo, especialmente si tu organización no sigue un proceso estructurado o ha fracasado antes con el cambio. Sin embargo, contar con una estrategia de gestión del cambio facilita la transición y garantiza que se alcancen los resultados deseados.

He aquí cómo una estrategia bien definida lo consigue:

Gestionar la resistencia para impulsar la adopción

El cambio organizativo suele desencadenar comportamientos de resistencia en las personas que deben adoptar nuevas formas de trabajar. Es una respuesta natural. Pero si no se controla, puede hacer descarrilar su iniciativa.

Las estrategias de gestión del cambio pueden ayudarle a identificar la causa de los comportamientos de resistencia de las personas y otras partes interesadas durante las iniciativas de cambio. Puede tratarse de falta de información, ansiedad de los empleados ante los cambios de entorno o seguridad laboral.

Una vez identificadas las distintas causas, los equipos de cambio pueden aplicar soluciones específicas, entre las que se incluyen:

• Sesiones de preguntas y respuestas: compartir abiertamente las razones y ventajas del cambio, y responder a las preguntas de la gente, genera comprensión y confianza.
• Compromiso de las partes interesadas: implicar a las personas afectadas por el cambio en la creación de la solución les ayuda a sentirla como propia.
• Circuitos de retroalimentación: implantar mecanismos de retroalimentación continua, realizar ajustes en función de las aportaciones en tiempo real y hacer que el proceso sea más inclusivo y menos desalentador.

Aplicar estas y otras estrategias puede ayudarle a minimizar los comportamientos de resistencia al tiempo que ayuda a las personas a adoptar y utilizar un cambio en su trabajo diario.

Comunica de forma proactiva para conseguir compromiso y apoyo

La gestión eficaz del cambio depende de la implicación de las partes interesadas. He aquí cómo una estrategia bien definida lo fomenta:

• Comunicación proactiva: la estrategia establece una comunicación periódica con todas las partes interesadas, manteniéndolas informadas e implicadas.
• Debates transparentes: compartir abiertamente las razones del cambio, los beneficios y cómo se apoyará a los empleados durante el proceso genera comprensión y confianza.
• Mensajes específicos - La estrategia define el "quién" y el "qué" de la comunicación, garantizando que cada parte interesada reciba la información pertinente.

Una comunicación eficaz crea conciencia y confianza, y refuerza la estrategia de gestión del cambio y su aplicación.

Minimiza los trastornos durante el cambio

El cambio puede alterar las operaciones diarias. Las estrategias de gestión del cambio ayudan a minimizar los trastornos:

• Planificación paso a paso: establece las tácticas y actividades necesarias para que los empleados adopten y utilicen las soluciones implantadas.
• Implantación por fases: el cambio se desarrolla por etapas, lo que permite realizar ajustes y formación en el momento oportuno para facilitar la adopción y el uso.
• Comunicaciones en el momento oportuno - Las funciones clave ofrecen el tipo adecuado de comunicación en el momento oportuno para eliminar la confusión, la ansiedad y los comportamientos de resistencia que ralentizan el progreso.

Al planificar los posibles obstáculos y mantener a todo el mundo informado, una estrategia de gestión del cambio garantiza una transición más fluida y minimiza la interrupción de las operaciones diarias.

Dota a las personas y equipos afectados habilidades críticas

El cambio genera dudas entre las personas que deben adoptarlo y utilizarlo, a menudo porque carecen de las habilidades necesarias para tener éxito. Una estrategia eficaz de gestión del cambio crea competencias y habilidades de las siguientes maneras:

• Conocimientos funcionales: la estrategia de gestión del cambio incorpora el desarrollo de habilidades para que las personas afectadas estén preparadas para utilizar la solución en su trabajo en el momento de la puesta en marcha.
• Habilidades de supervisión: los gestores de personas aprenden a desempeñar un papel fundamental durante el cambio ayudando a gestionar la resistencia con los equipos, a comunicarse y a servir de enlace con la dirección, entre otras cosas.
• Orientación del patrocinador - Los ejecutivos a menudo no saben cómo desempeñar sus funciones durante el cambio, y una estrategia eficaz de gestión del cambio les muestra el camino.

Cuando prepara y equipa a las personas para sus funciones específicas durante el cambio, les proporciona los conocimientos y la capacidad que necesitan para apoyar y aplicar el cambio con confianza.

Maximiza el rendimiento de la inversión

El cambio puede ser costoso y requerir tiempo, dinero y recursos. Sin un plan, es posible que no se alcancen los objetivos y se pierda la inversión. Ahí es donde entra en juego la gestión del cambio.

