Por qué las organizaciones necesitan estar preparadas para el cambio
Las empresas de hoy en día se encuentran en constante enfrentamiento con nuevos retos, desde avances tecnológicos y cambios en las demandas del mercado hasta modificaciones en la legislación y la competencia global. Estas disrupciones pueden complicar la capacidad de adaptación de los empleados.
Cuando los trabajadores enfrentan dificultades para adaptarse o muestran resistencia ante estos cambios, el progreso y la innovación pueden verse frenados. Nuestro estudio sobre las Mejores Prácticas en la Gestión del Cambio descubrió que la resistencia de los empleados al cambio es uno de los principales obstáculos para el éxito del mismo.
Principales Barreras en la Gestión del Cambio
Para fomentar una predisposición hacia el cambio, es crucial que las empresas desarrollen una cultura que abrace las transformaciones. La clave para incrementar la adaptabilidad de una organización reside en:
- Ofrecer capacitación a los empleados para afrontar nuevos desafíos. Por ejemplo, si tu empresa está implementando un nuevo software, organiza talleres prácticos y tutoriales que faciliten a los empleados el aprendizaje y la familiarización con el nuevo sistema.
- Mantener una comunicación abierta y transparente sobre los cambios. Imaginemos que tu organización está atravesando una reestructuración. Organiza reuniones periódicas para explicar las razones detrás de los cambios, qué pueden esperar y cómo afectará esto a los roles y responsabilidades de los empleados.
- Brinda un liderazgo firme y ejemplar que marque el camino a seguir. Visualiza que tu empresa se está introduciendo en un mercado completamente nuevo. Es imperativo que los líderes compartan de manera clara y motivadora la visión, estrategia y objetivos de esta expansión, demostrando con su propio ejemplo el camino a seguir.
¿Cuál es la Función del Liderazgo en la Preparación para el Cambio?
Relación entre la Efectividad del Patrocinador y el Logro de Objetivos
Los líderes desempeñan el papel de patrocinadores principales durante los procesos de cambio. Aportan credibilidad al proceso de cambio, autorizan recursos, dan el ejemplo demostrando adaptabilidad y una actitud positiva ante los desafíos, y muestran su apoyo a los empleados a lo largo de toda la transición.
El éxito del cambio depende crucialmente de la capacidad de los líderes para participar de manera activa y visible, formar coaliciones de apoyo y comunicarse de manera eficaz.
Sin embargo, los desafíos emergen cuando los líderes se enfrentan a una saturación del cambio, una desconexión en la comprensión de sus roles o una incapacidad para desempeñar sus funciones adecuadamente.
El Modelo Prosci ADKAR® propone una solución, promoviendo un enfoque secuencial para el cambio. La Conciencia, el Deseo, el Conocimiento, la Capacidad y el Refuerzo son fundamentales para alcanzar la preparación para el cambio.
Además, la colaboración con expertos de Prosci permite a directores y líderes senior forjar una cultura organizacional más adaptable mediante:
Fomentando la apertura y disposición hacia el cambio en los empleados mediante ajustes conductuales y culturales
- Destacando el valor e importancia de los cambios positivos
- Reflexionando y aprendiendo de cambios pasados para perfeccionar estrategias futuras
- Asumiendo la responsabilidad de los fracasos y celebrando los éxitos para ser un ejemplo de resiliencia
- Construyendo los cimientos de una organización preparada para el cambio
El enfoque de liderazgo en la gestión del cambio en Bose
Según Bryan Fontaine, ex vicepresidente ejecutivo de Bose, el "patrocinio activo y visible es el principal predictor del éxito en los procesos de cambio". Esta convicción moldeó la estrategia de Bose en la gestión del cambio.
Fontaine puso un gran énfasis en la participación activa del liderazgo y en una comunicación transparente. Comprendía que un liderazgo efectivo implicaba liderar con el ejemplo en las iniciativas de cambio, motivando e inspirando a otros a adoptar nuevas formas de pensar y trabajar.
Bajo su liderazgo, Bose integró la preparación para el cambio en su funcionamiento, reconociendo que cada cambio impacta de manera distinta a cada persona. Los líderes se implicaron personalmente, interactuando directamente tanto con los proyectos como con el personal.
Este cambio se centró en promover una participación auténtica, aprender de errores anteriores y celebrar éxitos, tanto grandes como pequeños.
La metodología de Fontaine, que resaltaba la implicación directa del liderazgo y promovía una comunicación abierta, no se limitaba solo a mejorar la gestión del cambio; se convertía en una pieza fundamental en la mecánica operativa de Bose. Esto demostraba que, cuando los líderes ejemplifican con acciones, toda la organización avanza unida.
Descubre más sobre las enseñanzas de Fontaine en nuestro próximo seminario web.
