A Gestão de Mudanças por Público

Como você deve começar a ter a conversa sobre “o que é Gestão de Mudanças”? E como a pessoa com quem você está conversando impacta na sua maneira de ter a conversa? Veja abaixo algumas dicas para fazer com que seu público compre a ideia e dê suporte à Gestão de Mudanças apenas mudando a forma como você os aborda sobre o tema.

Dois caminhos para fazer o público comprar a ideia da Gestão de Mudanças

Apesar de ser fácil iniciar uma conversa sobre Gestão de Mudanças falando da sua definição formal e acadêmica, essa talvez não seja a forma mais eficiente de obter os resultados que está procurando.

A Prosci define Gestão de Mudanças como “a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para gerenciar o lado humano da mudança com a finalidade de atingir os resultados esperados“. E mesmo que esta definição esteja correta, é o suficiente para fazer um gerente de projetos, um black belt do Six Sigma ou mesmo um CIO ficarem interessados na Gestão de Mudanças? Provavelmente não.

Quando você for apresentar a Gestão de Mudanças para alguém, lembre-se de que existem dois caminhos:

• Caminho 1 – Isso é Gestão de Mudanças;
• Caminho 2 – É assim que a mudança acontece, e aqui está uma solução para conduzi-la melhor e garantir a entrega dos resultados e objetivos.

O caminho 1 tem uma abordagem mais acadêmica. Aqui, o foco é no que você faz como um profissional de Gestão de Mudanças. Esse caminho gira em torno de uma definição ou apresentação mais formal, na qual você pode dar alguns exemplos de tipos de atividades que executaria (como avaliação de prontidão, identificação dos stakeholders, análise de impacto, plano de comunicação, etc.), mas é uma abordagem mais “focada em mim”.

O caminho 2 tem uma abordagem “focada em você”. Em vez de guiar começando pela Gestão de Mudanças, primeiro estabeleça as realidades da mudança que são mais fáceis de seu público concordar e entender. Você constrói a sua história inicialmente estabelecendo um consenso sobre como a mudança ocorre.

Por exemplo, considere fazer a pergunta: “Qual o percentual dos resultados do seu projeto que depende das pessoas mudarem a forma como trabalham?”. Em seguida, posicione a Gestão de Mudanças como uma parte importante da solução.

Abaixo você encontrará uma maneira de contar a mesma história utilizando o caminho 2.

Um exemplo sobre Gestão de Mudanças

As organizações criam mudanças sempre que introduzem projetos e iniciativas. O projeto ou iniciativa na qual você está trabalhando agora, por exemplo, é um dos veículos da mudança. Essas mudanças, por sua vez, impactam em como alguns indivíduos realizam seus trabalhos, obrigando-os a pensar fora da caixa, explorar comportamentos diferentes, utilizar novas ferramentas ou tecnologias ou até seguir novos processos.

Portanto, sua mudança causa a um grupo de pessoas a necessidade de adaptar as suas formas de trabalhar.

A capacidade do seu projeto ou iniciativa de entregar resultados está intrinsecamente e inextricavelmente amarrada a esses indivíduos que estão trabalhando de forma diferente. Seus novos processos só agregarão valor se os empregados os seguirem. Da mesma maneira, suas novas ferramentas somente agregarão valor se os empregados as usarem.

Isto porque o sucesso da mudança depende das pessoas trabalharem de uma maneira nova, e uma ferramenta para dar suporte a essas transições individuais é essencial para capturar o valor agregado de projetos e iniciativas. Gestão de mudanças é a solução para ajudar o projeto a atingir seus objetivos por causa da maneira com que as mudanças realmente ocorrem – um por um, pessoa por pessoa.

Essa é uma perspectiva única de como se deve apresentar Gestão de Mudanças – começar com o que o seu público já sabe e seus papéis na mudança e não com o que você faz como um profissional de Gestão de Mudanças. Com essa abordagem, você cria consenso e os faz não apenas comprar a ideia como também servir de suporte para aplicar a Gestão de Mudanças na sua empresa.

Três perguntas que ajustam a definição de Gestão de Mudanças para o seu público

Além de tomar um caminho que começa abordando a realidade da mudança ao invés de começar com a definição de Gestão de Mudanças, você pode também gerar mais suporte e adeptos à causa colocando-a no contexto e linguagem do seu público. Por exemplo, existe uma maneira de falar com um praticante de Six Sigma baseando a sua história em algo que eles conhecem, se importam e valorizam? Você pode começar ancorando a Gestão de Mudanças ao contexto do seu público respondendo às três seguintes perguntas:

1. Quem é o seu público?

2. Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

3. Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

6 exemplos de públicos diferentes

Veja abaixo diversos exemplos de como abordar a Gestão de Mudanças no contexto dos diferentes praticantes e especialistas da sua organização se ancorando no que eles conhecem e com o que se importam.