Una estrategia bien definida se centra en lograr los resultados deseados y maximizar el retorno de la inversión (ROI). He aquí cómo:

• Mayor adopción - Una comunicación eficaz y el desarrollo de habilidades permiten una mayor implicación y compromiso de los empleados con el cambio.
• Reducción de la resistencia - Las estrategias proactivas le ayudan a evitar y mitigar las barreras al cambio, despejando el camino para que las personas tengan éxito.
• Mejora de la eficacia: los marcos y procesos eficaces facilitan el camino hacia la competencia, la velocidad de adopción y la utilización final.

Al maximizar el retorno de la inversión mediante el aumento de la adopción, la reducción de la resistencia y la mejora de la eficacia, su organización obtiene una ventaja competitiva. El cambio se convierte en un catalizador del crecimiento, no en una sangría de recursos.

10 pasos para crear una estrategia de cambio eficaz

El cambio es inevitable para las organizaciones de éxito, pero se necesita una estrategia de gestión del cambio bien definida para garantizar una transición fluida. He aquí 10 pasos para crear una estrategia bien definida:

1. Evalúa el cambio para comprenderlo

Los cambios pueden ser proyectos formalizados, iniciativas estratégicas o incluso pequeños ajustes en el funcionamiento de la organización.

Antes de elaborar una estrategia de gestión del cambio, es vital comprender la naturaleza del cambio en sí. He aquí algunas cuestiones clave a tener en cuenta:

• Escala de impacto - ¿Cuál es el alcance del cambio?
• Personas afectadas - ¿A cuántas personas afectará? ¿A quién afecta?
• Impactos diferentes: ¿las personas afectadas son las mismas o experimentan el cambio de forma diferente?
• Elementos del cambio - ¿Qué cambia realmente? ¿Se modifican procesos, sistemas, funciones u otras cosas?
• Calendario - ¿Cuál es el plazo de implantación del cambio? ¿Se trata de una solución rápida o de una implantación a largo plazo?
• Iniciativas en competencia: ¿se están produciendo otros cambios importantes en este momento? Demasiados cambios a la vez pueden resultar abrumadores.

Responder a estas preguntas permite crear estrategias de gestión del cambio organizativo a medida.

2. Evaluar la preparación para el cambio

Antes de lanzarse a una iniciativa de cambio, es crucial evaluar la "preparación para el cambio" de su organización. Esto implica comprender el contexto en el que se va a introducir el cambio.

• Sentimiento de los empleados y directivos: ¿Ven los empleados y directivos en general la necesidad de este cambio? ¿Están abiertos a él o hay escepticismo?
• Experiencias de cambio anteriores - ¿Cómo gestionó la organización los cambios anteriores? ¿Tuvieron éxito? ¿Tuvieron consecuencias negativas?
• Visión compartida - ¿Tienen todos una idea clara de los objetivos generales de la organización? Una visión compartida ayuda a las personas a ver cómo encaja el cambio en el panorama general.
• Saturación del cambio - ¿Cuántos cambios se están produciendo ya en la organización?

Con un conocimiento profundo de la organización y su historia, puede prepararse para posibles problemas y adaptar su estrategia para el éxito.

Prosci 10 aspectos del impacto del cambio

3. Comprender cómo afecta el cambio a las personas y los grupos

Antes de implantar un cambio, evalúa su impacto en las distintas partes de la organización. Un solo cambio, como la implantación de un programa de informes de gastos basado en la Web, tendrá un impacto único en distintos grupos:

• Sistemas - Combinación de personas y aplicaciones para cumplir una serie de objetivos.
• Funciones del puesto - Descripción de las actividades que se espera que realice una persona para desempeñar bien su trabajo.
• Comportamientos críticos - Respuesta esencial o vital de un grupo o individuo en respuesta a una acción, entorno, persona o estímulo.
• Procesos - ¿Qué flujos de trabajo existentes se verán alterados? Por ejemplo, ¿requerirá un nuevo programa basado en la web cambios en los procedimientos de informe de gastos?
• Herramientas - Sistema o elemento utilizado con una finalidad y un objetivo específicos. Puede incluir herramientas mecánicas u objetos técnicos, como programas informáticos o herramientas de creación web.
• Ubicación - Lugar físico que proporciona instalaciones para un fin determinado.
• Compensación - Importe de la retribución monetaria y no monetaria proporcionada a cambio del trabajo realizado.
• Revisión del rendimiento - Proceso de medición y evaluación del rendimiento teniendo en cuenta los objetivos.
• Estructura jerárquica - Las relaciones de autoridad dentro de una organización a las que dependen las personas.
• Mentalidad/actitud/creencias - El estado mental que se refleja en los comportamientos.

