10 aspectos para considerar ao planejar locais de trabalho híbridos

Depois de mais de um ano de trabalho remoto, muitas organizações estão planejando as mudanças do retorno ao local de trabalho – mas a maioria não está retornando ao trabalho como o conheciam antes da pandemia. Na verdade, as organizações inteligentes estão aproveitando essa única oportunidade para repensar e otimizar esse assunto. 

Gerenciando a mudança para locais de trabalho híbridos 

Agora é hora de os profissionais de Gestão de Mudanças planejarem as mudanças do retorno ao local de trabalho. A chave é identificar qual setor precisará retornar ao escritório, quem deve retornar e em que qualidade. Quais os aspectos sua organização precisará mudar para adaptar o seu local de trabalho do futuro? O que é mais importante e o que não é? 

 A aplicação de uma estrutura de Ação Adaptável pode agilizar sua tomada de decisão. Quebrando decisões perguntando “O que?” “O que agora?” e “E daí?” permite que você se concentre e planeje com eficácia, mesmo com informações limitadas. A abordagem é direta. Primeiro, você precisa anotar o que está observando, para então tirar suas conclusões e em seguida executar ações que abordam as implicações. 

Aqui estão 10 áreas para pensar quando estiver desenvolvendo planos de retorno ao local de trabalho: 

1. Requisitos do espaço 

O que? Identifique os espaços necessário para o retorno do trabalho ao local físico. Isso inclui estratégias de configuração do espaço, gerenciar instalações, reinventar os imóveis, reformas, hospedagem, ergonomia de home office, distanciamento social e outros protocolos de segurança. 

E daí? Depois de decidir, você precisa alinhar ao redor das áreas. Você pode ter um escritório? Você usaria temporariamente hotelaria ou espaços compartilhados? Não subestime como as pessoas sentem sobre o seu espaço de trabalho pessoal. Elas têm fortes reações emocionais quando não possuem um espaço próprio, quando não têm lugar para colocar suas fotos ou quando não têm sua própria cesta de lixo. Essas reações levam à resistência. 

O que agora? Estabeleça onde eles estão na jornada ADKAR. Antecipe a resistência e ajude a superar suas próprias barreiras. Pense sobre como você criará políticas e protocolos. Como você possibilitará a mudança e ajudará as pessoas a obter uma nova maneira de trabalhar.

2. Envolvimento dos colaboradores 

O que? Isso requer gerenciar ativamente o envolvimento dos colaboradores, encontrar maneiras de se conectar, formar equipes por meio da tecnologia e facilitação virtual. 

E daí? Todos nós sentimos falta das interações diárias ao redor do cafezinho – Aquelas conversas informais que nos possibilita construir relacionamentos organicamente. Nós devemos ser muito intencionais ao criar maneiras de nos envolver com aqueles que estão no virtual e em ambientes de trabalho híbridos. 

O que agora? Crie políticas específicas para construir equipes, conectar-se online antes das reuniões, criar encontros virtuais e dedicar tempo para construir relacionamentos e conexões. 

3. Gestão das expectativas 

O que? Devemos ter expectativas claras sobre as horas de trabalho, disponibilidade, limites, políticas de trabalho flexíveis, mensuração de resultados e definição de metas. 

E daí? Isso é fundamental para ajudar pessoas a comprar a abordagem escolhida agora e então planejar que a resistência retorne mais tarde. O desejo no primeiro dia não é o mesmo que desejar do dia 14 em diante, uma vez que a empolgação passa e as pessoas começam a pensar “Uau. Eu realmente gostaria de estar em casa no Zoom com meus chinelos e eu odeio ficar parado no trânsito”. Como líderes de mudanças, nós devemos relembrar que o Prosci ADKARâ Model é dinâmico e nós vamos precisar revisitar o Desejo. 

O que agora? Comunique as opções, limites e abordagens para gerenciar as expectativas sobre as mudanças de retorno ao local de trabalho. Planejar a resistência antecipadamente, manter os canais de comunicação abertas e responder aos problemas será crítico. 

4. Comunicações Híbridas 

O que? Isso inclui as estratégias para uma força de trabalho remota ou híbrida, comunicações criativas, vários canais virtuais, protocolo na tela e as expectativas ao redor das comunicações. 

E daí? Cada organização agora entende o que pode e o que não pode fazer bem remotamente. Como isso se aplica aos locais de trabalho híbridos que estamos criando? 

