En Gestión del Cambio basada en inteligencia artificial (IA), las herramientas impulsadas por la IA transforman sectores e industrias, al mismo tiempo en que que los profesionales de gestión del cambio navegan por territorios inexplorados. Nuestra comprensión del proceso de cambio nos lleva a creer que los profesionales del cambio de todo el mundo se encuentran en un viaje ADKAR hacia un futuro impulsado por la IA.

El Impacto de la IA en Diversos Sectores

Al aplicar el Modelo ADKAR de Prosci durante el seminario web sobre la adopción de la IA organizado por Prosci, el 60% de los 679 participantes de diversos sectores indicaron que anticipaban una perturbación significativa causada por la IA generativa. Se proyectó que las industrias más afectadas serían las de fintech, tecnología, banca, software e IT.

Los expertos de Prosci consideran que el nivel de disrupción en una industria está directamente relacionado con la medida en que sus tareas se alinean con las características y capacidades de la IA. Incluso en aquellas industrias menos susceptibles a la disrupción, la IA aún logrará generar un impacto considerable en las actividades que requieran de un intenso manejo de contenido.

Applying ADKAR To AI Adoption Challenges: Real-Time Data

Las cuatro esferas en las que la IA puede generar disrupción son: 

Disrupción Sectorial

La IA impacta a cada sector de manera distinta, dependiendo de cuán bien puede integrarse con las funciones que deben realizarse. Un informe reciente clasificó a las industrias según la capacidad de la IA para automatizar sus actividades. Sectores como el bancario, el de seguros, el software y los mercados de capitales enfrentan el mayor riesgo de ser perturbados. Por otro lado, sectores como los de recursos naturales, químicos, y de bienes y servicios al consumidor tienen un menor riesgo. Sin embargo, incluso en los sectores menos afectados, las empresas experimentarán cambios, especialmente en puestos de trabajo que involucren tareas lingüísticas.

Reestructuración Organizacional

La inteligencia artificial marcará un antes y un después en la estructura de las empresas, con metas y desafíos variados. Algunas iniciativas de IA se enfocarán en la refinación de los procedimientos de gestión existentes para potenciar la eficacia de las corporaciones y el bienestar laboral. Habrá estrategias orientadas al crecimiento, abriendo puertas hacia mercados inexplorados y fomentando nuevas posibilidades de negocio. Por otro lado, ciertas adaptaciones serán de tal magnitud que impulsarán a las compañías a una reevaluación profunda de sus métodos de trabajo, ofertas de servicio y contribuciones de valor único.

Estos cambios — enfocados en la eficiencia, el crecimiento y la transformación — suelen ocurrir simultáneamente e influenciarse mutuamente debido a la naturaleza interconectada de la tecnología. Los líderes organizacionales deben dar prioridad a estos cambios y decidir en qué áreas concentrarse primero.

La inteligencia artificial transformará las organizaciones bajo distintas premisas y con diversos fines. Algunas modificaciones propiciadas por la IA se centrarán en optimizar los procesos de gestión vigentes, potenciando así el rendimiento de las organizaciones y la eficiencia de sus colaboradores. Otros cambios buscarán propulsar el crecimiento, habilitando a las empresas para explorar nuevos mercados y oportunidades inéditas. Por último, ciertos ajustes tendrán un carácter transformador, instando a las organizaciones a replantearse sus operaciones, servicios y el valor que ofrecen. Estas modificaciones —dirigidas hacia la eficiencia, el crecimiento y la transformación— suelen desarrollarse de manera simultánea e interdependiente, dada la naturaleza interconectada de la tecnología. Los líderes organizacionales deben dar prioridad a estos cambios y decidir cuáles áreas abordar en primer lugar.

Alteración en el Ámbito Laboral

La preocupación por la pérdida de empleo a causa de las herramientas potenciadas por IA es considerable. Sin embargo, una perspectiva reveladora sugiere que no se trata de que los robots usurpen los puestos de trabajo, sino de que las personas utilicen la IA para progresar en sus roles actuales.

