A função e importância do patrocinador principal

Os executivos e líderes seniores desempenham um papel essencial como principais patrocinadores da mudança. Eles dão credibilidade à mudança, autorizam o financiamento e os recursos e realizam atividades importantes voltadas para os colaboradores. As pessoas na organização esperam que esses indivíduos no topo demonstrem por que a mudança é necessária e realizem outras atividades essenciais como só eles podem fazer.

Papel do patrocinador principal na mudança

Um patrocinador primário é o líder que autoriza a mudança em uma organização e é o responsável final por garantir que a mudança alcance os benefícios pretendidos. O nível de patrocínio necessário depende do nível de risco da mudança. Uma iniciativa de alto risco exige um executivo ou diretor sênior da organização como patrocinador principal. Uma iniciativa de menor risco pode exigir um gerente sênior ou de nível médio.

Dependendo do escopo e da complexidade da mudança, um patrocinador principal pode recrutar outros patrocinadores para ajudar a proliferar e promover o lado pessoal da mudança em áreas específicas da organização, conforme necessário. Esse patrocinador pode ser qualquer líder de negócios, executivo ou gerente de nível médio cujo envolvimento seja necessário para garantir os resultados desejados da mudança.

Em vez de assumir a liderança durante a mudança, o patrocinador principal e outros patrocinadores executam suas funções exclusivas como parte de um esforço coordenado com o profissional da mudança, o gerente de projeto e os gerentes de pessoas. O profissional de mudanças é como o diretor de uma peça, conduzindo a estratégia de gestão de mudanças nos bastidores e permitindo que outros desempenhem suas funções voltadas para os colaboradores no palco da mudança.

Papéis essenciais da Prosci na Gestão de mudanças

Capacitar os patrocinadores envolve preparar, equipar e apoiar o líder apropriado para que ele cumpra suas responsabilidades essenciais - o que a Prosci chama de ABC do patrocínio. Um patrocinador principal que tenha sido bem equipado pode articular claramente a função em uma linguagem simples:  

"Eu, o principal patrocinador dessa mudança, contribuo para o sucesso dos resultados da mudança (por meio da adoção e do uso) participando ativa e visivelmente de todo o projeto, criando coalizões de patrocínio e comunicando o apoio e promovendo a mudança."

 

O ABCs do Patrocínio

Os ABCs do patrocínio da Prosci surgiram a partir de mais de duas décadas de pesquisas de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, nas quais os participantes identificaram as funções mais importantes dos patrocinadores executivos em tempos de mudança. Os ABCs do patrocínio eficaz são:

A) Participação ativa e visível em todo o projeto

A função de participação ativa e visível do patrocinador principal foi citada na pesquisa com mais frequência do que qualquer outra atividade do patrocinador. Os participantes do estudo identificaram uma lista de atividades que constituíam um patrocínio ativo e visível - desde defender a mudança e alocar o financiamento necessário até participar das atividades de mudança e apoiar a equipe.

Os patrocinadores não podem desaparecer depois de participarem da reunião inicial de um projeto. Sua presença constante é necessária para criar e manter o ímpeto de uma mudança.

B) Criar uma coalizão de patrocínio

Os participantes expressaram a necessidade de o patrocinador principal assumir a liderança na criação e manutenção de um grupo forte de patrocinadores - ou coalizão de patrocinadores - para ajudar a apoiar a mudança. O patrocinador principal deve mobilizar outros líderes empresariais importantes e partes interessadas, para que possam defender a mudança e legitimá-la em sua parte da organização. Uma coalizão saudável de patrocinadores é especialmente importante para mudanças que se estendem por várias funções dentro da organização.

C) Comunicar, apoiar e promover a mudança para os grupos afetados

As pessoas afetadas pela mudança querem saber por que ela é importante por meio de um líder no topo de sua organização. Os líderes seniores são os emissores preferenciais de mensagens sobre os motivos comerciais para a mudança, bem como sobre os riscos ou custos de não mudar. Um patrocinador primário eficaz legitima a necessidade de mudança dentro da organização e define a priorização da mudança por meio do envolvimento direto com os colaboradores afetados.

Pesquisa Prosci sobre a eficácia do patrocinador

Embora os ABCs do patrocínio sejam essenciais para o sucesso de qualquer iniciativa de mudança, na realidade, muitos executivos e líderes seniores não estão desempenhando essas funções com eficácia.

Os números abaixo revelam como os participantes relataram a eficácia de seus patrocinadores nas três funções discutidas acima. A função com a qual os patrocinadores mais tiveram dificuldades foi a formação de uma coalizão de patrocinadores.