Al determinar los grupos, procesos, tecnología y otros aspectos afectados, se pueden crear planes específicos y orientados más adelante en el proceso de gestión del cambio. Esto garantiza que todos reciban el apoyo que necesitan para adaptarse sin problemas.

4. Elige la estructura de gestión del cambio

La estructura del equipo de gestión del cambio determina quién realiza el trabajo de gestión del cambio y cómo interactúa con el equipo del proyecto.

Estructura de gestión del cambio

He aquí algunas estructuras habituales:

• Gestor del cambio integrado - Un experto en gestión del cambio se asigna directamente al equipo del proyecto y trabaja junto a él durante todo el proceso.
• Apoyo centralizado - Un equipo dedicado a la gestión del cambio proporciona apoyo y orientación a varios equipos de proyecto de toda la organización.
• Líder del equipo del proyecto - Las responsabilidades de gestión del cambio se asignan a un miembro específico del equipo del proyecto, además de sus funciones actuales.

¿Cuál es la clave? Defina claramente las responsabilidades de gestión del cambio y asigne los recursos adecuados en función de las necesidades de su proyecto. Esto asegurará que su equipo tenga el apoyo que necesita para una transición exitosa.

5. Construye una coalición de patrocinio

La coalición de patrocinio es su equipo de líderes y directivos clave que apoyarán e impulsarán activamente el cambio. Es fundamental contar con las personas adecuadas.

• El patrocinador principal: es la persona que da luz verde y defiende el cambio. Debe ser muy visible y participar activamente en todo el proyecto. El patrocinador principal también desempeña un papel clave en la creación de una coalición de patrocinadores más amplia.
• La coalición de patrocinadores: elija a los líderes de los grupos más afectados por el cambio para que se unan a la coalición de patrocinadores. Cada uno de los miembros desempeña un papel fundamental a la hora de recabar apoyos en sus equipos y comunicar claramente el cambio a los mismos.

Esta sólida red de promotores garantiza que todos los afectados por el cambio comprendan su propósito y se sientan respaldados durante la transición.

6. Prevenir la resistencia antes de que empiece

A menudo, después de enfrentarse a la resistencia a un proyecto, los equipos se dan cuenta de que podrían haber previsto los puntos de resistencia. He aquí cómo ser proactivo con las estrategias de gestión del cambio:

• Anticiparse a los obstáculos a la adopción - Entender cómo las personas y los equipos se verán afectados por el cambio, tanto de forma única como similar.
  • ¿Afectará a determinadas regiones o departamentos más que a otros?
  • ¿Proponen algunos grupos soluciones diferentes a un mismo problema?
  • ¿Hay equipos muy comprometidos con la forma actual de hacer las cosas?
• Identifique y aborde las causas profundas de la resistencia - Analice las causas profundas, aborde los obstáculos de forma proactiva y planifique actividades para hacer frente a los obstáculos persistentes a la adopción.

Al identificar por adelantado los posibles puntos de resistencia, puede desarrollar tácticas específicas para abordarlos antes de que se conviertan en obstáculos. Este enfoque proactivo facilita la transición para todos los implicados.

7. Evaluar y comprender los riesgos

Estrategia de gestión del cambio

El riesgo de ignorar el aspecto humano del cambio depende de dos factores clave de los que hemos hablado antes:

• Características del cambio - ¿Qué tan drástico y generalizado es el cambio en sí? Los cambios más grandes suponen un riesgo mayor.
• Atributos organizativos: ¿se resiste al cambio la cultura de su empresa? Un historial de resistencia implica un mayor riesgo.

Teniendo en cuenta estos factores, su equipo de gestión del cambio puede evaluar el riesgo global y encontrar áreas específicas de preocupación. Los profesionales del cambio pueden entonces elaborar planes para atender las necesidades de la gente y aliviar sus preocupaciones.

8. Desarrollar un plan de comunicación eficaz

Una estrategia de comunicación clara y coherente garantiza que todas las partes interesadas y los empleados estén informados y puedan prepararse adecuadamente. Genera confianza, alivia los temores y reduce los rumores que pueden dar lugar a comportamientos de resistencia. Profundicemos en la elaboración de un plan de comunicación para su iniciativa de cambio:

• Identifica lo que hay que comunicar - Identifica todo lo que las partes interesadas deben saber antes y durante el cambio. Esto incluye el "qué" y el "por qué" del cambio, así como su impacto, beneficios, calendario y fases de aplicación. Designe los roles que deben enviar los mensajes y qué mensajes debe enviar cada uno.
• Elige métodos y canales - Decide qué plataformas utilizará para cada tipo de comunicación. Por ejemplo, las asambleas públicas, las presentaciones y los boletines por correo electrónico son excelentes para las comunicaciones de toda la organización. Los empleados o partes interesadas con preguntas o preocupaciones específicas pueden utilizar herramientas de comunicación interna como Slack o Microsoft Teams.

