Gestionando efectivamente la transición hacia Agile

Para responder a los cambios recientes, las organizaciones están implementando métodos y mentalidades ágiles mediante el desarrollo iterativo para aumentar la alineación con las necesidades del cliente, aumentar la velocidad de valor y reducir el riesgo durante el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, pasar de los enfoques de cascada tradicionales a los enfoques ágiles es un cambio en sí mismo, uno que debe gestionarse de manera efectiva.

La transición hacia Agile puede estar llena de obstáculos si no se gestiona intencionalmente. Se necesita más que una declaración o la contratación de algunos Agile Coaches: la adopción sistemática de Agile en toda la organización requiere estructura e intención. A medida que más organizaciones aborden el desafío de implementar una mentalidad y cultura de Agile junto con el despliegue de los métodos y herramientas de este,  Gestión del Cambio desempeñará un papel fundamental.

Prosci^® realizó una investigación enfocada en identificar ideas y orientación para ayudar a las organizaciones que están a bordo en esta transformación. El resultado de esta investigación se registra en el nuevo informe de benchmarking: Change Management and Agile: The intersection of the people side of change and Agile development processes- publicado en septiembre de 2017. Una parte del informe explora cómo gestionar eficazmente el lado humano del cambio cuando se transita de enfoques en cascada a Agile: la introducción sistemática de Agile como un enfoque, algunas veces llamado ‘Transformación Agile’. La otra parte del informe explora cómo adaptar y ajustar de manera más efectiva la práctica de la gestión de cambio en un proyecto que usa Agile.

Este artículo comparte algunos aspectos destacados de la investigación sobre la gestión eficaz del lado humano del cambio y la adopción cuando se pasa de un enfoque en cascada a Agile.

¿Qué hemos aprendido en este medio año de Pandemia?

“Reconocemos que algo tiene que cambiar. Los proyectos están tardando demasiado (de principio a fin), los entregables no están cumpliendo con las expectativas del cliente y la relación (Negocio y TI) es tensa”

.

Los participantes del estudio identificaron tres motivaciones clave para adoptar sistemáticamente Agile como un enfoque empresarial:

1. Aumentar la velocidad de entrega

2. Asegurar la satisfacción del cliente

3. Optimizar la eficiencia y la flexibilidad

La motivación para adoptar Agile sistemáticamente juega un papel clave en la construcción del compromiso y la adopción de Agile en toda la organización. La motivación se debe compartir ampliamente y no solo con unos pocos elegidos. Los líderes deben responder las preguntas claves relacionadas al por qué, por qué ahora y qué sucede si no lo hacemos para los empleados impactados. Establecer la expectativa de que cada empleado tendrá un nuevo rol en relación con el cambio es crítico, y compartir la motivación en Agile juega un rol clave.

“El objetivo principal es garantizar que construimos la solución correcta con la arquitectura adecuada y en línea con los requisitos comerciales acordados y validados. Para tener éxito en esto, debemos comprender las necesidades del negocio en detalle, lo que significa que el negocio está altamente involucrado desde el principio y durante todo el ciclo de vida del desarrollo. Al tener validaciones frecuentes, capturamos el feedback de manera más frecuente que antes”.

ESTRUCTURA

Instalar un nuevo sistema para el cambio, ya sea Agile, Lean Six Sigma, calidad total, gestión de cartera o incluso Gestión del Cambio, requiere de esfuerzo y energía. Prosci^® les realizó algunas preguntas a los participantes del estudio relacionadas con el patrocinio, el lado técnico y el lado humano del cambio para estructurar la transformación Agile.

Casi las tres cuartas partes de los encuestados reportaron tener un patrocinador para la transición a Agile. Los encuestados informaron que los patrocinadores más comunes son: Vicepresidentes o Vicepresidente Ejecutivo, El CIO (Chief Information Officer) o el Director.

Poco menos de la mitad (44%) informó tener un proyecto formal para la transición a Agile y el 44% también informó tener un equipo de proyecto dedicado.

Los números disminuyen significativamente cuando se trata de la estructura de Gestión del Cambio para apoyar el cambio a Agile, el 29% tiene recursos destinados de Gestión del Cambio, el 25% tiene un Plan de Gestión del Cambio destinado y el 23% tiene un presupuesto destinado a Gestión del Cambio.

Para que las transformaciones de Agile sean exitosas, necesitan la siguiente estructura: orientación y dirección de los líderes superiores, una solución para implementar el lado técnico de la adopción de Agile y una solución para apoyar las transiciones individuales en el lado humano del cambio.