Formación y Desarrollo de Empleados
El Modelo ADKAR de Prosci
A
Awareness – Of the need for change
D
Desire – To Participate and support the change
K
Knowledge – On how to change
A
Ability – To implement required skills and behaviors
R
Reinforcement – To sustain the change
Para que se produzca un cambio organizacional efectivo, es imprescindible que todo el equipo de trabajo se una en un esfuerzo común, aplicando habilidades que sean efectivas en situaciones reales. Este crucial paso de pasar del Conocimiento a la Habilidad (de K a A) es fundamental.
El conocimiento dota a cada empleado individualmente de la comprensión del qué, por qué y cómo del cambio. Esto establece la base para una verdadera transformación.
Sin embargo, la verdadera vara de medir la preparación para el cambio es la Capacidad: ser capaz de aplicar este conocimiento de manera competente. Sin esta, el conocimiento permanece teórico e inutilizado.
Los programas de formación son cruciales para cerrar la brecha entre el Conocimiento y la Habilidad, proporcionando tanto la teoría como las habilidades prácticas necesarias para el cambio. Estos programas deben incluir ejercicios prácticos tales como simulaciones de roles, análisis de casos de estudio y ejercicios de formación de equipos, complementados con coaching y retroalimentación.
Para superar la distancia entre el Conocimiento y la Habilidad, es imprescindible también contar con:
- Participación directa de entrenadores
- Acceso a expertos en la materia
- Monitoreo del rendimiento
Es fundamental superar obstáculos tales como la escasez de tiempo dedicado al desarrollo de habilidades, el apoyo insuficiente y los hábitos arraigados para fomentar eficazmente la Capacidad.
Cómo Cada Plan Influye Primordialmente en el Modelo ADKAR
| A | D | K | A | R | |
 Sponsor Plan |
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 People Manager Plan |
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 Communications Plan |
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 Training Plan |
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El Plan de Patrocinio ejerce una influencia máxima en la Conciencia, el Deseo y el Refuerzo, mientras que el Plan de los Gestores de Personas afecta a los cinco elementos del modelo ADKAR. El Plan de Comunicaciones incide principalmente en la Conciencia y el Refuerzo. Por su parte, el Plan de Formación está diseñado esencialmente para potenciar el Conocimiento y la Capacidad.
MGIC, un destacado asegurador de hipotecas, comprendió la relevancia de optimizar la gestión del cambio después de la recesión. Bajo el liderazgo de Gina Zielinski y Patti Ulwelling, la organización puso en marcha programas de formación específicos basados en el Modelo ADKAR® de Prosci.
La iniciativa comenzó con el compromiso del liderazgo y se amplió para incluir programas de formación en gestión del cambio de Prosci tanto para gerentes como para profesionales del cambio. El enfoque de la compañía en la aplicación práctica, alentando a los participantes a compartir sus aprendizajes y discutir cómo desarrollar y ajustar planes, cerró la brecha entre el Conocimiento y la Habilidad, dotando a los empleados de las herramientas necesarias para implementar los principios de gestión del cambio de manera efectiva.
Descubre el camino hacia el éxito de MGIC en la gestión del cambio con las metodologías de Prosci al explorar nuestro estudio de caso detallado.
Estrategias Efectivas de Comunicación
Emisores Preferidos de los Mensajes
Las estrategias de comunicación efectiva son un pilar fundamental en la gestión del cambio. Se centran en la compartición oportuna y específica del qué y el porqué detrás de los esfuerzos de cambio.
Más allá de simplemente informar, estas estrategias buscan involucrar activamente a los empleados, integrando las etapas de Concienciación y Refuerzo del Modelo ADKAR, al tiempo que abordan el espectro completo de las necesidades de gestión del cambio, incluyendo el Deseo, el Conocimiento y la Capacidad.
Para que la comunicación logre un impacto real, es imprescindible que:
- Comience desde temprano
- Asegúrese de comunicarse con la frecuencia necesaria para mantener la claridad sin saturar a los empleados
- Emplee diversos medios para alcanzar una amplia difusión y comprensión
Para obtener más información y profundizar en el tema, descarga nuestro Listado de Verificación de Comunicaciones.
Un plan de comunicación exitoso se fundamenta en comprender profundamente a la audiencia, elegir a las personas adecuadas para transmitir mensajes específicos en los momentos óptimos y entrelazar estos esfuerzos con actividades más amplias de gestión del cambio para asegurar transiciones suaves y eficaces.
La comunicación juega un papel vital en la planificación integral de la gestión del cambio y es crucial para sincronizar los objetivos organizacionales con las acciones y percepciones de los empleados.