Las profesiones se transforman, por lo que es fundamental integrar la inteligencia artificial para optimizar las tareas. Un claro ejemplo de esta evolución se observa en la automatización de los sectores agrícola y manufacturero. Un informe del Foro Económico Mundial anticipa un descenso en ocupaciones como la de los cajeros bancarios y los operadores de entrada de datos, consecuencia directa de los avances digitales. En contraposición, áreas como la inteligencia artificial, la sostenibilidad, la inteligencia de negocio y la seguridad de la información están experimentando un notable crecimiento.

Interrupción de Tareas

Es innegable la destreza de la IA para agilizar las tareas rutinarias, convirtiéndolas en procesos más simples y eficientes. Los empleados pueden aprovechar las herramientas de inteligencia artificial para elevar su productividad y la calidad de su trabajo, evaluando cuáles de sus actividades diarias o semanales pueden ser asistidas por la IA. Este camino involucra diversas etapas de aprendizaje: desde identificar las tareas complejas que la IA puede simplificar, hasta dominar la interfaz de la tecnología para obtener los mejores resultados, y comprender el uso adecuado frente al inadecuado de la inteligencia artificial.

Uso actual y perspectivas de Gestión del Cambio sobre la IA

El estudio de Prosci sobre Inteligencia Artificial y Gestión del Cambio, elaborado a partir de las opiniones de más de 200 profesionales del cambio, destaca la creciente integración de la IA en la gestión del cambio. Aproximadamente el 48% de estos profesionales ya incorporan herramientas de IA en sus prácticas de gestión del cambio.

¿Utilizas actualmente herramientas y tecnologías de IA en tu práctica de gestión del cambio?

Utilización de la IA en Gestión del Cambio

Las áreas que se indican a continuación representan las cinco principales que señalan los profesionales del cambio que utilizan IA en la actualidad, junto con casos de uso y ejemplos.

• Reescritura y perfeccionamiento de mensajes para diferentes audiencias
• Garantizar el tono y la gramática adecuados
• Adaptación de contenidos a canales de comunicación específicos

Ejemplo: Evaluar si el tono de los anuncios del Director General es adecuado para el personal de toda la empresa durante una fase de cambio de marca.

Creación de contenidos

• Desarrollo de materiales de formación y casos prácticos
• Redacción de comunicaciones y presentaciones
• Lluvia de ideas creativas y formatos

Ejemplo: Desglosar el complejo tema de la reestructuración organizativa en segmentos más pequeños y manejables para los empleados, centrándose en las funciones e impactos individuales.

Estrategia y planificación

• Elaboración de planes integrales de gestión del cambio
• Planificación de escenarios y evaluación de riesgos
• Adaptación de la comunicación a la estrategia

Ejemplo: Proporcionar información en tiempo real sobre la estrategia propuesta de compromiso de los empleados en relación con la nueva estructura organizativa y centrarse en su impacto en la moral del equipo.

Automatización y eficiencia

• Uso de chatbots para preguntas frecuentes y preguntas de las partes interesadas
• Reutilización de contenidos en distintos canales
• Creación de vídeos explicativos

Ejemplo: Crear un chatbot para recoger opiniones sobre las nuevas políticas de RRHH y responder a las preguntas de los responsables de departamento.

Análisis de datos 

• Encuesta a los clientes y análisis de los comentarios
• Identificar temas y áreas de mejora
• Envío de mensajes personalizados mediante segmentación

Ejemplo: Realizar un análisis temático de los comentarios de los clientes sobre lanzamientos de productos recientes para identificar temas clave en la satisfacción de los clientes y áreas de mejora.

Retos comunes en la adopción de la IA en la gestión del cambio

Una encuesta de LinkedIn, realizada por un ejecutivo de Prosci, se enfocó en preguntar a los profesionales con qué frecuencia colaboraban con la IA, revelando que más del 80% de los encuestados utilizaban la IA para mejorar la productividad. A pesar de este hallazgo informal, el estudio de investigación de Prosci sobre la adopción de la IA en Gestión del Cambio revela desafíos al adoptar la IA.