Utilice la lista de verificación de comunicaciones de Prosci para crear un plan de comunicaciones detallado. Al implementar este plan, puede aumentar el compromiso de los empleados y mitigar la resistencia.

9. Mantén los cambios en marcha

Supervise regularmente el progreso de los elementos clave dentro de su iniciativa de cambio. Compárelo con las metas y objetivos, incluidos los hitos a corto plazo y los resultados a largo plazo, para obtener una hoja de ruta hacia el éxito.

Utilice paneles de rendimiento, encuestas, mecanismos de retroalimentación y evaluaciones comparativas para saber en qué punto se encuentra su proyecto. Asimismo, programe reuniones periódicas con el equipo de gestión del cambio y otras partes interesadas clave para evaluar los avances.

Para evaluar la eficacia de las actividades de cambio, fíjese en los datos cuantitativos y cualitativos:

• Medidas cuantitativas: incluye parámetros como el ahorro de costes, la eficiencia temporal, las cifras de ventas o la satisfacción del cliente.
• Información cualitativa: las opiniones de los empleados, los comentarios de los clientes y las opiniones de las partes interesadas pueden aportar contexto a las cifras y mostrar áreas de mejora.

Aquí tiene una guía completa de métricas para medir la gestión del cambio y obtener una imagen completa del rendimiento de su iniciativa de cambio.

Utilice los datos recopilados a partir de los esfuerzos de seguimiento para tomar decisiones informadas. Si determinados aspectos del cambio no cumplen las expectativas, utilice el análisis de datos para identificar el motivo. A continuación, adapte y perfeccione la estrategia de cambio según sea necesario.

10. Haz que los cambios se mantengan

No deje que el trabajo duro se detenga tras el lanzamiento. El refuerzo es vital.

Impacto de la planificación del refuerzo en el éxito del proyecto

La investigación de Prosci Best Practices in Change Management reveló que el 81% de las personas que planificaron actividades de refuerzo y mantenimiento cumplieron o superaron los objetivos del proyecto. Esto demuestra que reforzar los nuevos comportamientos, sistemas o procesos empresariales implantados durante las iniciativas de gestión del cambio es esencial para convertir los ajustes temporales en hábitos duraderos. Puede conseguirlo mediante:

• Celebrando las victorias: reconozca los logros, grandes o pequeños, para mantener el impulso.
• Ofrecer apoyo continuo - Ofrece recursos y formación y responda a las preguntas para garantizar el éxito continuado.
• Destacar los efectos positivos: muestra cómo el cambio beneficia a la organización y a las personas.

Reforzando los cambios, puedes convertirlos en una parte duradera del tejido operativo y cultural, garantizando beneficios sostenidos.

¿Deberías utilizar una única estrategia para la gestión del cambio?

En la gestión del cambio no funciona un planteamiento único. Considera estas situaciones:

1. Fusión con una gran empresa
2. Transición de los proveedores a un nuevo sistema en línea
3. Traslado a un espacio de oficinas diferente dentro del edificio
4. Implantación de un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)
5. Experimentar un cambio de liderazgo

Se trata de cambios muy diferentes, y cada uno de ellos requiere una gestión del cambio para tener éxito. Cada uno afecta a las personas y a la forma en que hacen su trabajo. Cada uno puede sufrir una adopción lenta y una baja utilización. Cada uno conlleva el riesgo de que las personas se desvinculen o se resistan al cambio.

No todos los cambios requieren el mismo esfuerzo de gestión. El enfoque más eficaz varía en función del proyecto concreto. Las estrategias de gestión del cambio le ayudan a determinar la cantidad y el tipo de apoyo necesarios para que la transición tenga éxito, teniendo en cuenta las circunstancias específicas de su iniciativa.

¿Qué hacer a continuación?

Desarrollar estrategias de gestión del cambio es el primer paso esencial en cualquier transformación. Actúa como hoja de ruta de su proyecto, orientando las decisiones informadas e insuflando vida al propio cambio. Esta estrategia describe claramente quién se verá afectado y cómo afectará el cambio a la organización.

La estrategia de gestión del cambio contribuye al desarrollo de planes de gestión del cambio. Su estrategia de cambio proporciona una dirección de alto nivel, mientras que sus planes de cambio básicos traducen esa dirección en pasos específicos y procesables para guiar una implementación exitosa.