Qué es un Plan de Gestión del Cambio y por qué puede beneficiar a tu empresa

Gestión del Cambio: ¿por qué debemos crear un plan?

La constante innovación tecnológica del mercado es una realidad, si tu empresa no se transforma adoptando herramientas tecnológicas actuales y eficientes, no tendrá futuro.

En otros artículos hemos visto cómo innovar es abrazar el cambio y cómo introducir cambios que requieren innovación es una cuestión de cultura empresarial, es decir, “la forma en que se hacen las cosas” debe cambiar. Para realizar dicho cambio se precisa disponer de un plan que brinda una hoja de ruta para la organización. Dichas "rutas" en el Plan de Gestión del Cambio pueden convertirse en nuestra ventaja para el logro de objetivos y beneficios de diversa índole.

El “siempre se ha hecho así” es una frase fruto de la experiencia, pero también es una barrera importante al cambio.

Entonces, ¿qué pasos debes dar para crear un Plan de Gestión del Cambio para tu empresa?

Pasos para elaborar tu Plan de Gestión del Cambio

Gestión del Cambio o Change Management es fundamental para establecer quiénes formarán parte de esta estrategia, quiénes serán los encargados de tomar decisiones y de qué manera se llevarán a cabo los cambios. Además, esta metodología produce beneficios claros de negocio, optimizando los resultados de los proyectos y organizaciones en que se aplica. 

Para lograr estos beneficios, Gestión del Cambio no se puede tratar como una mera fórmula, es necesario crear un Plan de Gestión del Cambio eficaz y estructurado.

Para elaborar un buen Plan de Gestión del Cambio es preciso tener en cuenta los siguientes pasos:

• Establecer el enfoque para elaborar claramente los objetivos.
• Comunicar e involucrar a todos los colaboradores.
• Realizar las capacitaciones adecuadas a los cambios a realizar.
• Explicar adecuadamente los motivos del cambio, así como todos los beneficios que éste aportará a la plantilla y a la empresa.
• Equipar a los gerentes y directivos para manejar la respuesta emocional al cambio.
• Administrar objetivos y resultados clave, priorizando siempre la comunicación.
• Evaluación: analizando previamente expectativas, necesidades y solicitudes, lo que permitirá analizar adecuadamente los resultados obtenidos en la formación, los talleres y la comunicación. A posteriori, con los resultados anteriores, se deben analizar también el impacto y la rentabilidad.

También te puede interesar: Qué hacer cuando Gestión del Cambio se pone en marcha de forma tardía

Claves para el éxito de tu proyecto de Gestión del Cambio

Las claves para el éxito de tu Plan de Gestión del Cambio están en generar confianza a través de:

• Diseñar un proyecto estructurado en el que se explique la razón del cambio: objetivos bien definidos y beneficios. Esto hace que el proceso se lleve a cabo según lo planeado y sea repetible para más iniciativas de la empresa.
• Desarrollar el lado técnico, que no solo es el tecnológico, sino también cuestiones como el costo, el tiempo, el alcance…, contando con las herramientas precisas para ello.
• Desarrollar el lado humano: lograr el compromiso de las personas, su implicación, su adopción del plan y, después, su correcto uso, requiere de un plan de comunicación y formación, además de una ruta de incentivos que motiven a la plantilla, siempre reticente a cualquier cambio.
• Gestionar adecuadamente las expectativas, definiendo claramente los objetivos de las personas y de la empresa.
• Patrocinio ejecutivo activo y visible: un líder positivo que tome las decisiones y acciones adecuadas que impulsen y propicien una dirección clara en consonancia con la cultura organizacional.
  

Formaciones que debes conocer para la gestión del cambio

Cualquier organización, independientemente de su naturaleza, puede verse afectada por los cambios. Son inevitables e ineludibles.

Recursos Humanos sabe que la formación es clave en cualquier proceso de transformación porque permite a las personas adaptarse paulatinamente y minimizando el impacto negativo que provoca todo cambio.

¿Cómo? A través del conocimiento para la modificación de hábitos y el desarrollo de habilidades y actitudes que modifiquen tanto el comportamiento individual como el del equipo, reduciendo la incertidumbre que todo cambio provoca en las organizaciones, así como algo esencial: predisponiendo a las personas a la nueva situación y logrando su compromiso.

Beneficios de tener un Plan de Gestión del Cambio

Una correcta aplicación del Plan de Gestión del Cambio facilitará la transición a un nuevo modelo de gestión, permitirá mantener alineadas las expectativas de los involucrados y evitará posibles impactos negativos en su productividad, incrementando los niveles de desempeño y eficiencia, además de acortar los tiempos de retorno de las inversiones realizadas.