Estas son las cinco razones principales por las que los profesionales del cambio evitan utilizar la IA, junto con sugerencias para superar esos retos:

• Incertidumbre e inexperiencia
  Las organizaciones deben ofrecer seminarios web informativos y documentación detallada de casos de uso que destaquen las ventajas de la IA en la gestión del cambio.
• Falta de casos de uso relevantes
  El desarrollo y la promoción de herramientas de IA con aplicaciones claras, como la IA para el compromiso de los empleados, pueden aportar soluciones directas a la falta de casos de uso.
• Acceso y recursos limitados
  Las empresas pueden solucionar este problema asignando presupuestos para herramientas de IA y formando equipos de apoyo dedicados a la IA.
• Lagunas de conocimiento
  La puesta en marcha de programas de formación, como talleres sobre IA o cursos en línea, podría desmitificar los retos de la IA.
• Limitaciones de tiempo y falta de prioridades
  El desarrollo de métodos de aprendizaje eficaces y el establecimiento de prioridades claras para la integración de la IA pueden optimizar la gestión del tiempo de los profesionales del cambio.

Beneficios y Oportunidades de IA en Gestión del Cambio

Nuestros expertos ven el papel de la IA en la gestión del cambio como algo en evolución, particularmente en su impacto en las tareas diarias de los profesionales del cambio. La esencia de la gestión del cambio se encarna en el proceso de preparar, equipar y apoyar a las personas a través de los cambios en el trabajo. Este concepto es la base para entender la integración de la IA dentro de esta disciplina.

¿Cuál es el impacto de las herramientas y enfoque de IA en tu trabajo de Gestión del Cambio?

¿Qué oportunidades visualizas en tu integración de IA con Gestión del Cambio en los próximos 2 años?

En los próximos dos años, se espera que la IA transforme la gestión del cambio en varias áreas clave. El estudio de Prosci sobre Inteligencia Artificial y Gestión del Cambio identifica varias oportunidades principales donde la IA podría tener un impacto significativo, como se detalla a continuación.

Mejora de la comunicación

La oportunidad más destacada, según el 29% de los profesionales del cambio, es que la IA puede mejorar la efectividad de las comunicaciones de cambio. Puede ayudar a generar contenido y ofrecer nuevas perspectivas, lo que puede ayudar a refinar las estrategias de comunicación y participación. Los gestores del cambio pueden entonces centrarse más en la implementación estratégica en lugar de la creación de contenido.

Transformación organizacional

Representando el 21% de las respuestas, el potencial de la IA para acelerar el cambio organizacional es notable. La IA puede ayudar en la adopción de nuevas tecnologías, acelerando así los procesos de cambio. La IA puede ayudar a los profesionales a centrarse en el pensamiento crítico y las interacciones al gestionar tareas repetitivas de manera más eficiente e intelectual.

Apoyo administrativo

Votado por el 16% de los profesionales, la IA puede gestionar eficientemente tareas administrativas como el manejo de comunicaciones, invitaciones a capacitaciones y análisis de datos de partes interesadas. Esta automatización libera a los profesionales de la gestión del cambio para involucrarse en trabajos más creativos y estratégicos.

Toma de decisiones y gobernanza

El análisis predictivo, los métodos de capacitación mejorados y los conocimientos basados en datos pueden mejorar sustancialmente la tasa de éxito de la adopción del cambio y adaptar estrategias basadas en el análisis de partes interesadas.

Compromiso de las partes interesadas

Las herramientas de IA pueden generar confianza en las partes interesadas y apoyar la adopción del cambio. Redactan comunicaciones, evalúan sentimientos con información en tiempo real y diseñan intervenciones de cambio personalizadas, ayudando a crear un apoyo personalizado para las partes interesadas.

Entornos virtuales

Con un 4% indicando su potencial, la IA puede crear entornos de capacitación inmersivos y de análisis de escenarios. Estas plataformas virtuales impulsadas por IA pueden proporcionar capacitación realista para gestionar la resistencia al cambio y mejorar la preparación de las partes interesadas.

Planificación de crisis

En esta área más pequeña pero significativa, la IA puede ayudar a anticipar y mitigar la resistencia y los fracasos en las implementaciones de cambio. Este enfoque proactivo en la planificación de crisis mejora la resiliencia organizacional.

