Como avaliar e enfrentar rapidamente os impactos das mudanças

O COVID-19 exigiu que as organizações de todo o mundo respondessem rapidamente às mudanças diante das condições atuais. Em um momento tão estressante, pode ser difícil saber onde concentrar seus esforços e como executar adequadamente. Em tempos de crise, é essencial lembrar que qualquer conquista organizacional é o resultado coletivo de indivíduos e seus esforços combinados. Devemos preparar, equipar e apoiar esses indivíduos para que façam seu trabalho de maneira diferente – e devemos fazer isso rapidamente. Veja como. 

Defina qual é o impacto da mudança 

Antes de decidir como ajudar as pessoas com a mudança, você deve saber com clareza quais são impactos da mudança. A definição do impacto ajuda a focar na mudança no nível individual e a esclarecer como é a adoção e o uso da mudança. Isso é essencial porque permite que você gere os melhores resultados necessários. Definir impactos também ajuda a simpatizar com as pessoas, identificar áreas de resistência e determinar o apoio específico necessário para a mudança. 

O exercício de avaliação dos 10 aspectos do impacto da mudança pode ajudá-lo a avaliar a maneira como as pessoas ou grupos de sua organização estão sendo impactados pelas mudanças de hoje. Como exemplo, vamos considerar uma mudança causada pelo COVID-19 que está impactando professores e alunos em todo o mundo: o requisito de fechar escolas enquanto continua a dar aulas usando opções de treinamentos virtuais orientados por um instrutor, e-Learnings e auto-estudo. Embora muitas instituições pós-secundárias já ofereçam opções de ensino à distância, esse requisito é uma grande mudança para a maioria das escolas de ensino fundamental e médio. E isso deve acontecer rapidamente. 

Defina o ontem e o amanhã 

Para determinar quais aspectos do trabalho das pessoas mudarão e o grau de impacto que elas sofrerão, precisamos considerar a maneira como as coisas eram feitas antes que a mudança se tornasse necessária e como o trabalho precisará ser feito como consequência da mudança. A natureza das mudanças associadas ao COVID-19 significa que, para alguns, o amanhã planejado é literalmente o dia depois de hoje. Há mudanças necessárias acontecendo diariamente ou até a cada hora. 

Usando a mudança para o aprendizado on-line como exemplo, vamos revisar seis dos 10 aspectos da estrutura de mudança mais afetados pelos dois grupos com impacto significativo: os professores que ministram o aprendizado e seus alunos. Observe que identificamos impactos significativos em pelo menos seis dos 10 aspectos. Sua iniciativa pode ou não incluir todos os 10 aspectos, mas o trabalho sistemático na lista completa permite definir o que está e o que não está mudando enquanto mostra os aspectos importantes da mudança que você deve considerar. 

  1. Processos – as ações ou medidas tomadas para alcançar um fim ou resultado definido 

Para os professores, os processos usados para oferecer aprendizado de alta qualidade em sala de aula estão bem estabelecidos. Isso inclui o desenvolvimento de planos de aula, facilitando atividades individuais e em pequenos grupos e avaliando o conhecimento através de tarefas e testes. Em um ambiente de aprendizado on-line, os professores precisam fazer mudanças nesses processos. 

Os alunos estão acostumados a seguir processos definidos sob o olhar atento de um professor. A mudança para o aprendizado on-line exigirá novas formas de aprendizado e maior autodisciplina. Para os alunos mais jovens, é necessário um maior envolvimento dos pais para apoiar os processos de aprendizagem. 

  2. Sistemas – a combinação de pessoas e aplicativos automatizados organizados para atender a um conjunto de objetivos 

Os professores podem precisar modificar os sistemas educacionais existentes, como rastrear presença e progresso do aprendizado, para apoiar o aprendizado on-line.  

  3. Ferramentas – os itens ou implementos usados para uma finalidade específica, como máquinas ou ferramentas de autoria da Web ou um programa de software. 

O impacto nesse aspecto é significativo para professores e alunos. A entrega do aprendizado online exige que os professores aprendam como usar novos aplicativos que suportam a interação virtual. Exemplos incluem software de pesquisa e ferramentas de tecnologia, como webcams, para oferecer suporte a conexões virtuais. Para alguns estudantes, a necessidade de acesso às ferramentas tecnológicas necessárias, como um laptop com uma webcam, pode ser um desafio significativo.  

