Comece com o fim em mente: A mudança bem-sucedida

Por que fazemos Gestão de Mudanças? Para construir planos excelentes? Para respeitar as melhores práticas nos negócios? Para apaziguar nossa equipe de liderança que decidiu que precisávamos?

Aplicamos a gestão de Mudanças porque ela tem um foco distinto e pontual na realização de benefícios e na obtenção dos resultados desejados da mudança. O fim é uma mudança bem-sucedida. E o meio para isso é aplicar uma abordagem estruturada para ajudar as pessoas a adotar e usar as mudanças que os afetam.

A Prosci define Gestão de Mudanças como “A aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado das pessoas na mudança para alcançar o resultado desejado”. Não é por acaso que a frase “alcançar o resultado desejado” completa a definição. Ao estruturar a Gestão de Mudanças dessa maneira orientada para resultados, superamos as premissas de que a Gestão de Mudanças é apenas o lado suave da mudança. A Gestão de Mudanças garante a realização de benefícios ao abordar um de seus elementos mais críticos: o lado humano da mudança.

Há uma conexão crítica entre as pessoas de quem se espera que aceitem e participem de uma mudança e a realização dos resultados desejados dessa mudança. Para esclarecer essa conexão, os exemplos abaixo ilustram como o mesmo projeto pode ter resultados muito diferentes.

Organização A: Sem Gestão de Mudanças

A organização A tentou implementar uma mudança na qual as pessoas enviaram relatórios de despesas eletronicamente em vez de usar papel. Os benefícios potenciais para a organização foram grandes. Os custos de processamento seriam menores, as taxas de erro diminuiriam e o cronograma de rastreamento de despesas seria muito reduzido.

A equipe do projeto garantiu que o software adequado estava instalado e funcionando. As pessoas foram obrigadas a participar de treinamentos sobre o novo processo. Depois de dois meses, apenas metade das pessoas havia se conectado ao novo sistema de relatório de despesas e 25% deles enviaram seus relatórios incorretamente. Isso exigia que o escritório de contabilidade refizesse muitos relatórios manualmente. O que deveria ter resultado com mais eficiência acabou sendo menos eficiente. Os objetivos desejados não foram alcançados, o cronograma de implementação teve que ser estendido e o projeto ultrapassou  o orçamento.

Organização B: Com Gestão de Mudanças

A Organização B também tentou implementar um sistema de relatório eletrônico de despesas semelhante.

A equipe do projeto empregou a Gestão de Mudanças desde o início do projeto. Antes de enviar pessoas para o treinamento, eles realizaram uma campanha de Conscientização, compartilhando os motivos da mudança e como ela afetaria as pessoas. Enquanto isso, a equipe do projeto e os profissionais de Gestão de Mudanças garantiram que todos os principais patrocinadores e gerentes estivessem engajados em criar o Desejo e o entusiasmo em torno da mudança, e treinaram individualmente as pessoas que precisavam de mais atenção. A equipe do projeto também elaborou uma sessão de treinamento adaptada às necessidades específicas das pessoas. Eles trabalharam com líderes intermediários para garantir que a proficiência das pessoas estivesse alinhada com as taxas de adoção e velocidades necessárias para atingir os resultados desejados.

Após a implementação da mudança, a equipe do projeto tomou medidas para reforçar os novos comportamentos, recompensando publicamente a conformidade e solicitando feedback sobre como melhorar ainda mais o novo processo no futuro.

Comece com a realização de benefícios em mente

Qual benefício um novo processo oferece se ninguém o segue? Qual benefício uma nova tecnologia ou sistema cria se ninguém o usa? Implementar uma solução técnica é apenas parte da equação. Colocar as pessoas no centro da mudança e equipá-las para abraçar, adotar e usar com proficiência a solução técnica é realmente onde ocorre a realização de benefícios. Os resultados pretendidos e os resultados da mudança estão inextricavelmente ligados ao fato de essa mudança se tornar parte da forma como as pessoas fazem o seu trabalho. Isso significa que o retorno sobre o investimento (ROI) para o projeto ou iniciativa está diretamente relacionado a quão bem a organização gerencia o lado humano da mudança.

Eficácia da Gestão de Mudanças nos objetivos do projeto

A correlação abaixo demonstra que quanto mais eficaz for o esforço de Gestão de Mudanças, maior será a probabilidade de atingirmos ou excedermos os objetivos do projeto. O ROI da Gestão de Mudanças, então, de certa forma, é o ROI do projeto ou iniciativa.

Como a mudança individual afeta a mudança organizacional

As organizações mudam por uma razão, seja para serem mais competitivas no mercado, melhorar os processos de negócios, cortar custos ou tudo isso. Mudança organizacional requer mudança individual. Se os indivíduos não adotarem e se tornarem proficientes no uso da mudança necessária, os benefícios não serão realizados. A Gestão de Mudanças é uma estrutura habilitadora para gerenciar o lado humano da mudança. Aplicamos a gestão de Mudanças para otimizar o que a organização pode alcançar com a mudança.

Ao começar com o fim em mente, a Gestão de Mudanças eficaz equipa e permite que as pessoas afetadas pela mudança adotem e usem a mudança necessária, o que leva ao benefício organizacional desejado. A partir dessa perspectiva, vemos como a aplicação da Gestão de Mudanças tem um efeito positivo sobre as pessoas afetadas pela mudança – tudo ao mesmo tempo em que atende aos objetivos do projeto, termina no prazo e dentro do orçamento e aumenta o ROI.