Aplicando o ADKAR Model quando a Gestão de Mudanças é nova

Se você está apenas começando a implementar Gestão de Mudanças em um projeto, é importante lembrar que, para muitas pessoas, a disciplina é um conceito estranho. A aplicação eficaz dos princípios e ferramentas é em si uma mudança para eles. Veja como o ADKAR Model pode ajudar. 

ADKAR e Gestão de Mudanças como uma mudança 

Talvez você esteja trabalhando com um líder sênior recém-promovido que participou de mudanças, mas nunca cumpriu o papel de patrocinador. Talvez alguns dos membros de sua equipe de projeto sejam conhecedores de metodologias e ferramentas de Gestão de Projetos, mas não foram expostos à Gestão de Mudanças. Ou talvez os líderes intermediários trazidos para a equipe de Gestão de Mudanças para compartilhar insights e conhecimentos de suas áreas específicas não tenham compreensão dos conceitos ou ferramentas de Gestão de Mudanças. 

Em cada um desses casos, os próprios indivíduos estão passando por uma mudança – a mudança de aplicar Gestão de Mudanças eficaz. Como eles estão passando pela mudança como indivíduos, podemos usar o ADKAR Model para examinar as principais etapas, mensagens e informações necessárias para ajudar os membros da equipe de Gestão de Mudanças a passar por suas mudanças pessoais com sucesso (lembre-se, aplicar a Gestão de Mudanças eficaz é a mudança da qual estamos falando). 

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Aplicando Gestão de Mudanças eficaz e o ADKAR 

Qualquer mudança ocorre em uma pessoa de cada vez. A mudança também ocorre sequencialmente à medida que cada indivíduo passa pelas fases do ADKAR Model. As perguntas, pontos de discussão e ações abaixo destacam como você pode abordar a necessidade de aplicar uma Gestão de Mudanças eficaz em sua organização em cada estágio do ADKAR Model. 

Conscientização da necessidade de aplicar uma Gestão de Mudanças eficaz 

Pedir às suas equipes que apliquem Gestão de Mudanças requer primeiramente tornar concreta a necessidade de Gestão de Mudanças. Quando alguém é solicitado a mudar a maneira como faz as coisas (ou seja, aplicar Gestão de Mudanças em seu próximo projeto), a primeira reação geralmente é: “Por quê?” 

Na Consciência, os colaboradores perguntarão: 

“Por que a Gestão de Mudanças é necessária e por que agora?” 

“O que há de errado com a forma como estamos implementando as mudanças hoje?” 

“O que acontecerá se não aplicarmos a Gestão de Mudanças?” 

Pontos de discussão e ações que você pode tomar para construir Consciência: 

• Destaque falhas passadas ou problemas de transição na organização onde Gestão de Mudanças não foi aplicada de forma eficaz. Isso cria um ponto de referência comum para sua equipe, para que as mensagens daqui para frente tenham mais impacto. Fale sobre os impactos dessas mudanças passadas e quais etapas principais foram perdidas. 

• Forneça exemplos concretos dos riscos de mudanças mal gerenciadas. Os custos e riscos de uma mudança mal gerenciada incluem menor produtividade, perda de colaboradores valiosos, moral diminuída, adoção lenta, resistência passiva (incluindo falta de compromisso), resistência ativa (incluindo sabotagem) e possível falha da mudança. 
• Compartilhe as descobertas da pesquisa de Gestão de Mudanças. A Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças – 11ª edição, revela vários pontos-chaves que podem ajudá-lo a na construção de Consciência. Por exemplo, a primeira coisa que as equipes fariam de maneira diferente em seu próximo projeto é envolver Gestão de Mudanças mais cedo durante a fase de planejamento do projeto. Os profissionais também identificaram atividades personalizadas e dimensionadas como um componente-chave de uma estratégia eficaz de Gestão de Mudanças.
• Ofereça recursos básicos. O livro da Prosci, Change Management – O lado humano da mudança, dedica o primeiro capítulo à construção do argumento “por que gerenciar a mudança”. É uma ótima base para quem está começando a gerenciar o lado humano da mudança. Nosso Centro de Recursos também oferece uma variedade de artigos de “primeiros passos” gratuitos, webinars, blog e materiais para download. 
• Inclua um líder para defender a aplicação de Gestão de Mudanças. Nossa pesquisa mostra que executivos e líderes seniores são os melhores transmissores de mensagens relacionadas à necessidade de mudança nos negócios. Isso também é verdade para a aplicação da Gestão de Mudanças. Ter um executivo falando com sua equipe sobre a importância de Gestão de Mudanças para a organização será um fator chave de sucesso. 

• Desejo de participar e apoiar a aplicação eficaz de Gestão de Mudanças 

O desejo é tipicamente uma das fases mais difíceis porque exige que as pessoas tomem sua própria decisão. Você deve apresentar um argumento convincente para a adoção da Gestão de Mudanças e alavancar a Consciência criada anteriormente. 

