Como começar a gerenciar uma mudança que não está tão clara

Estar envolvido desde cedo na mudança é sempre uma coisa boa. De fato, a Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci apresenta uma correlação direta entre começar a Gestão de Mudanças mais cedo e alcançar ou exceder os objetivos do projeto. Embora o engajamento desde cedo possa ser um desafio quando os detalhes específicos não estão claros ou ainda estão surgindo, a espera tem consequências. Não deixe que esse dilema o faça se sentir preso. Você pode adicionar valor significativo quando inicia cedo, mesmo com informações incompletas. 

Começar tarde tem consequências

Em momentos de extrema incerteza, esperar para obter informações completas pode parecer a melhor maneira de evitar retrabalho, economizar custos e manter as pessoas bem-informadas. Mas esperar para implementar as atividades de Gestão de Mudanças depois que o ciclo de vida do projeto já começou, cria-se um conjunto de problemas. O resultado pode ser prejudicar o projeto e seus esforços gerais de Gestão de Mudanças. 

Felizmente, a pesquisa da Prosci oferece uma orientação útil que você pode aplicar imediatamente para manter suas mudanças em andamento, não importa quão incompletas estão as informações do projeto. 

O que fazer no início do projeto quando existem
informações incompletas

Dada à falta de informações sobre a solução e o design do projeto, o que você pode fazer no início? Em 2011, os praticantes de mudanças que participaram da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci compartilharam várias abordagens úteis. Essas ideias permanecem válidas até hoje e são consideradas perpétuas. 

As principais sugestões incluem: 

1. Crie um Plano de Comunicação para descrever os resultados desejados e a necessidade de mudança

Comunique os detalhes aberta e frequentemente para aumentar a transparência e consciência sobre a mudança. Inclua os resultados desejados, a necessidade de mudança e as lacunas de informações atuais. Estabeleça expectativas de comunicação em torno da mudança, designando canais estruturados.

2. Analise o clima organizacional e suas reações às mudanças. Documente os riscos e as áreas de resistência comuns

Use avaliações sistemáticas e mensuráveis para analisar o clima organizacional e as reações às mudanças. As métricas comuns incluem análises dos impactos da mudança, avaliações de prontidão para mudanças, avaliações da cultura organizacional e avaliações da saturação da mudança. Identifique os riscos comuns ou históricos, áreas de resistência e pontos de dor para a organização e para o projeto.

3. Identifique os stakeholders e envolva-os no desenho da solução 

Realize uma análise de stakeholders para identificar e categorizá-los de acordo com a extensão em que a mudança os afetará. Envolva-os juntamente com os usuários finais no desenho da solução, correspondendo à sua proximidade com a mudança para estimular o engajamento.

4. Desenvolva um plano de Gestão de Mudanças flexível e de alto nível que inclua os principais resultados e recursos necessários

Crie um Plano de Gestão de Mudanças de alto nível que identifique as entregas da função de Gestão de Mudanças, o tempo dessas entregas e os recursos necessários. Projete este plano de forma flexível, permitindo ajustes de acordo com futuras percepções e informações.

5. Coordene os planos de Gestão de Mudanças e Gestão de Projetos

Incorpore ações de Gestão de Mudanças aos planos de Gestão de Projetos desde o início para estabelecer a Gestão de Mudanças como um componente valioso. Expresse a necessidade de Gestão de Mudanças em um caso de negócios e documente os benefícios tangíveis, retorno sobre o investimento (ROI) e estatísticas sobre o sucesso da Gestão de Mudanças ao plano e às entregas no cronograma do projeto.

6. Identifique e solicite apoio de patrocinadores da mudança

Identifique os patrocinadores da mudança no início do projeto para gerir as resistências dentro da liderança. Estabelecer o apoio dos patrocinadores da mudança orienta de forma clara e coerente a mudança de maneira consistente com os objetivos e o cronograma do projeto.

7. Indique e desenvolva uma equipe de Gestão de Mudanças

Indique membros de uma equipe de Gestão de Mudanças e ensine-os totalmente sobre a metodologia de Gestão de Mudanças escolhida para o projeto. A equipe de Gestão de Mudanças deve construir uma compreensão fundamental do processo a ser usado pelos grupos de partes interessadas, explicando as funções e etapas básicas da metodologia. 

Clareza durante tempos incertos

Antes de ingressar na Prosci, liderei a prática de Gestão de Mudanças em uma grande organização de saúde por oito anos. Depois de treinar, orientar e apoiar muitos profissionais de mudança talentosos, conheço bem a pressão para produzir um plano de Gestão de Mudanças com informações incompletas. Ao longo dos anos, compartilhei os insights acima mais do que qualquer outra pesquisa. Ele continua a ajudar inúmeros profissionais a preparar e apoiar as pessoas durante as mudanças e tempos de incerteza. Espero que ajude você também.