Como reforçar a mudança com o feedback dos colaboradores

A Gestão de Mudanças eficaz sempre inclui reforço e os projetos muitas vezes negligenciam essa etapa, embora seja crítica para o sucesso a longo prazo de uma mudança. Na realidade, todo o seu plano de Gestão de Mudanças deve incluir esforços de reforço desde o início. 

Reforçando a mudança 

Na Metodologia Prosci , o  Plano de Comunicação , o  Plano de Patrocínio e o Plano de Liderança  influenciam diretamente o reforço no nível individual. O trabalho diário que você faz com os patrocinadores e gestores reforça mensagens sobre por que a mudança está acontecendo, como ela afeta os colaboradores e por que é importante. E a integração com sua equipe de projeto – para entender onde o projeto está, quais marcos estão chegando e como está evoluindo – oferece oportunidades para reforçar continuamente o valor da Gestão de Mudanças e focar em como os projetos impactam as pessoas. 

Feedack e o Prosci 3-Phase Process 

Conforme você trabalha no Prosci 3-Phase Process, o reforço ocorre na Phase 2 – Manage Change e na Phase 3 – Sustain Outcomes.  

Primeiro, vamos dar uma olhada na Phase 2 – Manage Change. Dependendo de sua principal mudança, coletar e analisar o feedback dos colaboradores pode ser útil durante os estágios de Acompanhar Desempenho e Adaptar Ações.  

Durante o estágio de Acompanhar Desempenho, perguntamos “Como estamos indo?” Para responder a esta pergunta, você pode acompanhar o progresso individual e os pontos de barreira ADKAR® usando o feedback dos colaboradores. 

No terceiro estágio da Phase 2 – Manage Change, adaptamos ações que envolvem examinar os dados do estágio Acompanhar Desempenho para informar atividades e táticas para manter os pontos fortes, abordar oportunidades e eliminar lacunas de desempenho. 

Durante a Phase 3 – Sustain Outcomes, o feedback dos colaboradores pode ser útil durante o estágio Analisar Desempenho, onde perguntamos: “Agora, onde estamos?” e “Já terminamos?”. Para responder a essas perguntas, você pode usar o feedback dos colaboradores para revisar os resultados do ADKAR, identificar e abordar quaisquer lacunas de desempenho restantes e lições aprendidas. 

Três maneiras de usar o feedback para reforçar a mudança 

Para avaliar o progresso ao executar seu plano, você pode: 

• Ouvir os colaboradores e recolher os seus comentários;
• Acompanhar a aceitação dos colaboradores com os novos processos, sistemas e funções de trabalho;
• Analisar a eficácia de suas atividades de Gestão de Mudanças.

1. Ouvir os colaboradores 

Para reforçar a mudança de forma eficaz, é importante acompanhar os colaboradores para entender como a mudança está funcionando. Muitas equipes caem na armadilha de completar seu checklist de Gestão de Mudanças sem ouvir o que os colaboradores têm a dizer. O feedback obtido será útil no desenvolvimento de ações corretivas e atividades de Gestão de Mudanças após a implementação. 

Você pode obter feedback de várias maneiras. O modelo de feedback do colaborador da Prosci é baseado no modelo ADKAR e inclui perguntas direcionadas que revelam os principais insights sobre como os colaboradores veem as mudanças.  

2. Acompanhar a aceitação dos colaboradores 

As mudanças são bem-sucedidas quando são totalmente implementadas e a organização as adota. Como uma atividade de reforço, acompanhar a aceitação garante que a mudança está realmente ocorrendo e que a organização está obtendo todos os benefícios dela. 

A maneira como você acompanha a aceitação é específica para a mudança que você introduz. A equipe do projeto pode definir a aparência desses novos processos, sistemas e funções e especificar as principais métricas para medir após a implementação. Os métodos para medir a aceitação incluem: 

• Observação
• Relatórios de desempenho
• Uso do sistema
• Quantas vezes os colaboradores ainda usam “a velha maneira de fazer as coisas”

3. Analisar a eficácia 

Simplesmente conduzir as atividades de Gestão de Mudanças não é suficiente. Para reforçar uma mudança, devemos entender o quão eficazes temos sido, revisando atividades, progressos, resultados e lições aprendidas. Quando questionados sobre quais critérios eles usam para medir a eficácia da Gestão de Mudanças em projetos, os participantes da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci dizem que consideram: 

• Métricas de adoção;
• Métricas qualitativas ou de feedback;
• Desempenho do colaborador;
• Desempenho geral do projeto;
• Avaliações de prontidão.

Reforce a mudança com o feedback do colaborador 

Lembre-se de que é importante acompanhar as métricas antes do lançamento do projeto, nos principais marcos e no final do seu ciclo de vida. Para obter informações adicionais sobre como reforçar a mudança e medir seus esforços de Gestão de Mudanças, explore a última edição da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci . A pesquisa inclui os métodos mais recentes, fontes de dados e tempo para medir os resultados e reforçar a mudança.