¿Cómo enfrentar con éxito el proceso de transformación digital en las empresas?

En el siglo XXI, vivimos en un mundo globalizado en el que la tecnología alcanza todas las esferas de la sociedad y las empresas no son una excepción, es más, son un eslabón necesario para el progreso tecnológico.

La transformación digital: un reto en las empresas españolas 

La transformación digital supone un reto para todas las organizaciones, ya que permite adaptarse a los cambios de forma más eficiente. En el primer semestre de 2020, el Índice de la Economía y Sociedad Digitales situaba en el 9º puesto de la UE en competitividad digital.

Sin embargo, ese dato solo muestra parcialmente los efectos de la crisis del coronavirus. Las circunstancias sanitarias han impulsado de manera forzosa la transformación digital de muchas empresas que se resistían a modificar sus procesos.

¿En qué consiste la transformación digital?

La transformación digital consiste en integrar las nuevas tecnologías en todos los departamentos de una organización con el fin de optimizar metodologías, mejorar la competitividad, gestionar el riesgo, gestionar el cambio, ofrecer un valor añadido y encontrar nuevas vías para generar ingresos.

Tipos de transformación digital en empresas

La transformación digital de una empresa puede dirigirse a tres puntos clave de la organización: la experiencia que se le ofrece al cliente, los procesos operativos de la empresa y el modelo de negocio.

Además, la digitalización de estas áreas se apoya en numerosas tecnologías como la computación en la nube, las tecnologías de la información, las plataformas móviles, el machine learning, la inteligencia artificial o la realidad aumentada, entre otras. Adaptar estas nuevas tecnologías puede llegar a ser un gran desafío si no se trabaja de forma correcta la Gestión del Cambio.

Desafíos en los procesos de transformación digital en las empresas

La digitalización de una organización supone una transformación profunda que puede encontrarse con ciertos obstáculos entre los que se encuentran:

• La incertidumbre que se genera en los empleados ante lo desconocido, lo que puede generar resistencia al cambio. Este aspecto se puede controlar si se ofrece información clara y transparente sobre este proceso que se inicia y sus consecuencias.
• Un liderazgo inadecuado durante el proceso. La persona encargada de dirigir el proceso de transformación digital debe reunir la formación y los requisitos necesarios.
• Carencias de digitalización en los colaboradores. Si alguno de los eslabones de la cadena de valor donde se integra una organización no ha afrontado un proceso de digitalización, esto afectará al servicio final.

Claves para gestionar el cambio de forma efectiva

Para conseguir llevar a cabo la transformación digital de una organización de manera efectiva, se debe tener en cuenta que esta necesidad paulatina y personalizada, teniendo en cuenta las necesidades y capacidades de la empresa, impulsando nuevas formas de este trabajo y un liderazgo innovador.

Gestión del Cambio: una transformación profunda

Un cambio tan disruptivo y que afecta a los cimientos de una organización requiere de una planificación pormenorizada que suele apoyarse en documentos como:

• El plan de comunicación que ayuda a mitigar la incertidumbre al tener claros los mensajes que se deben dar a conocer en la organización y quién debe ser la persona encargada de transmitirlos
• El plan de patrocinador recoge las acciones que este debe llevar a cabo para que el cambio sea efectivo y exitoso.
• El plan de coaching en el que se establecen las acciones de los supervisores para dar apoyo emocional a sus subordinados y gestionar la resistencia al cambio.
• El plan de capacitación donde se estipula los pasos a dar con el objetivo de reducir las brechas de conocimiento que puedan existir.
• El plan de manejo de la resistencia, un documento específico indica las formas de evaluar la resistencia, en sus orígenes, su resolución y su prevención.

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Sponsor: una pieza clave en la transformación digital de las empresas

 El sponsor o patrocinador asume un rol clave en la digitalización, ya que con los mensajes que transmite es el encargado de generar en sus subordinados consciencia y deseos de cambio.

A la cabeza del proyecto de transformación digital se sitúa el patrocinador ejecutivo, que es quien lo financia y lo autoriza.

 Promueve la cultura digital

Los procesos de transformación digital promueven la cultura digital dentro de las empresas al aumentar las competencias digitales de sus empleados. Además, ofrece nuevas oportunidades de negocio y mejora la imagen de marca.

Cómo trabajar la resistencia al cambio

Los cambios organizacionales profundos suelen generar resistencia al cambio entre los empleados, por eso, como hemos visto, uno de los documentos utilizados en la planificación del cambio es un plan para manejarla.

Manejar correctamente la resistencia al cambio conlleva implicar al patrocinador ejecutivo para que apoye verbalmente el proyecto, usar un estilo comunicativo proactivo y asertivo, permitir a los mandos intermedios que gestionen la resistencia al cambio y, por último, confrontar directamente a quienes se resisten e involucrarnos en la búsqueda de soluciones.