Como apresentar a Gestão de Mudanças para Executivos

Quer saber como engajar seus executivos (patrocinadores) e aumentar a conscientização sobre Gestão de Mudanças? Apresentar o que, por que e como gerenciar mudanças é muito importante! Use essas informações para que executivos entendam o seu papel na mudança e invistam no sucesso das mudanças na organização.

O que é Gestão de Mudanças?

A definição de Gestão de Mudanças é “a aplicação de processos e ferramentas para gerenciar o lado humano da mudança, de um estado atual para um estado futuro, para que os resultados desejados sejam alcançados”. Uma maneira mais atraente de definir é:

• Preparar, equipar e apoiar os indivíduos durante as jornadas de mudança que eles vivenciam na organização, para que os resultados sejam alcançados;
• Capturar o retorno do investimento dependente de pessoas em mudanças.
• Mobilizar pessoas para entregar resultados,

Por que a Gestão de Mudanças é necessária?

Vários estudos demonstraram que a probabilidade de os projetos atingirem ou superarem seus objetivos, está diretamente relacionada à eficácia da Gestão de Mudanças. Os dados da Pesquisa Prosci de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças mostram que iniciativas com excelente Gestão de Mudanças têm seis vezes mais chances de atingir objetivos do que aquelas com Gestão de Mudanças insatisfatória. A simples melhoria de uma Gestão de Mudanças “ruim” para “justa” aumenta a probabilidade de atingir os objetivos em quase 30%.

Os participantes também identificaram a falta de apoio executivo e patrocínio ativo como o obstáculo número um para o sucesso das mudanças. Os outros obstáculos são: falta de engajamento, incapacidade de permanecer ativo e visível ao longo de todo o projeto e executivos à medida que as barreiras ao engajamento da organização cresceram.

Ajudar seus executivos a entender e apoiar a Gestão de Mudanças é essencial para o sucesso geral de suas iniciativas.

Efeito na adoção e uso

A aplicação da Gestão de Mudanças pode impactar diretamente a adoção e o uso. Especificamente, isso pode afetar:

• Velocidade de adoção: com que rapidez a mudança é adotada na organização e como o projeto permanece no cronograma;
• Taxa de utilização: o nível geral de participação e utilização final dos novos processos, ferramentas e mudanças de trabalho;
• Proficiência: como as pessoas atuam no novo ambiente e se estão atingindo os níveis de desempenho esperados.

Efeito nos objetivos do projeto e no ROI

Quando a Gestão de Mudanças atua com adoção e uso, a probabilidade de que os objetivos de negócios sejam alcançados, dentro do prazo e do orçamento, aumenta. Quando o lado humano da mudança é mal administrado, os projetos ficam atrasados, menos pessoas se envolvem na mudança e os níveis de proficiência são mais baixos; projetos entregam um ROI mais baixo ou, em alguns casos, falham completamente.

Funções-chave para ter sucesso na Gestão de Mudanças

Os principais papéis na Gestão de Mudanças incluem:

Sponsor Primário

O Sponsor Primário é o indivíduo que autoriza e financia o projeto. Está no controle dos recursos, sistemas e pessoas afetadas pela mudança. O sponsor primário geralmente tem autoridade para determinar o escopo da mudança e seu tempo. Os colaboradores querem ver e ouvir o comprometimento do executivo com a mudança. A autoridade que eles fornecem é transferida para outras funções de Gestão de Mudanças.

Líderes Intermediários

Líderes Intermediários que têm colaboradores afetados pela mudança desempenham um papel fundamental em ajudar suas pessoas durante o processo de transição. Eles são os remetentes preferidos das mensagens de mudança relacionadas aos impactos pessoais e das atividades dos colaboradores.

Equipe do projeto

A equipe do projeto é encarregada de gerenciar o lado técnico da mudança. No final, eles são as pessoas que projetam como as coisas serão feitas de maneira diferente do que são hoje. A equipe do projeto também desempenha um papel na garantia de que a Gestão de Mudanças faz parte do projeto, fornecendo os recursos apropriados (orçamento e pessoal) e tempo.