Ao construir o Desejo, as pessoas perguntam: 

“O que eu ganho com isso?” 

“Quais são os benefícios da Gestão de Mudanças para a organização?” 

“Por que eu deveria embarcar nesta jornada?” 

Principais pontos de discussão e ações para construir o Desejo: 

• Compartilhe estudos de caso que mostrem onde a Gestão de Mudanças causou impacto. Traga pessoas de dentro ou de fora de sua organização para compartilhar suas experiências em projetos que aplicaram Gestão de Mudanças com sucesso. Algumas pessoas em sua equipe também precisarão de exemplos concretos para apoiar o conceito. 
• Compartilhe descobertas de benchmarking que mostrem o impacto da Gestão de Mudanças. Os dados de correlação da Prosci mostram consistente que iniciativas com excelente Gestão de Mudanças tem seis vezes mais chances de atingir os objetivos do que aquelas com Gestão de Mudanças ruim. Ao simplesmente passar de “ruim” para “razoável”, Gestão de Mudanças quase triplica a probabilidade de atingir os objetivos. 

• Alavanque a liderança sênior. A Pesquisa da Prosci mostra que o patrocinador (o líder que atua em prol da mudança) é o principal contribuinte para uma mudança bem-sucedida. Da mesma forma, o papel do patrocinador responsável pela aplicação de Gestão de Mudanças é fundamental para o seu sucesso. O suporte ativo e visível para a aplicação de Gestão de Mudanças por um líder sênior mostra comprometimento e constrói o desejo com os membros da equipe. 
• Encontre coaches eficazes. A relação entre os colaboradores e seus gestores é significativa, o que torna o coaching uma poderosa ferramenta para a construção do Desejo. Identifique quais dos líderes intermediários podem atuar como coaches de mudança e os prepare com a consciência e o conhecimento que precisam (o coaching também pode ser uma mudança individual para seus líderes intermediários). 
• Recrute, envolva e empodere os patrocinadores. Os recursos mais críticos para a construção do Desejo são os líderes sêniores e os líderes diretos dos colaboradores. Saiba como recrutar, engajar e capacitar seus patrocinadores assistindo a este webinar. A Centro de Recursos da Prosci também tem vários artigos gratuitos, planilhas e outras gravações de webinars sobre como superar a resistência e envolver os supervisores. 

Conhecimento sobre como aplicar Gestão de Mudanças 

O mecanismo chave para a criação do Conhecimento é o treinamento. Infelizmente, muitas organizações falham em abordar primeiro a Consciência e o Desejo e tentam construir a adesão treinando as pessoas. Essa abordagem é ineficaz, podendo criar resistência e dificultar a adoção. Certifique-se de que sua equipe tenha consciência da necessidade de Gestão de Mudanças e desejo de se envolver antes de iniciar o treinamento. 

As perguntas que as pessoas fazem sobre o Conhecimento incluem: 

“Quais habilidades estão envolvidas na implementação de Gestão de Mudanças?” 

“Como eu posso obter essas habilidades?” 

Principais pontos de discussão e ações em torno do Conhecimento: 

• Ensine à equipe como as pessoas passam pela mudança. Para ser um gerente de mudanças eficaz, as pessoas precisam entender como os indivíduos vivenciam a mudança. Seja sua equipe de projeto, equipe de comunicação, equipe de recursos humanos, líderes e executivos seniores, líderes intermediários ou colaboradores – todos estarão mais bem equipados para lidar com mudanças e para gerenciar mudanças quando você fornecer a eles uma compreensão sólida do ADKAR Model. 
• Ensine princípios e processos de Gestão de Mudanças Organizacionais. A equipe deve ser exposta à metodologia de Gestão de Mudanças que você usará para o seu projeto. Esta pode ser uma metodologia selecionada especificamente para o projeto ou uma desenvolvida e já usada em sua organização. As organizações estão usando tanto metodologias desenvolvidas internamente quanto abordagens obtidas externamente. A chave é que sua equipe entenda quais ferramentas de Gestão de Mudanças eles têm (Comunicações, patrocínio, coaching, treinamento, etc.) e quando e como usar essas ferramentas. 
• Obtenha o treinamento e as ferramentas certas. A Prosci oferece uma variedade de soluções de treinamento para ensinar conceitos-chave e proporcionar aos participantes a experiência de aplicá-los em tempo real a mudanças reais no trabalho. Os participantes do Programa de Certificação em Gestão de Mudanças Prosci também recebem acesso ao Prosci 3-Phase Process, modelos, checklists, avaliações e diretrizes para simplificar a aplicação. 

