Como diagnosticar, tratar e monitorar a saúde do projeto

Como você sabe quando uma mudança está progredindo bem? Quais ferramentas você usa para diagnosticar problemas e identificar riscos críticos? Avaliar a saúde do projeto com base nas intuições, opiniões subjetivas ou até mesmo com feedbacks dos líderes organizacionais pode levá-lo à um caminho errado. O Prosci Change Triangle Model™ (PCT) é uma simples e poderosa estrutura que apresenta quatro aspectos críticos de qualquer esforço de mudança bem-sucedida e como eles estão intercalados. Juntamente com o Assessment PCT, o modelo fornece uma maneira focada de avaliar, acompanhar e medir a saúde do Sucesso, dos Líderes/Patrocinadores, da Gestão de Projetos e da Gestão de Mudanças. 

Prosci Change Triangle Model™ (PCT) e Assessment PCT 

Calvin Coolidge, o 30º presidente dos Estados Unidos, uma vez disse, “Aqueles que confiam no acaso devem respeitar os resultados do acaso”. O PCT Model sai dessa linha, porque ajuda a entender o que uma mudança bem-sucedida precisa, se você está perdendo aspectos importantes e o que fazer sobre isso. 

Aplicando o PCT Model e o Assessment PCT 

Aqui estão sete maneiras que você pode aplicar o PCT Model e o Assessment PCT para diagnosticar, tratar e monitorar com eficácia a saúde dos seus projetos e iniciativas: 

1. Conduzir assessments 

Acessar o seu projeto com a ferramenta Assessment PCT fornece uma visão clara da saúde de cada um dos três aspectos do PCT Model, bem como o quão bem cada área apoia o sucesso do projeto. Respondendo às 40 questões do Assessment PCT, você obtém um norte sobre a iniciativa. 

2. Avaliar a saúde do projeto 

Compreender os resultados da avaliação, também conhecida como PCT Profile, ajuda va extrair ideias, conclusões e a começar a entender o que o seu projeto precisa. Muitas vezes, podemos dizer de maneira geral que um projeto está indo bem e outro não está indo tão bem. Mas ter um diagnóstico, uma maneira para compreender claramente a saúde do projeto, mostra exatamente onde concentrar sua atenção. 

3. Identificar os fatores de risco 

Uma vez que você avaliou a saúde geral do projeto, pode começar a olhar especificamente para as áreas que precisam ser melhoradas. A pontuação simplificada um-dois-três Assessment PCT permite que você se concentre nas áreas problemáticas e identifique rapidamente os fatores de alto risco que precisam de atenção. 

4. Dirigir os próximos passos 

Quando você conhece os fatores de risco da sua iniciativa, pode usar os insights para conduzir suas próximas etapas. Depois de revisar a pontuação um-dois-três da avaliação, podemos claramente identificar os fatores da baixa pontuação e construir as etapas de ações para melhorar cada uma. Por exemplo, você pode acreditar que definiu totalmente seus objetivos de adoção e uso, mas se você pontuou um em algum desses fatores, os objetivos não estão adequadamente definidos. O que você vai fazer sobre isso? Quem você precisa que esteja alinhado à você? Quais as perguntas você precisa fazer para seguir em frente? 

5. Acompanhar o progresso em todo tempo 

O PCT Model e o Assessment PCT são muito úteis para acompanhar a saúde do projeto ao longo do seu ciclo de vida. Por exemplo, você pode fazer um diagnóstico instantâneo da saúde do projeto durante sua iniciação, durante o desenho, durante o desenvolvimento e ao final do planejamento. 

Quando treinamos clientes em nossos compromissos de consultoria, apresentamos a eles como configurar um projeto e identificar no calendário quando faz sentido fazer mais diagnósticos porque a pontuação mudará. À medida que a saúde do projeto muda ao longo do tempo, o mesmo acontece com o PCT Profile resultante – e a probabilidade de atingir os objetivos, entregando resultados e completar os projetos dentro do prazo e orçamento. 

6. Examinar o portfólio 

Clientes também comparam a pontuação do Assessment PCT em múltiplos projetos. Vamos dizer que tem um portfólio de sete projetos em andamento na sua organização. Se você traçar o PCT Profile relativo para onde cada um desses sete projetos apresentam o gráfico de Riscos X Investimentos e compartilha com a equipe de líderes seniores, seu único trabalho será dar um passo para o lado e deixá-los falar. Os insights e implicações serão tão claros, que seus líderes identificarão imediatamente as competências e deficiências organizacionais. Olhar para muitos projetos lado a lado, oferece uma visão panorâmica da saúde do portfólio.

7. Criar uma visão compartilhada 

Este é um dos aspectos mais impactantes e valiosos do PCT Model. Suponhamos que você está sentado ao redor de uma mesa com a equipe de projeto. Você tem um patrocinador, um gerente do projeto, um grupo de especialistas no assunto da solução e alguns representantes da empresa. Colocar todos em uma mesma página sobre o que você precisa fazer para impulsionar a iniciativa é uma das etapas mais importantes que você pode dar. O PCT Model fornece a base para clareza e alinhamento, possibilitando que você trabalhe junto em direção ao objetivo que identificou como sucesso no centro do triângulo. 

Não há nada mais poderoso que colocar pessoas na mesma página, nada mais distrativo que ter duas pessoas em diferentes páginas e nada mais devastador que ter pessoas pensando que elas estão em uma mesma página, mas não estão. O PCT Model ajuda a criar uma visão compartilhada para estar na mesma página sobre o que todos precisam para realizar os objetivos bem-sucedidos de suas iniciativas de mudança mais importantes.

“Empoderar as pessoas quando há um nível relativamente baixo de alinhamento piora o caos e torna a gestão de equipes ainda mais difícil.” – Peter M. Senge 

Use o Prosci Change Triangle Model (PCT) para projetar a saúde do seu projeto 

O guru da gestão, Perter Senge, nos oferece uma grande observação sobre como o empoderamento sem alinhamento apenas amplifica o caos. É difícil colaborar com o sucesso como uma equipe, se nós não estamos nos movendo em direção ao mesmo objetivo. O Prosci Change Triangle Model (PCT) coloca o sucesso no centro porque este é um problema que você precisa resolver, a melhoria que você precisa fazer ou a oportunidade que você está procurando aproveitar. Uma vez que você define e articula o sucesso para as mudanças do projeto, pode aplicar o PCT Model para diagnosticar e tratar claramente a saúde do projeto e mover juntos em direção ao sucesso.