Gestionando la saturación de cambio en las organizaciones

Muchas personas de cargos directivos nos cuentan que en sus organizaciones se encuentran desarrollando muchas iniciativas y proyectos de cambio y transformación y que tanto sus agendas como las personas están saturadas por los mismos.

A continuación, comparto algunas ideas de cómo gestionar este reto.

GESTIONANDO LA SATURACIÓN DE CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES

¿Cuánto cambio es demasiado? La saturación de cambio hace referencia a la cantidad de cambio que está ocurriendo en la organización (cambio disruptivo) en comparación con la cantidad de cambio que puede manejar la organización (capacidad de cambio). Una organización está en el punto de saturación de cambio o más allá de él, cuando hay muchos cambios en curso que hacen que estos no puedan ser administrados de manera eficaz. En otras palabras, cuando el cambio disruptivo es mayor que la capacidad de cambio.

Las organizaciones están lidiando con más y más cambios

De las 426 organizaciones que participaron en el Estudio de Mejores Prácticas de Gestión de Cambio de Prosci^® en el año 2008, el 59% esperaba que la cantidad de cambio aumentara en los próximos dos años. Solo un 8% esperaba que la cantidad de cambios organizacionales disminuyera.

Estas expectativas fueron superadas. Desde el estudio de Prosci^® de 2007, el porcentaje de participantes que se acercaron o sobrepasaron el punto de saturación, ha seguido aumentando. En el estudio de 2018, en el que participaron 1778 organizaciones, el resultado fue del 73%.

Consecuencias de demasiados cambios

La cantidad de cambio que una organización puede o no puede manejar no es fija ni arbitraria. Las organizaciones alcanzan la saturación de cambio porque nadie tiene una visión de alto nivel de todo el portafolio de proyectos desde Gestión del Cambio y el impacto colectivo de estos cambios en los empleados. En muchas organizaciones, es una práctica común manejar el portafolio del proyecto, pero esta práctica no proporciona una visión de cómo estos proyectos en curso impactan a las personas. Cuando el impacto acumulativo y colectivo del cambio no se supervisa y gestiona, surgen consecuencias del lado humano, que nos impedirán alcanzar plenamente los objetivos de cada proyecto o iniciativa de cambio. Las consecuencias se pueden ver a nivel individual, del proyecto y de la organización.

A nivel individual en un entorno saturado de cambios, los empleados pueden desconectarse, frustrarse, fatigarse, resistirse, confundirse, y ser más cínicos y escépticos de los cambios actuales y de los cambios futuros que se están introduciendo porque ya están lidiando con muchos cambios. A nivel de proyecto en un entorno saturado de cambios, los proyectos de cambio no obtienen los beneficios esperados, faltan recursos para dedicar a cada proyecto, los cambios no son sostenidos y los proyectos no logran el impacto esperado porque las prioridades se ignoran y los recursos son escasos.

Sin duda, cada uno de estos niveles tendrá un impacto en el nivel organizacional. Una organización que está operando en el punto de saturación o más allá de él, puede experimentar una mayor rotación, disminución de la productividad, mayor ausentismo, pérdida de enfoque en los objetivos básicos del negocio y una moral negativa.

Estas consecuencias son el resultado de emprender más cambios de los que una organización puede manejar, descuidando la gestión de los diferentes cambios en su conjunto. Afortunadamente, las consecuencias pueden mitigarse estableciendo, administrando y monitoreando el portafolio de cambios que ocurren en la organización.

Gestionar el portafolio de cambios

Recuerde que, aunque su organización ya esté administrando un portafolio de proyectos, la gestión del portafolio en el aspecto técnico no proporciona una visión del impacto en las personas. Prosci^® tiene un proceso que agrega la dimensión humana a la gestión del portafolio. El proceso de Gestión del Cambio del portafolio definido por Prosci^® sigue un marco sólido e integra herramientas que pueden aplicarse para minimizar y evitar las consecuencias de la saturación de cambios a nivel individual, de proyecto y organizacional. El proceso consta de cinco fases para mapear, establecer y administrar el portafolio de cambios.

Este proceso y herramientas de apoyo se encuentran en el kit de herramientas del portafolio de cambios de Prosci®, que ofrece una guía para que su portafolio de cambios se desarrolle adecuadamente y brinde los beneficios para que su organización pueda manejar mejor la saturación de cambio.

“El objetivo final de la gestión del portafolio de cambio es ayudar a la organización a desempeñarse mejor. Cuando las organizaciones se ven impactadas por la saturación de cambio y en algunos casos por conflictos entre las diferentes iniciativas y proyectos, todos sufren: los empleados se estresan, confunden y frustran, los cambios necesarios para el éxito se quedan cortos y la productividad general y el rendimiento disminuyen”.

CONCLUSIÓN

Cuando se decide definir una estrategia de Gestión del Cambio para el portafolio de proyectos en la organización, éste proceso se convierte en un recurso muy valioso que puede proporcionar a la organización información coherente y una visión de alto nivel del portafolio de cambios que están sucediendo en la empresa y le proporciona información que es fundamental para un mejor desempeño organizacional.

El kit de herramientas del portafolio de cambios de Prosci® le permite:

- Documentar los numerosos cambios que impactan su organización.

- Recopilar datos pertinentes y consistentes sobre cada cambio.
- Crear una presentación a nivel ejecutivo para mostrar cómo los cambios impactan e interactúan entre sí.
- Proporcionar una base para tomar decisiones más efectivas sobre el portafolio de cambios en su organización.