O que agora? Inclua exemplos que são muito intencionais nas comunicações, nos múltiplos canais, tal como e-mail, chat, Microsoft Teams, Zoom e Slack… Isso significa entender a “fadiga da tela”, desenvolver protocolos nas telas e ser criativo – talvez criando atualizações de vídeos para suas equipes todas as sextas-feiras. Também é importante ajudar as equipes a gerenciar os limites ao redor das comunicações, porque estar em casa significa que o dia de trabalho pode continuar à noite e nos fins de semana, causando Burnout. 

5. Protegendo a cultura 

O que? Isso envolve o suportar e proteger a cultura, construindo uma nova, remotamente conectada, desenvolvendo novas mentalidade e atitudes e construindo confiança. 

E daí? Pense sobre sua cultura, quem você é como organização e onde seus problemas estão. Se você tem uma cultura colaborativa e confiante que constrói relacionamentos, ainda pode fazer isso no ambiente virtual ou híbrido. Se estiver isolado ou sem confiança, o trabalho remoto agravará isso. 

O que agora? Líderes configuram o tom, portanto, eles devem ter o modelo de comportamento que as pessoas desejam ver. Como eles irão continuar a viver os valores da organização nos locais de trabalho remotos e híbridos? 

6. Requisitos tecnológicos 

O que? Isso inclui necessidades de tecnologia para os locais de trabalho virtual, presencial ou híbrido, incluindo suporte home office, segurança da tecnologia da informação e internet banda larga. 

E daí? Ter uma tecnologia flexível é um facilitador crítico para algumas organizações e uma barreira debilitante para outras. O que ela é para sua organização? Pense em quais tecnologias você precisa para fazer o seu trabalho, quais sistemas devem ser aprimorados e o que seus colaboradores precisam para serem produtivos. 

O que agora? O planejamento cuidadoso e o suporte à sua equipe garantirão que eles tenham as ferramentas certas, saibam como usá-las tanto no escritório quanto em casa, conforme necessário. Não há nada mais frustrante do que tentar fazer o seu trabalho quando você não tem as ferramentas para fazer isso. 

7. Gerenciar espaços compartilhados 

O que? Isso envolve gerenciar o máximo da capacidade por metro quadrado e os espaços compartilhados conforme necessário. 

E daí? Devemos pensar sobre o espaço disponível e o número de pessoas permitidas dentro da sala. Políticas e procedimentos para reservar salas de conferência e escritórios abertos também serão necessários para prevenir comportamentos indesejados. Você também precisará gerenciar a resistência às novas políticas de locais de trabalho híbridos. 

O que agora? De quais políticas e procedimentos você precisa para não exceder o máximo da capacidade? Como você evitará que as pessoas fiquem sentadas nas salas de conferências o dia todo? Como você comunicará os novos requisitos e superará as objeções? 

8. Envolvimentos híbridos 

O que? Algumas pessoas comparecerão nas reuniões presencialmente enquanto outras comparecerão online.

E daí? Se alguém está remoto, você precisará gerenciar toda a reunião como remoto. 

O que agora? A tecnologia híbrida exclusiva deve eliminar a divisão entre as pessoas e as telas para garantir que as pessoas permaneçam envolvidas mesmo que remotamente. Como você poderá conciliar isso? 

9. Abordagens de recrutamento e contratação 

O que? Recrutamento para oportunidades remotas.

E daí? O recrutamento remoto oferece maior acessos para encontrar talentos, mas o processo requer contratação e integrações virtuais. 

O que agora? Isso não é apenas sobre entrevistas online. Você deve ser mais intencional quanto à chegada dos novos colaboradores e ajudá-los a se conectarem com a organização, mesmo quando eles não estão fisicamente presentes. Como você pode viabilizar essa conexão e competência?

10. Facilitar treinamentos 

O que? Repense os treinamentos, métodos de aprendizagem e entregas. 

E daí? Trabalhar em um ambiente híbrido significa treinamento online, presencial e ambos simultaneamente. Cada abordagem requer um conjunto de habilidades diferente. 

O que agora? As pessoas precisarão saber como facilitarão o treinamento virtual e presencial com múltiplas telas e diferentes tipos de softwares. Como você planejará isso? Quais habilidades e suporte eles precisarão? O que é necessário para ter certeza de que eles terão sucesso? 

Planejando o retorno ao local de trabalho 

Retornar ao local de trabalho significará algo diferente para cada organização. Quer você esteja voltando ao presencial, permanecendo completamente no virtual ou adotando uma versão híbrida, você precisará ser intencional no planejamento. O mais importante é não subestimar que essa é uma grande mudança para as pessoas depois de um ano ou mais trabalhando em casa. Essa não é qualquer mudança. É uma rara oportunidade de alcançar maior produtividade, acessar talentos globais, reduzir o desperdício e oferecer equilíbrio entre a vida profissional e pessoal para seus valiosos colaboradores.