¿Qué es la Gestión del Cambio en la Implementación de sistemas ERP?
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son el eje central de las grandes organizaciones. Orquestan procesos complejos en departamentos críticos, desde finanzas hasta gestión de la cadena de suministro. Desafortunadamente, muchos sistemas ERP están desactualizados, obstaculizando la capacidad de reducir costos e impulsar los ingresos.
Los ejecutivos financieros y de TI están fuertemente involucrados en la selección e integración de nuevos ERP, pero eso es solo la mitad de la batalla. A menudo, los líderes olvidan el papel que desempeña la gestión del cambio en los ciclos de vida de los ERP.
Los cambios tecnológicos comienzan con cambios en los procesos. La gestión del cambio de ERP es un enfoque estructurado que empodera a los empleados para que adopten los cambios en los procesos y los nuevos sistemas de manera más rápida y eficiente. El resultado es que individuos, equipos y organizaciones pasan del estado actual a su estado futuro deseado y luego utilizan los sistemas ERP actualizados en su trabajo diario.
Propuesta de Valor Unificada de Prosci
Por qué las empresas necesitan Gestión del Cambio en los sistemas ERP
Los ERP son sistemas costosos y complejos arraigados en la infraestructura digital de su organización. Esto significa que su fuerza laboral ha desarrollado hábitos sólidos en torno a sistemas heredados en diversas funciones comerciales. La naturaleza interconectada de los ERP y la alta resistencia al cambio por parte de los empleados crean un entorno donde el progreso es lento y el cambio eficiente es difícil.
Por ejemplo, no contar con suficiente personal para el proyecto es una de las principales razones por las que los costos exceden el presupuesto, lo cual ocurre en el 38.4% de las organizaciones. Esto destaca lo crucial que es gestionar los cambios de manera efectiva. Según el proveedor líder de ERP, Oracle, las empresas enfrentan varios desafíos clave durante la adopción e implementación de los ERP:
Gestión y planificación del proyecto: las implementaciones de ERP involucran múltiples fases, desde el descubrimiento y la planificación hasta las pruebas, implementación y análisis posterior al lanzamiento. Muchas organizaciones subestiman el tiempo y los recursos necesarios para este cambio.
Integración y calidad de los datos: las fuentes de datos duplicadas representan un desafío logístico y administrativo, mientras que la transferencia de datos puede representar hasta un 15% del costo total del ERP.
Desviaciones de costos y plazos: los ERP son conocidos por expandir los presupuestos y retrasar los hitos. Pocas empresas tienen los recursos internos para planificar y dirigir este nivel de cambio organizacional (solo el 49.7% de los proyectos cumplen con sus plazos originales, y la duración promedio del proyecto se extiende a 15.5 meses).
Gestión efectiva del cambio: cambiar a un nuevo software es parte del proceso. Impulsar la adopción y superar la resistencia al cambio entre los principales interesados agrega otra capa de complejidad. Un estudio de Panorama Consulting Group muestra que los ejecutivos que invierten en una metodología de gestión del cambio tienen un 33% más de probabilidades de lograr resultados "buenos" o "excelentes" en su transición que aquellos que no lo hacen.
Todos estos son síntomas de una inversión insuficiente en metodologías probadas de gestión del cambio. Esto destaca un punto importante que los CIO y CFO deben tener en cuenta antes del cambio: construir capacidad de cambio utilizando una metodología específica aumenta significativamente las posibilidades de una implementación exitosa del ERP.
Impacto del uso de una metodología en la efectividad general de la gestión del cambio.
De acuerdo con el proveedor líder de ERP, Oracle, las empresas se enfrentan a una serie de desafíos clave durante la adopción e implementación de los ERP:
- Gestión y planificación del proyecto: las implementaciones de ERP involucran múltiples fases, desde el descubrimiento y la planificación hasta las pruebas, implementación y análisis posterior al lanzamiento. Muchas organizaciones subestiman el tiempo y los recursos necesarios para este cambio.
- Integración y calidad de los datos: Las fuentes duplicadas de datos representan un desafío logístico y administrativo, mientras que la transferencia de datos puede llegar a representar hasta un 15% del costo total del ERP.
- Desviaciones de costos y plazos: Los ERPs son conocidos por expandir los presupuestos y retrasar los hitos. Pocas empresas tienen los recursos internos para planificar y dirigir este nivel de cambio organizacional (solo el 49.7% de los proyectos cumplen con sus plazos originales, y la duración promedio del proyecto se extiende a 15.5 meses).
- La gestión efectiva del cambio: cambiar a un nuevo software es parte del proceso. Impulsar la adopción y superar la resistencia al cambio entre los principales interesados agrega otra capa de complejidad. Un estudio del Grupo de Consultoría Panorama muestra que los ejecutivos que invierten en una metodología de gestión del cambio tienen un 33% más de probabilidades de lograr resultados "buenos" o "excelentes" en su transición que aquellos que no lo hacen.