O patrocinador participou de forma ativa e visível

O patrocinador se comunicava diretamente com os colaboradores

O patrocinador criou uma coalizão de patrocínio

A importância dos patrocinadores durante a mudança

As pesquisas da Prosci demonstram que os patrocinadores são tão importantes para os esforços de mudança que podem fazer com que um projeto ou uma iniciativa seja um sucesso ou um fracasso. A compreensão dessa pesquisa pode ajudar os profissionais a comunicar claramente essa importância aos líderes, bem como o que é necessário para ter sucesso e como evitar erros dispendiosos.

Quando se trata de mudanças, os principais patrocinadores são:

Um dos principais contribuintes para o sucesso

Quando solicitados a identificar os principais contribuintes para o sucesso de suas iniciativas de mudança, os participantes da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças - 11a Edição colocaram o patrocínio ativo e visível no topo da lista. O patrocínio tem sido o número um na lista dos principais contribuintes em todos os relatórios de benchmarking da Prosci desde 1998. Embora muita coisa tenha mudado na disciplina de gestão de mudanças nas últimas duas décadas, a importância do papel do patrocinador principal na mudança permaneceu constante.

O maior obstáculo para o sucesso

Quando solicitados a identificar o maior obstáculo ao sucesso, os participantes do mesmo estudo identificaram a falta de apoio executivo e de patrocínio ativo como o principal obstáculo ao sucesso. Os patrocinadores primários ineficazes não entendiam seu papel na mudança, os recursos necessários ou o objetivo da mudança. Eles eram inativos ou invisíveis, não estavam no nível certo, não se alinhavam com outros líderes em torno da mudança e hesitavam em seu apoio. O patrocínio ineficaz resultou em mais resistência e em um progresso mais lento na obtenção dos resultados desejados pela organização.

Uma influência fundamental para começar cedo

O envolvimento da liderança sênior e a experiência anterior com a gestão de mudanças são os principais fatores que contribuem para iniciar a gestão de mudanças no início dos projetos. E a pesquisa da Prosci mostra que iniciar as atividades de gestão de mudanças no início do ciclo de vida de um projeto tem um impacto positivo significativo nos resultados.

Remetentes preferenciais de comunicações de mudança

Os colaboradores têm seus remetentes preferidos de mensagens sobre mudanças. Eles querem ouvir sobre a mudança de duas pessoas na organização: a pessoa a quem se reportam e um líder no topo da organização.

Além de ter um impacto significativo no sucesso das iniciativas de mudança em um nível macro, os patrocinadores principais desempenham um papel-chave específico no apoio à aplicação da gestão de mudanças e na comunicação direta com os colaboradores sobre o motivo pelo qual uma mudança é necessária.

Frequentemente desinformados sobre sua função

Os participantes da pesquisa disseram que seus executivos e líderes seniores estavam, em geral, dispostos a ser patrocinadores da mudança, mas muitos não entendiam completamente o que isso significava. A figura abaixo mostra até que ponto os líderes entendiam seu papel e suas responsabilidades como patrocinadores da mudança. Mais de 50% dos participantes relataram que seus patrocinadores não tinham um entendimento adequado do papel de um patrocinador.

Essencial para que os projetos atinjam os objetivos

A pesquisa da Prosci mostra consistentemente que a eficácia do patrocinador é fundamental para o sucesso do projeto. Os participantes da pesquisa mais recente relataram que a eficácia do patrocinador teve um impacto direto sobre o cumprimento dos objetivos do projeto. De fato, os projetos com um patrocinador extremamente eficaz atingiram ou excederam os objetivos mais de duas vezes do que aqueles com um patrocinador muito ineficaz.

Correlação entre a eficácia do patrocinador e o cumprimento ou superação dos objetivos

Profissionais de mudança como parceiros capacitadores

Os patrocinadores têm um papel fundamental a desempenhar na mudança, mas as informações por si só não os tornarão bem-sucedidos. Para ajudar os patrocinadores a cumprir os ABCs do patrocínio, os profissionais de gestão de mudanças devem desempenhar um papel facilitador. Isso inclui esclarecer o papel do patrocinador, compartilhar pesquisas e dados de apoio, oferecer orientação e incentivo e ajudar com responsabilidades táticas para preparar o patrocinador para o sucesso. Ao facilitar as atividades específicas de patrocínio e as etapas de ação, os profissionais de mudança se tornam parceiros vitais na condução de resultados de mudança bem-sucedidos.