Roles en Gestión del Cambio: ¿Quién hace qué?

¿Es suficiente asignar a una persona o equipo, interno o externo, para llevar a cabo las actividades de Gestión del Cambio en mi proyecto?

Esta pregunta es común y su respuesta tiene dos caras. Aunque muestra un reconocimiento a la importancia de considerar el lado humano de los cambios como condición de éxito para los proyectos, es también un error común pues se delegan roles claves que no deberían ser realizados por otros, independientemente de su competencia o profesionalismo.

Este artículo describe los 5 roles principales en Gestión del Cambio. Descubre cuál es tu rol, si debes ser visible a las personas impactadas por el cambio o si deberías estar tras bastidores.

¿Quiénes son las caras y las voces del cambio?

Tu respuesta inmediata podría ser el líder del proyecto o quizás el especialista en Gestión del Cambio o comunicación. Sin embargo, los datos de la Investigación realizada por Prosci® sugieren una respuesta muy diferente. En tiempos de cambio, los empleados buscan a dos personas en la organización: la persona a la que reportan directamente y el más alto directivo, aquel que reconocen como a cargo de su organización. Este hallazgo tiene implicaciones significativas en la definición de quiénes deben estar “de cara a las personas” y quiénes tienen roles “habilitadores” en Gestión del Cambio.

CINCO ROLES EN GESTIÓN DE CAMBIO

Cada uno de los cinco roles identificados es crucial y tiene una contribución única y significativa para impulsar un cambio exitoso. Sin embargo, varios de los roles hacen más de su trabajo tras bastidores mientras que otros deben tener relación directa con las personas impactadas por el cambio.

ROLES DE CARA A LAS PERSONAS IMPACTADAS POR EL CAMBIO

Los roles de cara a las personas impactadas por el cambio están en la parte superior del modelo:

1. Ejecutivos y altos directivos

2. Líder o Jefe inmediato (Gerencia Media y Supervisores)

Estos dos grupos son la voz y la cara del cambio ¿Por qué?

Es probable que los empleados no conozcan al gerente del proyecto o al experto en Gestión del Cambio o en comunicación asignado al proyecto. Pero sí saben y tienen una relación con su líder o jefe inmediato, y saben quién está a cargo de la organización.

Los datos de la investigación de Prosci® muestran claramente que los empleados prefieren escuchar los mensajes de cambio de la persona a quien reportan directamente y de la persona que está a cargo de la organización. Los emisores preferidos son los ejecutivos senior para mensajes de negocio y el jefe inmediato para mensajes personales sobre el cambio.

¿Qué deben hacer?

La investigación de evaluación comparativa de Prosci® indica roles específicos para cada uno de estos dos grupos:

Ejecutivos y altos directivos:

Participación activa y visible en todo el proyecto.

Construir una coalición de patrocinio y gestionar la resistencia.

Comunicarse directamente con los empleados.

Líder o Jefe inmediato (Gerencia media y supervisores):

Comunicador

Promotor del cambio

Coach

Enlace entre el proyecto y las personas de tu equipo

Gestor de la resistencia

Estos dos grupos, más que cualquier otro, juegan un papel directo y crítico en ayudar a las personas impactadas por un proyecto o iniciativa a aceptar y adoptar los cambios. Estos son los grupos que deben responder por qué está ocurriendo un cambio y cómo impactará específicamente a la persona y a la organización. Ellos son los que comparten la importancia de la iniciativa y su propio compromiso personal para que el cambio sea exitoso. Son la cara y la voz del cambio.

ROLES HABILITADORES EN GESTIÓN DEL CAMBIO (TRAS BASTIDORES)

Los roles habilitadores en Gestión del Cambio incluyen:

1. Equipo de Gestión del Cambio

Estos grupos son determinantes para el éxito del cambio, su contribución es única aunque su trabajo se realiza más detrás de cámaras, preparando a los roles de cara a las personas impactadas para que tengan éxito en su trabajo.

Estos tres grupos pueden preparar los mensajes a comunicar, definir el tono y momento de la comunicación, identificar las preguntas frecuentes, construir el material de comunicación, definir acciones para mitigar resistencias, pero son los ejecutivos, directivos, gerentes y supervisores los llamados a poner la cara y entregar los mensajes.

La persona o el equipo de Gestión del Cambio tiene la responsabilidad de proporcionar orientación a los ejecutivos, gerentes y líderes para que puedan desempeñarse adecuadamente en su rol de cara a las personas impactadas. A menudo estos últimos no cuentan con el tiempo, el conocimiento o inclusive la información para hacer todo el trabajo por sí mismos. Por ello buscan al experto en Gestión del Cambio para que les brinde dirección, entrenamiento y orientación para trabajar de forma efectiva con las personas impactadas.

CONCLUSIÓN

Separar los roles de Gestión del Cambio en dos categorías “de cara a las personas” y “habilitadores” puede ser un poco impactante especialmente para los profesionales o expertos en Gestión del Cambio y para los líderes de los proyectos. Requiere dejar de lado el ego y darse cuenta de que gran parte de su trabajo se realiza a través de otros.

También se necesita un conjunto de habilidades únicas para trabajar eficazmente a través de otros, ganarse la credibilidad y la confianza de los ejecutivos, gerentes y supervisores para que estos sean la mejor cara y la mejor voz del proyecto y lograr que Gestión del Cambio sea verdaderamente efectiva, sumando al logro de los resultados de la iniciativa de cambio.