Equipe de Gestão de Mudanças 

Recursos dedicados de Gestão de Mudanças fornecem foco e acompanham as atividades. Eles agem como um ponto de responsabilidade e estratégia. Quando os orçamentos e os cronogramas são reduzidos, as atividades de Gestão de Mudanças (comunicação, patrocínio, treinamento, coaching e gestão da resistência) são facilmente empurradas para o final da lista de prioridades, se não houver recursos dedicados.

Funções de suporte

As funções de suporte ao projeto, trazem experiência em uma área específica e melhoram a execução das atividades de Gestão de Mudanças, trazendo o contexto organizacional mais amplo. RH, especialistas em treinamento, desenvolvimento humano, universidade corporativa, comunicação e marketing … são parceiros do assunto, são alguns exemplos de funções de suporte da Gestão de Mudanças.

Stakeholders

Todas as pessoas afetadas pela mudança são partes interessadas – stakeholders. Em muitas mudanças, parceiros externos, fornecedores e até clientes podem ser considerados também. Todos eles têm uma participação no resultado da mudança.

Entendendo o processo de Gestão de Mudanças

Uma abordagem holística para a Gestão de Mudanças em um projeto aborda a metodologia para projetos e para indivíduos.

Gestão de Mudanças para Projetos

A Gestão de Mudanças para Projetos implementa atividades que afetam amplos grupos de pessoas, a fim de permitir a adoção e o uso proficiente do novo, seja ele um sistema, um processo, um comportamento. A metodologia é construída em três fases pelas quais pode-se trabalhar para as mudanças e iniciativas da empresa. Essas fases incluem:

Fase 1: Preparando para a Mudança

• Avaliações de prontidão, avaliações de risco e desenvolvimento de estratégias;
• Identificação e preparação de recursos de Gestão de Mudanças;
• Criação do modelo de patrocínio necessário e preparação de executivos para liderar efetivamente a mudança.

Fase 2: Gerenciando a mudança

• Preparação do plano de comunicações para o projeto;
• Criação do roteiro para todos os principais patrocinadores da mudança;
• Desenvolvimento do plano de líderes intermediários para orientar os colaboradores durante a transição;
• Criação do plano de treinamento;
• Desenvolvimento da estratégia de gestão da resistência;
• Integração da gestão de mudanças ao gerenciamento de projetos;
• Execução dos planos para impulsionar a adoção e o uso.

Fase 3: Reforçando a mudança

• Coleta e análise de feedback, auditoria de conformidade e medição de desempenho;
• Identificação das causas raízes da resistência;
• Celebração de sucessos e transição do projeto para as operações do dia-a-dia.

Gestão de mudanças individual

A Gestão de Mudanças Individual gerencia o nível de cada colaborador. A mudança individual envolve cinco elementos que servem como blocos de construção sequenciais. Quando todos os cinco elementos estão presentes, o indivíduo passou com sucesso pela mudança. Esse modelo de mudança é chamado de Prosci ADKAR Model  e consiste em:

• Awareness – Consciência da necessidade de mudança;
• Desire – Desejo de participar e participar da mudança;
• Knowledge – Conhecimento sobre como mudar;
• Ability – Habilidade para implementar a mudança;
• Reinforcement – Reforço para sustentar a mudança.

A Gestão de Mudanças para projetos é usada para permitir mudanças individuais. Quando os indivíduos passam com sucesso, a organização é capaz de atingir seus objetivos.

Gestão de Mudanças Organizacional

A Gestão de Mudanças Organizacional é a implantação estruturada e intencional da Gestão de Mudanças em toda a organização. Além da aplicação em projetos, as empresas com capacidades de mudanças maduras criam uma infra-estrutura para tornar a Gestão de Mudanças uma capacidade organizacional e uma vantagem competitiva estratégica. A institucionalização de práticas, processos, capacidades e competências do gerenciamento do lado humano da mudança, se torna uma competência central e um valor cultural da organização. Construir uma estratégia intencional e repetível para a implementação de mudanças permite uma organização ágil e pronta para mudanças.

RESUMO

A Gestão de Mudanças permite que os colaboradores façam a transição com êxito através da mudança para:

• Aumentar a probabilidade de que a mudança ocorra com sucesso e que os objetivos sejam realizados;
• Capture o ROI, dependente de pessoas, da mudança;
• Gerenciar a resistência dos colaboradores para mudar;
• Criar competência de mudança na organização.

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