Todos estos son síntomas de una falta de inversión en metodologías probadas de gestión del cambio. Esto resalta un punto importante que los CIO y CFO deben tener en cuenta antes del cambio: construir capacidad de cambio utilizando una metodología específica incrementa significativamente las posibilidades de una implementación exitosa del ERP.
Impacto del uso de una metodología en la efectividad general de Gestión del Cambio
Conoce a los expertos en ERP de Prosci
Nuestro equipo de asesores e instructores de Prosci ha presenciado el impacto positivo de la gestión del cambio en una variedad de contextos empresariales. Ellos saben cómo la Metodología Prosci ayuda a superar la resistencia, empoderar a los agentes del cambio y promover la adopción de ERP.
La Metodología Prosci: Un Enfoque Holístico para la Gestión del Cambio en ERP
Prosci cuenta con más de dos décadas de experiencia ayudando a organizaciones de diferentes industrias a impulsar cambios exitosos, desde la transformación digital a gran escala hasta la implementación de nuevas iniciativas. Durante ese tiempo, Prosci ha construido un arsenal de herramientas para impulsar el cambio empresarial, culminando en la Metodología Prosci.
La Metodología Prosci es un enfoque estructurado pero flexible para gestionar el lado humano del cambio. Se compone de dos componentes clave que sientan las bases para un cambio exitoso a largo plazo:
- Modelo ADKAR: un modelo que guía a las personas a través de los cinco bloques necesarios para lograr un cambio exitoso: Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Reforzamiento.
- Proceso de 3 fases de Prosci: un marco dinámico para impulsar el cambio a nivel organizacional a través de tres fases clave: Fase 1 - Preparar enfoque, Fase 2 - Gestionar el cambio y Fase 3 - Sostener resultados.
La implementación exitosa de un ERP requiere un compromiso sustancial en toda la organización. Sin embargo, las acciones de los interesados específicos en TI, Finanzas y RRHH son fundamentales. Por eso, necesitas un enfoque holístico para la gestión del cambio en el ERP que conecte lo micro con lo macro.
Cómo Prosci impulsa la adopción de ERP en diferentes contextos empresariales
Prosci colabora con empresas de gran envergadura en diferentes sectores, ayudándolas a navegar con éxito por transiciones complejas. Durante los últimos 30 años, Prosci ha ayudado a empresas, desde grandes multinacionales hasta empresas de servicios públicos críticos. Aquí te mostramos cómo la Metodología de Prosci mejora la adopción de ERP.
Avangrid y su Iniciativa de Gestión del Cambio para sistemas ERP
Avangrid, una empresa de energía y servicios públicos diversificados con 7,000 empleados, se enfrentó al desafío de volverse más ágil para responder a la industria de servicios públicos en constante evolución. Reconociendo la necesidad de la gestión del cambio como una iniciativa estratégica, se asociaron con Prosci para construir una capacidad de gestión del cambio en toda la empresa y apoyar la implementación de su ERP.
Pasos Clave en el Recorrido de Gestión del Cambio de Avangrid:
- Creación de una oficina de gestión del cambio: Avangrid estableció una oficina de gestión del cambio, eligiendo a Prosci por su aplicación práctica y escalabilidad.
- Obtención de la certificación en gestión del cambio: Los miembros del equipo completaron la Certificación en Gestión del Cambio de Prosci, con el objetivo de construir una red de profesionales certificados en gestión del cambio en todas las áreas de negocio.
- Implementando un programa de gestión del cambio: Este programa incluyó una serie de webinarios interactivos diseñados para educar a los empleados sobre los cambios en la empresa.
- Desarrollar una estrategia de gestión del cambio empresarial: Esto implicaba aplicar la gestión del cambio a varios proyectos, incluyendo una implementación global de SAP que afectaba a 4,100 empleados.
- Realización de una auditoría del modelo de madurez: Avangrid utilizó el Modelo de Madurez de Gestión del Cambio de Prosci para evaluar y mejorar su nivel de madurez de Nivel 1 a Nivel 3 en una escala de 5 puntos, con el objetivo a largo plazo de alcanzar el Nivel 5.
- Ampliando la gestión del cambio en toda la organización: El éxito en iniciativas de alto impacto llevó a la empresa matriz de Avangrid a invertir en la Metodología de Prosci, ampliando aún más las capacidades de gestión del cambio.
Avangrid logró avances significativos rápidamente, aplicando con éxito la gestión del cambio a proyectos a gran escala. La implementación de SAP fue un éxito notable, con solo el 10% de los empleados que requirieron capacitación de actualización. La madurez de la organización en la gestión del cambio creció y la demanda de certificaciones en gestión del cambio aumentó, acelerando su camino hacia la competencia en la gestión del cambio empresarial.
El éxito de las iniciativas de gestión del cambio de Avangrid ha solidificado su proceso para aplicar la gestión del cambio a proyectos y ha sentado un precedente para futuros cambios organizacionales. El enfoque en la construcción de capacidades en la gestión del cambio ha posicionado a Avangrid como líder en la gestión efectiva de cambios a nivel empresarial.
