¿Qué es un sponsor de proyecto de cambio organizacional?

¿Qué es el cambio organizacional?

Vivimos un constante cambio que nos afecta tanto en lo personal como en lo profesional. Este cambio conlleva sentimientos que afectan de forma negativa, lo que exige capacidad de adaptación y Gestión del Cambio, una habilidad que se ha convertido en esencial a la hora de enfrentar nuestro presente y futuro laboral, además del personal.

No podemos hablar de cambio organizacional si no hablamos primero de «Gestión del Cambio», es decir, de un desarrollo estructurado y un conjunto de técnicas que permiten implementar con éxito la transformación, facilitando el trabajar con y para las personas, reduciendo la resistencia, aceptando y asimilando mejor estos cambios.

La cultura de las empresas se transforma y este proceso debe tener una figura básica en esta Gestión del Cambio: el sponsor de proyecto.

Sponsor de Proyecto: una figura fundamental para la Gestión del Cambio

Primero, vamos a definir qué es un sponsor de proyecto. Hablamos de una figura en la empresa, dentro del liderazgo, que posea la responsabilidad directa para tomar decisiones importantes. que pueden afectar de forma directa y grave a la empresa; por ejemplo, si se debe o no iniciar un proyecto, aportar recursos, determinar si se debe parar o no, así como el establecer de forma adecuada las prioridades. Asegurar su compromiso en el proyecto es esencial.

Ahora que conocemos su definición, veamos cuáles son sus funciones y sus características.

 Funciones de un Sponsor de Proyecto

Las funciones de un sponsor de proyecto, como decíamos al inicio de este punto, consisten en disponer de la responsabilidad directa a la hora de tomar decisiones importantes, por ello es esencial que esté muy bien informado, detallando sus funciones en el proyecto.

Tengamos en cuenta que sus funciones serán:

• Participar de forma visible y activa en el proyecto
• Liderar este ante los directores o mando intermedios para que estos apoyen dicho cambio y lo aprovechen bien.
• Apoyar y vender a todos los niveles el proyecto
• Desarrollar una comunicación eficaz con el personal, comunicar el objetivo del proyecto, su propósito, el plan a desarrollar, etc.
• Establecer una hoja clara de ruta, entendible fácilmente por todas las partes
•  Saber celebrar los logros según se vayan sucediendo, motivando más al entorno
• Mantener un constante feedback durante la duración del proyecto

Es tan importante la participación activa del patrocinador como contar con una adecuada definición del plan del proyecto y una buena gestión del capital humano que se verá afectado directamente por este.

Características de un líder de cambio organizacional

Para que un sponsor de proyecto pueda realizar adecuadamente sus funciones como parte de la Junta del Proyecto, es indispensable que posea 4 características propias de un líder de cambio.

Estas 4 características son:

• Autoridad, es decir, deberá ser alguien con responsabilidad jerárquica dentro de la empresa.
•  Credibilidad. El sponsor es el líder del proyecto y, por tanto, deberá transmitir confianza y credibilidad en que este se finalizará con éxito.
•  Disponibilidad. Deberá estar presente y participar para tomar las decisiones oportunas en el momento que estas se presenten.
• Habilidad para delegar. Deberá participar y centrarse en las áreas y temas en los que puede aportar valor.

Desafíos de un Sponsor de Proyecto en un proyecto de cambio organizacional

Como en cualquier otro entorno, cuando hablamos de sponsor de proyecto, además de ventajas, también tiene que hacer frente a posibles desafíos como:

•  Sobrecarga. Evitar que la responsabilidad de diferentes proyectos recaiga siempre en el mismo patrocinador, ya que esto impedirá que pueda atender debidamente las necesidades de cada uno.
• Formación y desarrollo. Como ya indicamos en el punto anterior, el patrocinador deberá disponer de conocimientos básicos sobre dirección de proyectos, así como conocer muy bien sus funciones. Además, deberá ser capaz de desarrollar, ampliar y mejorar sus habilidades y conocimientos.
• Comunicación. El patrocinador tiene que formar parte responsable de la comunicación, sobre todo la dirigida a la propia empresa, siendo capaz de transmitir muy bien la relación del proyecto con la estrategia y cultura de la empresa al director, pero también motivar a su equipo y resolver los problemas que puedan surgir. 

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Modelo Prosci para la Gestión del Cambio Organizacional

Prosci ha creado un modelo para la Gestión del Cambio en las empresas compuesto por diferentes modelos, herramientas, procesos, evaluaciones…, pero constituido en esencia por tres elementos principales:

• Establecer y conectar los aspectos más importantes de cualquier esfuerzo de cambio con éxito: modelo PCT.
• Guiar de forma efectiva a las personas a través de las experiencias o elementos precisos para la realización del cambio: modelo ADKAR.
• Un marco de referencia estructurado y, a la vez, flexible que permita el cambio a nivel empresarial: Proceso de tres fases.

Conclusión

Incorporar una metodología de Gestión del Cambio para obtener resultados más exitosos, con una organización ágil y eficiente, tanto para la parte de la organización como del capital humano de la empresa, se convierte en esencial dentro de un entorno tan cambiante y transformador como el actual. Si quieres implementar de forma efectiva la gestión del cambio en tu empresa contáctanos.