Administración del Desafío del Cambio
La Gestión del Cambio se Centra en las Personas Afectadas por el Cambio
La gestión de la resistencia implica trabajar de manera proactiva para minimizar la resistencia a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, permitiendo así que las personas y los grupos transiten del estado actual al estado deseado, adoptando el cambio de forma exitosa.
Un desafío frecuente para los profesionales de la gestión del cambio y las empresas que buscan desarrollar una cultura de preparación ante el cambio es discernir el punto de partida o cómo conceptualizarlo. Es crucial establecer una definición compartida y resaltar los comportamientos específicos que se esperan observar en una organización preparada para el cambio.
Los expertos de Prosci brindan asistencia a las organizaciones en este tipo de labores, específicamente:
- Cómo capacitar a los líderes para manejar cambios rápidos de manera independiente
- Cómo transformar la preparación ante el cambio en un comportamiento que fomente una cultura de adaptabilidad
Los desafíos comunes para las empresas que trabajan en construir una preparación ante el cambio incluyen superar los fracasos de cambios anteriores y la saturación de cambio. A menudo, tienen poco control sobre ambos aspectos.
Por ello, es esencial enfocarse en lo que viene. Reconocer los problemas pasados puede ser de gran ayuda para los colaboradores individuales.
Generar confianza es esencial para una organización preparada para el cambio.
La preparación para el cambio se fundamenta en la confianza y las mentalidades. Si estos elementos son deficientes, las personas encararán cada nuevo cambio con escepticismo y resistencia.
La resistencia es una reacción humana natural ante el cambio, originada en el malestar de transitar de un estado conocido y cómodo hacia un futuro incierto. La Metodología Prosci subraya que reconocer y abordar la resistencia no se trata de buscar culpables, sino más bien de comprometerse de manera empática con los empleados para comprender sus objeciones y preocupaciones.
Para manejar la resistencia de manera efectiva, Prosci propone una estrategia proactiva que incluye tácticas como:
- Escuchar y comprender las objeciones de los empleados
- Involucrar a los empleados en la configuración del cambio
- Identificar y abordar las barreras físicas y psicológicas al cambio
- Ofrecer opciones claras y las consecuencias de no adoptar el cambio
- Crear una visión de esperanza y oportunidades a través del cambio
No dejes pasar la oportunidad de asistir a nuestro seminario web para comprender la resistencia a través de ADKAR.
Preparación para el Cambio e Innovación
Fomentar una cultura que acoge y se prepara para el cambio es vital para que las organizaciones estén listas para cambiar e innovar.
El Modelo Prosci ADKAR subraya la transición esencial del Conocimiento a la Habilidad práctica como el eje central para una transformación auténtica. Este cambio es fundamental para fomentar una innovación continua e incorporar la preparación para el cambio en el núcleo de la organización.
Concentrándose en desarrollar la Capacidad, lo que implica práctica, tiempo, entrenamiento y las herramientas adecuadas, los empleados pueden aplicar de manera efectiva nuevas habilidades y comportamientos, garantizando así que los cambios se implementen de manera duradera.
Preparación para el Cambio y la Cultura Organizacional
Para incrementar la preparación ante el cambio, es crucial que las organizaciones desarrollen una cultura que perciba el cambio como una vía hacia el crecimiento y la innovación. Al incorporar actividades de gestión del cambio en el marco cultural de la organización, se facilita la gestión ágil de los cambios actuales y se sientan las bases para afrontar con éxito los desafíos futuros.
La cultura organizacional ejerce una influencia decisiva en la capacidad de una organización para acoger e integrar el cambio. Las culturas exitosas ven el cambio no como una amenaza, sino como una oportunidad para crecer.
Un claro ejemplo de éxito es el Sistema de Salud Académico, que logró superar significativos desafíos de integración en solo dos años mediante la adopción de la Metodología Prosci. Las estrategias clave incluyeron:
- Liderazgo como catalizadores del cambio - Resaltando el papel crucial del liderazgo en la creación de una cultura receptiva al cambio.
- Gestión del cambio estructurada – La implementación de la Metodología Prosci garantizó un enfoque coherente y replicable para superar los desafíos de integración.
- Patrocinio activo e informado – Mantener a los patrocinadores comprometidos y bien informados para alinear las iniciativas de cambio con la cultura organizacional.
- Potenciando a los profesionales del cambio: A través de la certificación del personal en la Metodología Prosci para integrar la gestión del cambio en el tejido mismo de la cultura organizacional.
- Evaluación y corrección de deficiencias – Empleando las Evaluaciones ADKAR para detectar y subsanar las brechas de adopción
Descubra más detalles al leer el estudio de caso completo.
Estrategias para Desarrollar Agilidad ante el Cambio
Colocar un énfasis estratégico en la adaptabilidad es crucial para fomentar una agilidad organizacional. Esto conlleva el desarrollo de una cultura que no solo prevé el cambio sino que también lo incorpora de manera fluida.
