Integrar gestão de projetos e gestão de mudanças desde o início de uma iniciativa cria um objetivo compartilhado, permite uma abordagem mais proativa, melhora o sequenciamento e o alinhamento, suporta a troca de informações e muito mais. Mas, para estabelecer projetos de sucesso, devemos integrar completamente essas disciplinas complementares – não apenas os processos ou comunicações. Aqui está uma visão geral das cinco principais dimensões a serem integradas. 

VISÃO GERAL DAS 5 DIMENSÕES DA INTEGRAÇÃO 

Ao integrar gestão de mudanças e gestão de projetos, cinco áreas ou dimensões devem ser abordadas: pessoas, processos, ferramentas, metodologias e resultados. 

Pessoas 

Essa dimensão de integração aborda quem em sua organização executa papéis de gestão de mudanças e gestão de projetos em seus projetos e iniciativas. Também inclui a estrutura da equipe ou o modelo de governança que define o relacionamento entre esses papéis. 

Existem várias estruturas de equipes de gestão de mudanças. A abordagem mais comum é ter um praticante de gestão de mudanças dedicado na equipe do projeto. Algumas organizações têm um escritório de gestão de mudanças (CMO – Change Management Office) externo com recursos que apoiam a equipe do projeto. Algumas organizações incluem recursos de gestão de mudanças na equipe do projeto, além de trabalhar com recursos externos. E, em alguns casos, a equipe do projeto e a equipe de gestão de mudanças são a mesma pessoa ou pessoas. 

Processos 

Esta área envolve determinar como as fases, estágios e atividades de gestão de projetos e gestão de mudanças se unem durante o ciclo de vida do projeto. A integração da dimensão de processos permite que essas disciplinas complementares compartilhem informações com mais eficiência, sequenciem o trabalho e alinhem o tempo e os resultados desejados em datas marcos do projeto. 

Você pode otimizar a integração de processos iniciando as atividades de gestão de mudanças no início do ciclo de vida do projeto, idealmente na fase de iniciação do projeto. Quanto mais cedo a gestão de mudanças for iniciada, mais eficaz será a troca de informações, o sequenciamento do trabalho e o alinhamento das datas marcos do projeto. 

Ferramentas 

Nesta área, focamos na identificação de oportunidades para integrar ferramentas específicas e as entregas associadas criadas pelas disciplinas de gestão de mudanças e gestão de projetos. Por exemplo, planos de comunicação e avaliações de risco são ferramentas comumente usadas por ambas as disciplinas. Os participantes da pesquisa da Prosci disseram que integraram o plano de comunicação, o plano do projeto, o plano de treinamento e o cronograma em pelo menos 78% do tempo. A integração de ferramentas comumente usadas cria oportunidades de colaboração entre as disciplinas, reduz a duplicação de esforços e promove um entendimento comum. 

Metodologias 

Enquanto a integração ao longo das dimensões de pessoas, processos e ferramentas descritas acima ocorre no nível do projeto, a integração das metodologias ocorre no nível organizacional. Essa dimensão envolve a criação de uma abordagem padrão para a entrega do projeto, combinando habilmente as metodologias de gestão de projetos e gestão de mudanças da organização. 

Para começar a integrar essa dimensão, sua organização deve escolher uma única metodologia de gestão de mudanças. Isso permite que todos, desde líderes executivos e gestores até equipes de projeto e colaboradores da linha de frente, usem os mesmos termos e “falem a mesma linguagem” durante importantes mudanças organizacionais. 

Resultados 

Gestão de projetos e gestão de mudanças são disciplinas complementares. Ambos melhoram o desempenho da organização, ajudando-a a realizar os benefícios de fazer uma mudança. Essa dimensão se concentra em estabelecer uma definição compartilhada de sucesso: os resultados e os benefícios de uma mudança específica e como cada disciplina contribui para a obtenção desses resultados e benefícios. 

De muitas maneiras, a integração começa aqui – porque integrar nossa definição de sucesso para o projeto ou iniciativa define a direção para o que estamos tentando alcançar e une as equipes desde o início. 

ALCANÇANDO MAIOR SUCESSO DO PROJETO 

A metodologia e as ferramentas de gestão de mudanças da Prosci oferecem uma abordagem padrão e orientada a processos para alcançar e influenciar os colaboradores impactados antes, durante e depois do projeto. E as pesquisas mostram que a gestão de mudanças eficaz aumenta a probabilidade de permanecer dentro do cronograma e do orçamento, ao mesmo tempo em que aumenta as chances de resultados bem-sucedidos de seus projetos e iniciativas.