LOS MAYORES CONTRIBUYENTES DE LA TRANSFORMACIÓN EXITOSA A AGILE

“Tener un líder fuerte y disruptivo que no tenga dudas que la transición funcionará y esté comprometido 100% con la transición”.

Los participantes del estudio identificaron cuatro principales contribuyentes para una transformación exitosa:

1. Garantizar patrocinio ejecutivo comprometido con la transición

2. Comunicar efectivamente

3. Entrenamiento en Agile
4. Fortalecer la participación activa de los expertos en Agile

Los líderes senior deben apoyar Agile. Los líderes de alto nivel apoyan la transición demostrando los valores de Agile, hablando del “Porqué” del uso de Agile y reforzando la ambigüedad. Ellos generan la consciencia de la necesidad del cambio. La comunicación, capacitación y el acceso a expertos respaldan el deseo, el conocimiento y la habilidad de operar en un entorno Agile.

“El objetivo principal es garantizar que construimos la solución correcta con la arquitectura adecuada y en línea con los requisitos comerciales acordados y validados. Para tener éxito en esto, debemos comprender las necesidades del negocio en detalle, lo que significa que el negocio está altamente involucrado desde el principio y durante todo el ciclo de vida del desarrollo. Al tener validaciones frecuentes, capturamos el feedback de manera más frecuente que antes”.

LOS OBSTÁCULOS MÁS GRANDES PARA LOGRAR EL ÉXITO AL TRANSITAR HACIA AGILE

“La falta de conocimiento del equipo del proyecto- el enfoque era nuevo para todos y ponía nerviosos a los profesionales expertos en enfoques de cascada sobre sus propias capacidades”.

La resistencia fue el mayor obstáculo identificado por los participantes, junto con otros tres obstáculos:

1. Resistencia al enfoque Agile y a no ver el valor o importancia
2. Mantenimiento de enfoques tradicionales de Cascada
3. Falta de patrocinadores ejecutivos con alta influencia
4. Miedo al fracaso

La resistencia a Agile fue el mayor obstáculo identificado, pero puede abordarse aprovechando las técnicas de gestión de cambio. El manejo preventivo de la resistencia se centraría en explicar el valor de Agile desde el principio. La gestión proactiva de la resistencia identifica los puntos de resistencia esperados y los aborda antes de que tengan consecuencias. El manejo de la resistencia reactiva establece mecanismos para identificar y reaccionar a la resistencia cuando ocurre. Las prácticas de Gestión del Cambio relacionadas con la Gestión de la Resistencia abordan directamente este obstáculo.

¿QUÉ HACER DIFERENTE LA PRÓXIMA VEZ?

“Aprovechar la experiencia de los Scrum Masters como campeones ágiles para mostrar/liderar. Para entrenar, preparar, guiar y facilitar el proceso”.

“Definir y establecer expectativas por adelantado. Definir como grupo qué es Agile y qué no es, porque creo que las personas tienen diferentes definiciones. Elija una definición Agile que funcione mejor y quédese con esa”.

Los tres principales “¿Qué hacer diferente la próxima vez?” estaban relacionados con el lado humano del cambio de la transformación Agile

1. Crear un plan de Gestión del Cambio

2. Crear un ámbito de aceptación de grupos impactados

3. Entregar más entrenamiento en Agile

Al preparar, equiparar y apoyar de manera más efectiva a las personas a través de sus propios viajes relacionados con Agile, mejorará la adopción de Agile y se obtendrán los beneficios de su implementación sistemática.

¿QUÉ OTRA COSA ENCONTRARÁS EN EL INFORME COMPLETO?

Además de más detalles sobre los principales contribuyentes y obstáculos para la transformación a Agile, también encontrarás investigaciones sobre:

- Aumento de la participación en Agile en toda la organización
- Gestionar la resistencia a Agile
- Evaluar la duración de su transformación Agile
- Sosteniendo y consolidando el cambio a Agile

¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA TI?

Emprender el viaje de adoptar Agile como un enfoque estándar requiere estructura e intención. Como observó Calvin Coolidge, “Los que confían en el azar deben cumplir los resultados del azar”. La investigación de Prosci^® proporciona información y orientación concreta para los profesionales y líderes que deseen extenderse más allá de aplicar Agile en una iniciativa particular y realmente facilita los cambios culturales y de mentalidad necesarios para internalizar e incorporar Agile.