Las metodologías Prosci potencian la agilidad mediante:
- Fomentando la colaboración entre organizaciones
- Previendo y preparándose para los cambios
- Implementando prácticas sólidas de gestión de riesgos
Una organización ágil capacita a su equipo para que responda a los cambios de manera proactiva en lugar de reactiva, garantizando así una mínima interrupción y una mejora continua en el rendimiento.
Los enfoques y herramientas de gestión de cambio de Prosci se traducen en la implementación de un proceso estructurado para abordar el cambio en todos los estratos de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados de primera línea.
Esto abarca:
- Cultivando una mentalidad preparada para el cambio en los líderes
- Creación de una Oficina de Gestión del Cambio (OGC) para supervisar y coordinar las iniciativas de cambio
- Creando una red de defensores del cambio en toda la empresa
La formación y el desarrollo ocupan un lugar primordial para garantizar que todos los miembros de la organización comprendan su papel en el proceso de cambio y estén dotados de las herramientas necesarias para triunfar.
Atributos de Agilidad de Prosci
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We anticipate and plan for changes |
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We are fast at decision making |
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We effectively prioritize and manage our change portfolio |
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We effectively initiate change efforts |
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We have enhanced risk management practices |
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We have human capital strategies supporting agility |
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We rapidly develop and deploy new capabilities |
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We encourage cross-organizational collaboration |
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We have reduced silos |
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We have an embedded CM capability |
Una colaboración exitosa entre una empresa municipal de servicios públicos y Prosci revela estas estrategias en acción. Al adoptar la Metodología y herramientas de Prosci, la empresa municipal consolidó su base para la agilidad.
La empresa de servicios públicos descubrió que los datos fragmentados y los sistemas dispares afectaban la experiencia de clientes y empleados. Los Asesores de Prosci diseñaron un sistema operativo personalizado que brindó apoyo y implementación de proyectos, capacidades de gestión del cambio y su madurez, trabajo estándar de gestión del cambio y gestión del portafolio de cambios.
Lea el estudio de caso completo aquí.
Supervisión y Evaluación del Impacto del Cambio
Relación entre la Medición del Desempeño y la Superación de Objetivos
Es fundamental supervisar el impacto del cambio para comprender la eficacia con la que se está implementando una iniciativa de cambio y el valor que esta aporta a su organización.
Prosci sugiere un enfoque estructurado que se centra en:
- Estableciendo el éxito del proyecto
- Armonización con indicadores clave de rendimiento (KPIs)
- Monitoreo constante del avance
Esto implica involucrar a las partes interesadas desde el principio para definir los factores claves de éxito y las métricas que indicarán el éxito del proyecto y los beneficios para la organización. Específicamente, la medición en tres niveles: rendimiento de la gestión del cambio, rendimiento individual y rendimiento organizacional, ofrece una visión integral.
Al cuantificar la porción del ROI que depende directamente de las personas, los profesionales pueden elucidar el valor que la gestión del cambio aporta en apoyo a la transformación organizacional.
La Metodología Prosci: Una Estrategia Estructurada para la Preparación ante el Cambio
La Metodología de Prosci
Con más de veinte años de investigación y experiencia práctica en la gestión del cambio, Prosci ha desarrollado una metodología sólida para respaldar la preparación al cambio tanto organizacional como individual. La Metodología Prosci se fundamenta en dos modelos esenciales y un proceso robusto:
- Modelo del Triángulo de Cambio de Prosci (PCT) - Este modelo asegura que se atiendan cuatro aspectos críticos del cambio organizacional: éxito, gestión de proyectos, gestión del cambio y patrocinio. El modelo establece los objetivos de la iniciativa de cambio y fomenta un enfoque colaborativo entre la gestión de proyectos y la gestión del cambio, al tiempo que subraya la importancia del liderazgo y del patrocinio.
- Proceso de 3 Fases de Prosci – Este enfoque tridimensional faculta a las organizaciones para preparar, dotar y respaldar a las personas de manera extensiva a lo largo de un cambio. Se caracteriza por ser un proceso adaptable, reiterable y adecuado para una amplia variedad de iniciativas de cambio organizacional.
- Modelo ADKAR: Entendiendo que las organizaciones se transforman persona por persona, el modelo ADKAR ofrece una estructura definida para el cambio a nivel individual, centrándose en la Conciencia, el Deseo, el Conocimiento, la Capacidad y el Refuerzo.
Estos marcos y modelos brindan a las organizaciones el apoyo necesario para implementar con éxito cambios de gran escala, proporcionando una hoja de ruta clara y pasos concretos a seguir. Facilitan la identificación y resolución de posibles obstáculos, aseguran la alineación de todos los implicados y permiten monitorear el avance de manera efectiva.
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