Habilidade de implementar novas competências e comportamentos relacionados à Gestão de Mudanças 

A habilidade é o quarto estágio que as pessoas alcançam depois da Consciência, Desejo e Conhecimento. Uma vez que o indivíduo está no estágio da Habilidade, a equipe pode atuar no Conhecimento que as pessoas adquiriram através do processo de Gestão de Mudanças. 

As perguntas que as pessoas fazem sobre a Habilidade incluem: 

“Uma vez que eu tenho o Conhecimento, serei capaz de agir sobre ele?” 

“O que eu faço quando tiver problemas ou dúvidas?” 

Os principais pontos de discussão e ações para aumentar a Habilidade incluem: 

• Considere o tempo e as atividades necessárias para desenvolver novas competências. Transmitindo o Conhecimento de como mudar não traz mudanças automaticamente. Requer que as pessoas ajam de uma nova maneira (ou seja, demonstrando Habilidade) para que a mudança seja realizada. Você pode promover a Habilidade fornecendo instruções práticas, coaching individual e acesso a especialistas no assunto. 
• Forneça Coaching aos profissionais de Gestão de Mudanças. O Coaching por pessoas experientes e qualificadas é uma ótima maneira de apoiar e desenvolver a habilidade em sua equipe de mudança. 

• Envolva-se em uma comunicação bidirecional. Embora o conhecimento às vezes possa ser transmitido de maneira unidirecional, você precisa estar disponível para ouvir preocupações e perguntas e responder com orientação e esclarecimento. A comunicação bidirecional ajuda a solidificar o Conhecimento, para que os colaboradores possam agir sobre ele. 
• Seja interativo em suas sessões de treinamento. Aprender fazendo é uma das formas mais importantes de construir Conhecimento e Habilidade, especialmente na aprendizagem de adultos. O Programa de Certificação em Gestão de Mudanças da Prosci é construído em torno de participantes que trabalham em uma mudança real ou simulada que trazem de seu trabalho. Durante o programa, os participantes criam o plano de comunicação, fazem a avaliação do patrocinador, identificam táticas especiais e muito mais à medida que aprendem e aplicam os conceitos. Isso aumenta a Habilidade ao transferir Conhecimento. 
• Compartilhe recursos de construção de conhecimento. Seus coaches internos e equipe de suporte são um ótimo recurso. Especialmente quando você fornece a esses indivíduos as ferramentas e as informações necessárias para apoiar efetivamente as equipes de projetos e as equipes de Gestão de Mudanças durante a implementação. 

Reforço para manter Gestão de Mudanças  

Mudanças em grandes organizações podem ser temporárias se os colaboradores voltarem à maneira antiga de fazer as coisas. Se você identificou a Gestão de Mudanças como importante para garantir mudanças efetivas em sua organização, não pode correr o risco de voltar às antigas formas de fazer as coisas. 

Perguntas que as pessoas fazem no estágio de Reforço: 

“O que acontecerá quando formos bem-sucedidos na mudança?” 

“Qual será a recompensa?” 

“Haverá recompensas menores ao longo do caminho para nos encorajar?” 

Alguns pontos-chaves de discussão e ações em torno do Reforço incluem: 

• Engaje os líderes sêniores. O patrocínio ativo e visível para a aplicação de Gestão de Mudanças terá um impacto significativo na frequência na qual ela é aplicada. Os líderes devem endossar Gestão de Mudanças como parte integrante de todos os projetos futuros. Eles também devem responsabilizar as equipes de projeto pela aplicação de Gestão de Mudanças em seus projetos. 
• Monitore o progresso e crie sistemas de medição. Como acontece com qualquer outra mudança que você espera que os colaboradores adotem, deve haver uma maneira de avaliar o sucesso. Isso pode incluir reuniões de status, pesquisas e métricas. Crie cronogramas e cumpra-os. Mostre seus resultados. 
• Alinhe incentivos. Certifique-se de que seus incentivos estejam alinhados com as metas do projeto, para que você conduza os comportamentos que deseja para a mudança em si e para sua equipe de mudança. 
• Celebre os sucessos. Identificar e celebrar os sucessos é importante porque reforça o compromisso de aplicar Gestão de Mudanças. Também mantém a moral alta e pode criar um impulso adicional. 

Gestão de Mudanças eficaz com o ADKAR Model 

As perguntas, pontos de discussão e ações acima podem ajudá-lo a criar a adesão necessária para aplicar Gestão de Mudanças de forma eficaz nos projetos. Essas informações também o ajudarão a antecipar e abordar os problemas comuns que podem impedir o progresso das pessoas durante qualquer mudança. Mais importante, lembre-se de que a mudança ocorre sequencialmente. É improvável que as pessoas adotem a mudança de forma eficaz se você tentar pular uma ou mais etapas. No momento em que você chega ao treinamento, deseja maximizar seu investimento transmitindo conhecimento e habilidades às pessoas que estão prontas para estar lá.