Estos hallazgos sugieren un enfoque cauteloso pero optimista hacia la integración de la gestión del cambio con IA. Estas tareas están orientadas hacia aplicaciones de IA "seguras".

Los profesionales del cambio aún se mantienen alejados de las aplicaciones más controvertidas de la IA, como depender únicamente de la IA para decisiones basadas en datos sobre el juicio humano o usar modelos predictivos para prever la rotación de empleados durante los cambios.

Retos y barreras en la adopción de la IA en Gestión del Cambio

¿Qué preocupaciones o retos potenciales proyectas con la IA y las prácticas de gestión del cambio en los próximos 2 años?

Introducir la IA en la gestión del cambio tiene sus retos. Según el estudio de Prosci AI and Change Management, los profesionales se enfrentan a retos a la hora de comprender la IA, gestionar su uso y seguir el ritmo de la rápida evolución de las prácticas de gestión del cambio.

Los principales problemas son:

• Miedo y falta de comprensión
  El miedo se interpone en el camino de muchos, especialmente en lo que respecta a las funciones y la seguridad en el trabajo, y la reticencia a probar cosas nuevas. Casi un tercio de los profesionales (29%) desconfía de la IA, lo que les hace dudar a la hora de adoptarla. Para superar este temor, es necesario intensificar la formación y organizar talleres para mejorar la comprensión de la IA.
• Gobernanza y cumplimiento
  Esto supone un reto para el 22% de los encuestados. Abordar los problemas legales y éticos implica establecer normativas claras y marcos éticos estandarizados para la IA.
• Lenta evolución de la IA en la práctica del cambio
  Señalada por el 16% de los profesionales, la lenta adaptación del campo de la gestión del cambio a la IA pone de manifiesto la necesidad de incorporar herramientas de IA y marcos de gestión del cambio para seguir siendo relevantes.
• Preocupación por la seguridad y la privacidad
  La privacidad y la seguridad de los datos preocupa al 13% de los encuestados. Para hacer frente a este problema, las organizaciones deben implantar protocolos sólidos de protección de datos y un cifrado avanzado.
• Aspecto humano y desplazamiento de puestos de trabajo
  Alrededor del 8% afirma sentir que la IA puede llevar a la pérdida del toque humano en la gestión del cambio, y al 10% le preocupa la pérdida de puestos de trabajo. Hacer hincapié en la IA como herramienta de apoyo y centrarse en la recualificación puede resolver estos problemas.

Valoración media de la importancia de las barreras
1 = Ninguna barrera; 5 = Barrera muy importante

Este enfoque garantiza que la IA mejore las capacidades humanas en lugar de sustituirlas, abordando el lado humano del cambio de forma reflexiva e intencionada.

Existen barreras ADKAR cuando un elemento obtiene una puntuación igual o superior a tres. A partir de los datos anteriores, la primera barrera ADKAR en la que centrarse en la mayoría de los casos sigue siendo la concienciación.

La figura siguiente muestra algunos factores que impulsan y frenan la concienciación sobre la IA:

En el seminario web "Applying ADKAR to AI Adoption Challenges", el Director de Innovación de Prosci, Tim Creasey, recomienda un enfoque multifacético para superar la resistencia, haciendo hincapié en la importancia de la formación contextual y orientada a las tareas.

En lugar de centrarse únicamente en la funcionalidad de las herramientas de IA, sugiere integrar la formación con las tareas reales de las personas, para que sea práctica y directamente aplicable.

Navegar por el futuro de la gestión del cambio de la IA

Las organizaciones y las empresas deben abordar las fuerzas restrictivas creando conciencia de la necesidad de cambio, reduciendo los temores y proporcionando acceso a herramientas y formación impulsadas por la IA. No se puede negar que la disrupción está en marcha, y que la aplicación de la IA en la gestión del cambio está ocurriendo y no hará más que crecer. Teniendo esto en cuenta, es hora de adoptar la IA en la gestión del cambio para cosechar los beneficios de una transición más suave y eficiente.