Check-list de Gestão de Mudanças

Como você sabe se a sua abordagem de Gestão de Mudanças está estruturada para ter sucesso? Usando a metodologia de Gestão de Mudanças da Prosci como base, criamos um check-list simples que você pode usar em suas iniciativas. Você encontrará como itens:

• Planejamento da Gestão de Mudanças;
• Prontidão de mudanças;
• Patrocínio;
• Comunicação;
• Coaching;
• Gestão da resistência;
• Treinamento;
• Reforço.

Use o check-list para se preparar para iniciativas futuras, analisar o progresso e discutir a Gestão de Mudanças com outras pessoas.

Acesse o check-list aqui

O Check-list de Gestão de Mudanças

Abaixo está uma explicação rápida de cada elemento do check-list, por que é importante entender como você pode implementá-lo.

Planejamento da Gestão de Mudanças

Uma abordagem estruturada de Gestão de Mudanças foi citada como o 2 fator de sucesso sucesso na Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci. Uma análise mais aprofundada dos dados, mostra uma correlação direta entre o uso de uma metodologia estruturada e a eficácia da disciplina para o sucesso do projeto.

Chaves para implementação:

• Use uma abordagem estruturada e planejada;
• Certifique-se de ter os recursos necessários;
• Comece suas atividades de Gestão de Mudanças no início do projeto, não como um acréscimo ou complemento.

Prontidão de mudanças

Ao conduzir avaliações de prontidão para mudanças organizacional, você pode saber onde está hoje e o que precisa fazer. A quantidade certa de Gestão de Mudanças depende da mudança que você está implementando e dos grupos que estão sofrendo os impactos.

Chaves para implementação:

• Não avalie por uma questão de ser uma etapa – certifique-se de que os resultados de qualquer avaliação que você fizer fornecerão insights importantes e influenciarão suas ações futuras;
• Personalize sua estratégia de Gestão de Mudanças, planeje e se adeque à mudança específica que está gerenciando.

Patrocínio

O patrocínio foi citado como o principal fator de sucesso em cada uma das dez pesquisas Prosci. Mais da metade de todos os participantes classificaram o entendimento e a execução de seus patrocinadores aquém do necessário.

Chaves para implementação:

• Não assuma que seus patrocinadores sabem o que significa ser um patrocinador da mudança – há muitos gaps no conhecimento desses profissionais;
• Lembre-se de que o patrocínio é mais que “colocar a foto ou assinatura” na parte inferior de um comunicado de projeto; envolve participação ativa e visível com a equipe do projeto, colaboradores e outros líderes.

Comunicação

A comunicação será crítica para a criação de consciência e o desejo de mudanças. A comunicação frequente e aberta foi citada como o sexto fator de sucesso nas pesquisas Prosci.

Chaves para implementação:

• A comunicação mais eficaz é a face a face, portanto, não confie exclusivamente nos veículos e formatos de comunicação escrita e eletrônica;
• Envolva os dois principais emissores de mensagens de mudança:
  • Executivos para mensagens sobre o impacto da mudança na organização;
  • Líderes intermediários para mensagens sobre o impacto da mudança no indivíduo e o que ele tem a ver com ela.

Coaching

O papel dos líderes durante a mudança é fundamental – eles são os emissores preferidos das mensagens sobre como a mudança impacta um indivíduo e desempenham um papel central na identificação e no gerenciamento das resistências. Os líderes intermediários foram citados como um o grupo que mais resiste à mudança nas pesquisas Prosci. Envolvê-los como treinadores ajuda a resolver algumas das principais causas de resistência.

Chaves para implementação:

• Assim como os patrocinadores, não presuma que os líderes intermediários sabem o que significa ser um coach eficaz – até mesmo alguns dos melhores líderes não são gestores de mudança eficazes sem o conhecimento e o suporte adequados;
• Forneça para eles as informações de que precisam para serem os emissores das principais mensagens sobre como a mudança afetará os indivíduos

Gestão da resistência

A resistência à mudança por colaboradores e líderes tem sido citada como o principal obstáculo para o sucesso dos projetos nas pesquisas Prosci. As razões mais comuns para a resistência não estão vinculadas à solução que você está implementando – elas estão frequentemente relacionadas ao estado atual e às desinformações na organização.

Chaves para implementação:

• Seja proativo em gerenciar a resistência identificando como ela pode ser e de onde ela pode vir
• Com frequência, você pode evitar ou atenuar as causas mais comuns de resistência simplesmente pensando em suas atividades de gestão de mudanças anteriormente no ciclo de vida da mudança.

Treinamento

O treinamento é uma parte vital da construção de conhecimento e habilidade para mudar. Muitos profissionais de mudança estão fortemente envolvidos na parte de treinamento de um projeto, portanto, confie nas melhores práticas ao planejar e facilitar seu treinamento.

Chaves para Implementação:

• Concentre-se no planejamento e desenho (incluindo avaliações de necessidades, análises de impactos e envolvimento com públicos-alvo), já que este foi listado como o principal fator de sucesso para treinamento de projetos.

Certifique-se de que seu treinamento seja entregue no momento certo, quando os colaboradores estiverem nos estágios de conhecimento e habilidade do modelo ADKAR.

Reforço

Se as pessoas retornarem ao modo antigo de fazer as coisas após a implementação, você não apenas desperdiçou tempo e recursos, mas sua solução não gerou o benefício (ou ROI) que era esperado. Embora o reforço seja frequentemente ignorado, é a ponte entre o período de mudança (o estado de transição) e como as coisas serão feitas após a implementação (o estado futuro).

Chaves para implementação:

• Seja proativo, sistemático e explícito ao desenvolver os mecanismos para reforçar a mudança;
• Envolva patrocinadores e líderes intermediários no reforço, pois eles serão fundamentais para criar a expectativa de que a mudança será mantida.

CONCLUSÃO

Use o check-list para sua abordagem de Gestão de Mudanças de forma proativa, sistemática e completa. O lado humano da sua mudança é importante demais para ser deixado ao acaso e você pode acelerar a mudança e minimizar a ruptura pensando no futuro. Lembre-se de que a Gestão de Mudanças não é:

• Apenas comunicação;
• Apenas abordar a resistência;
• Apenas treinar;
• Apenas patrocínio;
• Apenas avaliar;
• Apenas identificar e mitigar riscos;
• Apenas informar as pessoas.

A Gestão de Mudanças é o processo, as ferramentas e as técnicas para gerenciar o lado humano da mudança para alcançar um resultado de negócio necessário. Compreendendo as mudanças individuais e organizacionais juntamente com as ferramentas que você tem para influenciar a mudança, você pode acelerar a adoção e prontidão em sua organização.