4 . Funções do trabalho – a descrição do que uma pessoa faz, incluindo competências essenciais para um bom desempenho nessa capacidade 

Embora o cargo do professor seja essencialmente o mesmo, passar de ontem para amanhã exige que novas competências sejam efetivas nesse cargo. Para proporcionar uma experiência de aprendizado virtual de alta qualidade, o professor deve usar diferentes sugestões e abordagens daquelas usadas em sala de aula presencial. 

  5.  Comportamentos críticos – a resposta vital ou essencial de um indivíduo ou grupo a uma ação, ambiente, pessoa ou estímulo.

  6.  Mentalidade, atitudes e crenças – uma inclinação mental, disposição ou estado de espírito refletido nos comportamentos 

Uma das mudanças de mentalidade mais significativas, principalmente para um professor com muitos anos de experiência em sala de aula, é reconhecer que o aprendizado de alta qualidade pode ser realizado sem uma presença física. Para os alunos, que estão acostumados a estar cercados por colegas de classe em um ambiente social, aprender mais por conta própria também exige uma mudança significativa de mentalidade.  

  7.  Estrutura de relatórios – os relacionamentos de autoridade em uma empresa ou organização (ou seja, quem se reporta a quem). 

  8.  Revisões de desempenho – o processo e os indicadores de como uma organização mede e avalia o desempenho em relação aos objetivos. 

  9.  Remuneração – o valor da remuneração monetária e não monetária fornecida em troca do trabalho realizado. 

  10.  Localização – um local geográfico físico que fornece instalações para uma finalidade declarada. 

A mudança para o aprendizado online representa uma mudança significativa na localização de professores e alunos. A exigência de um espaço silencioso para a entrega ou a participação de uma classe representa um desafio significativo, dependendo das situações de vida individuais. 

O ADKAR Model 

O ADKAR Model ainda é a maneira mais fácil e rápida de planejar uma mudança, mesmo quando ela exige altos níveis de flexibilidade e agilidade. Depois de concluir o Exercício de ontem e amanhã, você pode aplicar cada elemento do ADKAR para chegar rapidamente a etapas direcionadas e acionáveis. 

A – Para professores, as etapas de ação direcionadas para a Conscientização incluem permitir que executivos da organização dos sistemas escolares expliquem aos alunos, professores e pais de uma maneira clara e convincente por que a mudança para o aprendizado online é necessária. Eles também devem expressar a urgência de fazer a mudança agora junto com os riscos para o sistema educacional, se a mudança não for gerenciada com sucesso. 

D – Para influenciar o Desejo, as etapas da ação incluem apelar aos professores e seu compromisso com o papel de educadores. Isso os ajuda a ver os benefícios pessoais de desenvolver as habilidades necessárias para ensinar efetivamente em um ambiente virtual e se comprometem a apoiar outros professores à medida que desenvolvem as habilidades necessárias. 

K – O desenvolvimento do Conhecimento de como ensinar online significa que os professores precisam de acesso imediato às ferramentas necessárias e treinamento sobre como usá-las. 

A – As etapas de ação para desenvolver a Habilidade podem incluir emparelhar professores com experiência em fornecer aprendizado online com aqueles que não o fazem, para fornecer treinamento e incentivo. Fornecer acesso oportuno à assistência técnica também é uma tática útil. 

R – Para garantir que a mudança produza os resultados desejados (alcance os objetivos de aprendizagem pelos alunos), os professores precisam de Reforço na forma de reconhecimento positivo por seus esforços em mudar da sala de aula para o aprendizado online. Esse reconhecimento deve vir dos executivos. As etapas práticas podem incluir líderes observando os professores em ação, fornecendo feedback positivo sobre seus esforços e garantindo acesso a suporte adicional, conforme necessário. 

Não desconte o que você sabe 

Embora avaliações detalhadas e os cinco planos tradicionais de Gestão de Mudanças não ajudem nas mudanças relacionadas à crise que exigem uma resposta rápida, o Modelo ADKAR ainda é a maneira mais fácil e rápida de planejar uma mudança. Se o plano de ontem seja inválido para amanhã, a combinação da estrutura ONTEM-AMANHÃ com o ADKAR Model poderá gerar etapas concretas e acionáveis, permitindo que você se reajuste conforme necessário. 

Precisa avaliar uma mudança rapidamente? O exercício Prosci Ontem-Amanhã pode ajudar. 

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Para obter mais informações sobre como usar o exercício Ontem-Amanhã, assista ao nosso webinar sobre a “Definição do Impacto da Mudança”