A Gestão de Mudanças começa com você

Dizer que a Gestão de Mudanças exige Gestão de Mudanças pode parecer excessivamente simplista, especialmente para um profissional experiente. No entanto, obstáculos e possíveis falhas aguardam os profissionais que se esquecem de aplicar a Gestão de Mudanças a seus próprios esforços.

Em alguns casos, esses esforços de Gestão de Mudanças receberão um “aceno de cabeça”, mas nenhuma ação significativa. Em outros casos, seu trabalho pode simplesmente ocorrer na margem e não ter impacto no projeto ou iniciativa que você está apoiando. O sucesso da Gestão de Mudanças em sua organização dependerá de como você gerencia o lado humano da mudança.

Erros da Gestão de Mudanças

Você provavelmente conhece o ditado popular que diz: “Os filhos do sapateiro não têm sapatos”, usada quando se quer dizer que uma pessoa hábil em algo, não usa essa habilidade a seu favor.

Inúmeros profissionais de Gestão de Mudanças caíram nessa armadilha. É mais fácil do que você imagina, mergulhar de cabeça em uma bela solução de Gestão de Mudanças e cometer os erros que você está ajudando outras pessoas a evitar. Veja este cenário: Como profissional de Gestão de Mudanças, você obrigaria as equipes de projeto a desenvolver uma nova tecnologia e simplesmente apresentaria aos colaboradores. Você os ajudaria a entender a importância de apresentar argumentos convincentes sobre porque a mudança é necessária, os riscos de não mudar e o que não está funcionando hoje. Diria à equipe o quanto é importante ter patrocinadores ativos e visíveis que demonstrem seu compromisso. Você os ajudaria a fornecer o treinamento certo no momento certo no ciclo de vida do projeto. E você explicaria claramente os riscos de simplesmente “soltar” uma solução aos colaboradores.

Ao refletir sobre suas próprias práticas de mudança, você poderá cometer todos os erros acima, mesmo conhecendo a Gestão de mudanças como sua solução: Não compartilhar porque é importante, não argumentar convincentemente sobre o risco de não aplicar a Gestão de Mudanças e porque precisam dela agora, não garantir o patrocínio adequado para a Gestão de Mudanças e enviar as pessoas impactadas pela mudança para um treinamento sem o contexto apropriado. O resultado disso é você, como profissional da Gestão de Mudanças, falhar ao gerenciar as mudanças individuais que seus colegas de trabalho estão experimentando quando você solicita que estes apliquem a Gestão de Mudanças no seu dia a dia.

Os profissionais de Gestão de Mudanças precisam aplicar o que sabem sobre Gestão de Mudanças à tarefa de levar outros a adotarem a Gestão de Mudanças – e evitar deixar a “casa do ferreiro com espetos de pau”.

Mudanças necessárias para o sucesso da mudança

Aqui estão algumas mudanças que você precisa que os colaboradores da sua organização façam para que a Gestão de Mudanças seja bem-sucedida em um projeto:

• Os executivos devem se tornar grandes patrocinadores da mudança, além de assinar um cheque e um estatuto. Eles devem ser participantes ativos e visíveis.
• A liderança intermediária deve efetivamente treinar seus líderes diretos, além de anunciar uma mudança, advogando a mudança e, em seguida, apoiando as pessoas através de seus próprios processos de mudança.
• Os líderes do projeto devem dedicar ou trazer recursos para gerenciar o lado humano da mudança e integrar as atividades de Gestão de Mudanças no ciclo de vida do projeto.
• A equipe de projeto deve traduzir suas soluções na mudança individual necessária para colaboradores específicos que são impactados pelo projeto ou iniciativa;
• Os patrocinadores do projeto devem solicitar ou exigir a Gestão de Mudanças nas iniciativas que financiam.

Cada uma dessas necessidades é uma mudança específica na maneira como um indivíduo faz seu trabalho. É como pedir a um colaborador da linha de frente que siga um novo processo, use uma nova ferramenta ou siga novos protocolos. Quando você pede a outras pessoas da organização que apliquem a Gestão de Mudanças, geralmente pede que elas mudem a maneira como elas desenvolveram suas tarefas no passado. A gestão dessas transições pessoais é fundamental para o significado de “Gestão de Mudanças”.