1. Profissionais de Gestão de Projetos

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

O gerenciamento de projetos gira em torno do sequenciamento de atividades e recursos para atender aos requisitos através do atingimento de MILESTONES definidos.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

Quando pedimos a um indivíduo para mudar a sua forma de trabalhar, ele deve alcançar certos milestones pessoais para conseguir realizar a mudança com sucesso. Gestão de mudanças se baseia em sequenciar atividades no lado humano para que os indivíduos alcancem seus MILESTONES pessoais e se tornem capazes de executar seus trabalhos de forma diferente.

2. Especialistas de Six Sigma

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

O Six Sigma se baseia em aplicar uma metodologia estruturada para melhorar a qualidade dos resultados através da minimização de VARIAÇÕES no processo.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

As pessoas vivenciam a mudança como um processo. O resultado de uma mudança de acordo com a perspectiva do lado humano é pessoas executando seu trabalho de uma nova maneira. Gestão de mudanças é uma metodologia estruturada para reduzir a VARIAÇÃO em como um indivíduo vivencia o processo de mudança proveniente de projetos ou iniciativas.

3. Especialistas em Lean

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

Lean é uma disciplina estruturada para melhorar a performance através do isolamento e eliminação de DESPERDÍCIO e de trabalho que não gera valor.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

Quando uma mudança é apresentada por um projeto ou iniciativa, existe um potencial significativo para desperdício e trabalhos que não geram valor durante o período de transição (resistência, espera por respostas, confusão, estresse, perda de foco, treinamentos desperdiçados).

A Gestão de Mudanças atua para eliminar o DESPERDÍCIO criado durante o processo de mudança através da minimização de atividades que não geram valor e dando suporte aos indivíduos em suas próprias transições pessoais.

4. Especialistas em Eficiência Operacional

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

A Eficiência Operacional foca em aumentar os OUTPUTS produzidos por determinados INPUTS em uma operação ou processo.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

Quando mudanças são apresentadas, os outputs a nível individual são os empregados atingindo seu próprio estado futuro (trabalhando de maneira diferente) baseados nos requerimentos do projeto ou iniciativa. A Gestão de Mudanças aumenta a probabilidade de atingir esses OUTPUTS viabilizando transições EFICIENTES.

5. Executivos

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

Finanças, finanças, finanças. Direcionamento estratégico. Criação de um ambiente para o sucesso.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

Para melhorar a performance financeira e estratégica, líderes sêniores custeiam e autorizam projetos e iniciativas. Um fator crítico para o sucesso desses esforços é a adesão de cada empregado à mudança. A Gestão de Mudanças contribui diretamente para os resultados FINANCEIROS e ESTRATÉGICOS dos projetos e iniciativas através da viabilização do estado futuro.

6. Qualquer pessoa 

• Com o que eles se importam? Qual é a linguagem e contexto deles?

Qual é a mudança com a qual eles tiveram que lidar em seus trabalhos? Apesar de você não saber qual é a mudança exatamente, é possível trazer à tona alguma mudança recente que eles tenham vivenciado. Se você está em um jantar com um diretor de uma escola, a apresentação de um novo curriculum poderia ser um exemplo.

Se você está conversando com o atendente da locadora de carros, um novo sistema de solicitações poderia ser um exemplo. É só pegar uma mudança que eles vivenciaram pessoalmente.

• Como você pode falar de Gestão de Mudanças pelo ponto de vista deles?

“Lembre-se quando [a sua empresa] recentemente tentou realizar [alguma mudança que te impactou]. Provavelmente foi um momento difícil para você. A Gestão de Mudanças ajuda a tornar essa mudança mais fácil para todos, ajudando o time que lidera o projeto a engajar os empregados ao longo do processo de mudança.”

Conclusão

Utilizando a linguagem e o contexto de cada pessoa, você pode posicionar a Gestão de Mudanças como a solução pela qual eles estavam procurando para entregar os resultados desejados. Se tornando mais “focado em você” ao invés de “focado em mim” na sua apresentação, você pode criar um case mais convincente e finalmente conseguir o comprometimento que precisa para aplicá-la com sucesso.