Los resultados de aplicar de manera adecuada el Plan de Gestión del Cambio tendrán un impacto positivo en la organización, generando para ello varios beneficios:

• Clarificar los objetivos del proyecto.
• Generar las expectativas correctas sobre el cambio.
• Preparar y motivar a las personas hacia el cambio.
• Crear una estructura base de comunicación: emisor, mensaje, audiencia, retroalimentación.
• Reducir el periodo del cambio.
• Potenciar y reforzar a los agentes y líderes del cambio (comité de gestión del cambio).
• Contribuir a la adecuación de puestos, habilidades y cultura al nuevo entorno.
• Permitir hacer seguimiento del esfuerzo de adaptación al cambio.

Más allá de los modelos para el cambio que fundamentan el Plan de Gestión del Cambio, hay un aspecto clave que no podemos obviar: los cambios los producen única y exclusivamente las personas, el plan es solo una herramienta.

Son las personas de cada organización las que hacen posible que su implementación sea un éxito. Su motivación, compromiso e implicación son, junto al buen desarrollo del proceso de implantación, imprescindibles para el éxito del proyecto.

Ejemplos de planes efectivos

A continuación, vamos a ver como un Plan de Gestión del Cambio es efectivo en entidades y en profesionales.

Como ejemplos de planes efectivos vamos a ver dos: el realizado por el tenista Rafa Nadal y la transformación digital del banco Santander.

• Rafael Nadal

Un excelente profesional que ha alcanzado niveles muy altos de rendimiento y consecución de objetivos. Sin embargo, tuvo que cambiar “la forma” de ejecutar su golpe de drive. Este cambio le llevó a perder partidos al dejar de hacer lo que estaba acostumbrado para empezar a jugar con un nuevo hábito: la nueva ejecución del golpe.

Tuvo que "reaprender", y eso implica pasar por una fase de ineficacia y disminución de los resultados deseados, hasta que el nuevo aprendizaje va produciendo mejores resultados que la “forma de hacer” anterior; es decir, la consecución de los objetivos marcados y, por tanto, del éxito del proceso.

• Banco Santander

En este caso se trata de una entidad financiera que precisa llevar a cabo un Plan de Gestión del Cambio para gestionar mejor los datos y, en consecuencia, tratar mejor con las personas, además de gestionar mejor el talento y darle así mayores posibilidades.

Es un proceso que lleva algo más de cuatro años y cuyo éxito no hubiera sido posible si la dirección no se hubiese comprometido y, sobre todo, si no hubiese contado con el factor clave para lograr el éxito del plan: contar con un gran sponsor que tiene los roles muy definidos y posee la experiencia, la participación activa, implicación, y perspectiva global idónea.

Durante la primera parte de ejecución del plan, la entidad estuvo centrada en el éxito del proceso de implantación técnica (donde están importante lo cualitativo como lo cuantitativo. La calidad y percepción del dato, NPS…). Logrando tener una misma plataforma de recursos humanos para toda la organización, que las personas lo usen y que, a la vez, esto suponga una buena experiencia. Todo ello es un indicador de éxito.

En la actualidad, durante la segunda fase, el foco está puesto en potenciar la realización de valor.

Metodología Prosci® para la Gestión del Cambio

El Modelo ADKAR de Prosci® está centrado en el lado humano del cambio, poniendo el foco en las personas que forman parte de la empresa. Busca escuchar a los colaboradores para reducir el impacto provocado por el cambio, y que el proceso de implementación del plan sea orgánico y permanente. Consta de 5 etapas: Consciencia (Awareness), Deseo (Desire), Conocimiento (Knowledge), Habilidad (Ability) y Reforzamiento (Reinforcement).

Sin embargo, el éxito también precisa integrar Gestión del Cambio a nivel individual con Gestión del Cambio a nivel  organizacional. El Proceso de 3 Fases de Prosci® también forma parte de la Metodología Prosci® para Gestión del Cambio y proporciona un enfoque estratégico paso a paso para gestionar el cambio organizacional. Sus fases son: Preparar el Enfoque, Gestionar el Cambio y Sostener los Resultados.

Por último, el Modelo PCT de Prosci® es un marco de referencia que muestra los cuatro aspectos críticos de cualquier esfuerzo de cambio exitoso y cómo están interrelacionados entre ellos. Estos son: Éxito, Liderazgo o Patrocinio, Project Management y Gestión del Cambio.

Si quieres informarte sobre Gestión del Cambio y descubrir cómo puede Prosci® ayudar a abordar el cambio con éxito en tu empresa, contacta con nosotros.