Aplicando o ADKAR® MODEL na implantação da Gestão de Mudanças

O Prosci ADKAR® MODEL descreve os cinco elementos de uma mudança bem-sucedida:

Para iniciar o processo de mudança, um indivíduo precisa primeiro entender por que a mudança é necessária (Consciência). Após uma resposta ao motivo, um indivíduo deve fazer a escolha pessoal para participar (Desejo). Depois que essa decisão é tomada, a pessoa precisa de Conhecimento de como mudar e da Habilidade de implementá-la. Finalmente, o Reforço evita que o indivíduo retorne às velhas formas de fazer as coisas. Este modelo se aplica a mudanças em casa, na comunidade e no trabalho. Descreve os cinco resultados que, juntos, resultam em mudanças bem-sucedidas e duradouras.

Agora, pense em aplicar os mesmos cinco elementos à mudança de “implementar a Gestão de Mudanças”

• Consciência da necessidade de Gestão de Mudanças;
• Desejo de apoiar a Gestão de Mudanças;
• Conhecimento de como aplicar a Gestão de Mudanças;
• Habilidade para demonstrar competências e comportamentos na Gestão de Mudanças;
• Reforço para sustentar a implementação da Gestão de Mudanças

Análise e ações do ADKAR MODEL

Quando você “aplica a Gestão de Mudanças” como uma mudança que deve ser gerenciada, trata a Gestão de Mudanças de uma nova maneira. Para começar, tente as ações abaixo:

Construir Consciência e Desejo

Ajude as pessoas a conectar a Gestão de Mudanças ao que elas se preocupam:

• Conecte diretamente a gestão eficaz da mudança individual a um melhor desempenho financeiro e estratégico;
• Mostre que o sucesso da mudança organizacional está diretamente relacionado ao sucesso da mudança individual;
• Forneça dados demonstrando que a Gestão de Mudanças eficaz aumenta drasticamente a probabilidade de cumprimento dos objetivos, finalização dentro do prazo e finalização do orçamento;
• Documente os custos e riscos desnecessários resultantes da falta da Gestão de Mudanças eficaz para o lado humano da mudança;
• Declare aos executivos que a realização do ROI que eles esperam nos projetos que estão financiando exige Gestão de Mudanças eficaz e seu papel como patrocinador é fundamental.

Crie Conhecimento e Habilidade

Ajude as pessoas a entender seus papéis:

• Explique os papéis de cada pessoa impactada com a mudança, bem como suas responsabilidades e articule claramente o que elas precisam fazer;
• Compartilhe os maiores erros que os patrocinadores cometem, destacando o que eles devem evitar e os riscos;
• Aproveite para consultar a Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças;
• Use exemplos de patrocínio bons e ruins.

Desenvolver a Habilidade e Reforço

Ajude as pessoas a cumprir suas funções:

• Crie um Sponsor Roadmap roteiro de patrocinador para eles (um dos cinco planos na fase 2 da metodologia  3-PHASE PROCESS® da Prosci);
• Faça o trabalho braçal para eles:
  • Crie apresentações;
  • Crie mensagens-chave;
  • Rascunhe conteúdos de e-mails;
  • Prepare suas agendas.
• Forneça treinamento;
• Dê-lhes reconhecimento;
• Torne o processo mais fácil possível, para que eles sejam o rosto e a voz da mudança;

Em seguida, crie uma lista com os elementos acima para cada público-alvo exclusivo para a Gestão de Mudanças, incluindo:

• Líderes do projeto;
• Gerentes de projeto;
• Equipe do projeto;
• Executivos;
• Líderes intermediários;
• Técnicos da solução;
• Especialistas em comunicação;
• Especialistas em treinamento;
• Especialistas em aprendizado e desenvolvimento.

Cada grupo fará uma mudança quando começar a adotar e aplicar a Gestão de Mudanças. Como você criará Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço para “aplicar a Gestão de Mudanças”?

Dê aos ferreiros o que eles precisam

Os profissionais de mudança devem preparar o terreno para o sucesso, que começa com a implantação da Gestão de Mudanças como sua própria mudança. Identifique as mudanças que você precisa que ocorra, incluindo quem precisa mudar, o que elas precisam fazer e como as novas maneiras serão diferentes. Forneça um argumento convincente para o valor que a Gestão de Mudanças tem a oferecer. Articule claramente o que precisa ser feito. Forneça o treinamento, as habilidades e as ferramentas necessárias para ajudar as pessoas impactadas, para que essa mudança seja bem-sucedida. E, finalmente, reconheça o trabalho dos indivíduos, comemorando os impactos que eles causam no projeto e na organização quando eles aplicam a Gestão de Mudanças.