Implementación de SAP en una Corporación Alimentaria Multinacional
Una corporación alimentaria multinacional con sede en Estados Unidos se enfrentó al desafío de actualizar su infraestructura de sistemas para respaldar un ambicioso plan de crecimiento. Esto implicaba una nueva implementación de SAP con el objetivo de consolidar seis sistemas heredados en uno solo, agilizar los pagos, reducir errores y proporcionar datos más detallados para tomar mejores decisiones empresariales. El proyecto, que afectaba a 500 usuarios en diferentes departamentos, requería un cambio significativo de mentalidad y se complicó por una adquisición en pleno vuelo.
Pasos Clave en la Implementación de SAP:
- Comenzando con el por qué: El objetivo era mejorar la eficiencia y las capacidades de toma de decisiones a través de un sistema unificado.
- Identificar los procesos afectados: Comprender los procesos afectados por el nuevo sistema SAP fue crucial para la gestión del cambio dirigida.
- Interactuando con los interesados: El líder del cambio se involucró en conversaciones directas con las personas afectadas, especialmente aquellas que mostraban resistencia al nuevo sistema, convirtiéndolas en seguidores y capacitadores.
- Integrando la gestión del cambio y la gestión de proyectos: el equipo de cambio trabajó estrechamente con el equipo de proyecto, garantizando alineación y colaboración efectiva.
- Métricas y medición: Herramientas como el Modelo del Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) y la Auditoría de Mejores Prácticas de Prosci monitorearon la salud del proyecto y el cumplimiento de las mejores prácticas.
- Construyendo una red de agentes del cambio: Una red de 40 agentes del cambio facilitó el proceso de cambio y sirvió como un ciclo de retroalimentación.
La implementación de SAP se lanzó con éxito a tiempo, logrando sus objetivos a pesar de la adquisición en pleno proyecto. El proyecto superó las expectativas al eliminar sistemas heredados, agilizar los procesos de pago y proporcionar datos detallados para una toma de decisiones mejorada. También automatizó y optimizó procesos previamente manuales.
El éxito de esta implementación de SAP sirvió como punto de referencia para proyectos futuros, demostrando el impacto duradero del enfoque de gestión del cambio de Prosci en implementaciones complejas de ERP. El enfoque en el lado humano del cambio fue clave para superar los objetivos del proyecto y establecer un nuevo estándar para las iniciativas de cambio organizacional.
El éxito de Gestión del Cambio en la Corporación de Energía Sunflower Electric
El recorrido de Sunflower Electric con Prosci muestra el poder transformador de una gestión del cambio efectiva. Ante el desafío de implementar un nuevo sistema ERP, Sunflower Electric se asoció con Prosci para navegar por este cambio complejo. La clave de su éxito fue abordar tanto el aspecto técnico como el lado humano del cambio.
Pasos Clave en la Transformación del ERP de Sunflower Electric:
- Comenzando con la razón de ser: Comprender el propósito detrás de la implementación de ERP fue crucial. Para Sunflower Electric, se trataba de mejorar la eficiencia y obtener una mejor visión organizativa.
- Identificación de los procesos afectados: Al identificar qué procesos se vieron afectados por el nuevo sistema ERP, Sunflower Electric pudo centrarse en las áreas que requerían más atención.
- Conectando el cambio con los resultados empresariales: Utilizando las 4 P de Prosci (Proyecto, Propósito, Detalles y Personas), se estableció claramente la conexión entre el proyecto ERP y los beneficios organizativos.
- Evaluación y gestión de riesgos: Evaluar y abordar los riesgos fue esencial, especialmente considerando las experiencias previas de la organización con implementaciones de ERP.
- Involucrando a los interesados: A través de reuniones y encuestas a los interesados, Sunflower Electric involucró a los empleados, creando conciencia y deseo de cambio ERP.
- Integrando la gestión del cambio y la gestión de proyectos: A pesar de unirse al proyecto tarde, la gestión del cambio se integró sin problemas, asegurando la alineación con los objetivos del proyecto.
Los resultados en Sunflower Electric fueron sorprendentes. La estrategia de gestión del cambio generó una mayor conciencia y deseo del nuevo sistema ERP entre los empleados. Las personas afectadas encontraron útiles los materiales de capacitación y el proyecto en general fue considerado un éxito, lo que llevó a una implementación más amplia de la Metodología de Prosci y el Modelo ADKAR en toda la organización.
El éxito en Sunflower Electric no se detuvo con la implementación del ERP. El proyecto sirvió como catalizador para desarrollar capacidades de gestión del cambio holísticas dentro de la organización, demostrando el valor duradero del enfoque de Prosci.
Haz que la implementación de tu ERP sea un éxito con Prosci.
El retorno que recuperas en tu nueva Implementación de ERP depende en gran medida de tu capacidad para navegar con éxito el cambio. Ponte en contacto con Prosci hoy mismo y transforma la capacidad de cambio de tu organización con nuestros servicios de asesoramiento.
