Como usar o modelo de maturidade da Prosci

Como usar o modelo de maturidade da Prosci

Com a velocidade das constantes mudanças e a grande demanda para entregar os resultados esperados, os líderes estão reconhecendo que a maturidade em mudança organizacional não é mais um luxo, mas é de fato uma necessidade.

A Prosci iniciou sua pesquisa sobre como atingir a capacidade de mudança organizacional e desenvolveu o Modelo de Maturidade em Gestão de Mudanças Prosci™. Este modelo permitiu que inúmeras organizações avaliassem o seu nível atual de maturidade e desenvolvesse um plano de ações para aumentá-la.

Os profissionais de Gestão de Mudanças identificaram quatro possibilidades de uso para a aplicação do modelo:

1. Medir a maturidade;
2. Alinhar as partes interessadas;
3. Orientar ações;
4. Abordagem que esclarece a realidade da organização.

Estrutura do Modelo de Maturidade em Gestão de Mudanças Prosci

O Modelo de Maturidade em Gestão de Mudanças Prosci apresenta cinco níveis de maturidade organizacional da Gestão de Mudanças:

• Nível 5: Competência Organizacional
• Nível 4: Normas da Organização
• Nível 3: Projetos Múltiplos
• Nível 2: Projetos Isolados
• Nível 1: Pontual ou Ausente

À medida que uma organização sobe os níveis no Modelo de Maturidade Prosci, a Gestão de Mudanças ocorre em mais projetos e iniciativas e em mais partes da organização. Colaboradores participam da Gestão de Mudanças de forma mais ampla e começam a internalizar o seu papel em tornar a mudança bem-sucedida. Em contrapartida, a organização toma medidas para incorporar e integrar a Gestão de Mudanças em mais funções. Por fim, os projetos e iniciativas são mais bem-sucedidos, evidenciados na melhor realização dos benefícios e na conquista dos resultados desejados.

A tabela abaixo fornece descrições de como a Gestão de Mudanças é percebida, quando é aplicada e quem está praticando-a em cada um dos cinco níveis.

Principais áreas de observação para a maturidade da Gestão de Mudanças

Como parte da criação do Modelo de Maturidade Prosci, em 2012, consideramos a pesquisa e as extensas experiências do cliente para identificar as principais áreas de observação para a maturidade. O resultado da análise foram cinco áreas: Liderança, Aplicação, Competências, Padronização e Socialização.

Área de Capacidade 1: Liderança 

Atividades específicas de liderança para o desenvolvimento de competências de Gestão de Mudanças Organizacionais. Quão comprometida é a liderança com a Gestão de Mudanças dentro da organização? Qual é o compromisso da liderança para comunicar o valor da Gestão de Mudanças e qual seu esforço para construir uma competência interna? Quem está patrocinando a implantação da Gestão de Mudanças? Se a sua organização receber uma pontuação baixa na área de capacidade de Liderança, essa é a primeira na qual você deve se concentrar ao criar uma competência organizacional.

Área de Capacidade 2: Aplicação 

Análise do uso de processos e ferramentas de Gestão de Mudanças em projetos e iniciativas na sua organização. Em quantos projetos a Gestão de Mudanças está sendo aplicada? Existem recursos disponíveis para aplicar a Gestão de Mudanças em projetos e iniciativas em toda a organização?

Área de Capacidade 3: Competências 

A Gestão de Mudanças é aplicada por colaboradores, coordenadores, gerentes, líderes, equipes de projeto e profissionais em toda a organização. A terceira área de capacidade, Competências, analisa o treinamento e o desenvolvimento de pessoas chaves que devem aplicar ferramentas e princípios de Gestão de Mudanças. Faça as perguntas: Quais as equipes que receberam treinamento? Eles demonstraram competências em Gestão de Mudanças?

Área de Capacidade 4: Padronização 

Examina os mecanismos e sistemas usados ​​para institucionalizar a Gestão de Mudanças. Todas as partes da sua organização estão usando a mesma metodologia em Gestão de Mudanças? Você integrou a Gestão de Mudanças à Gestão de Projetos? Você incluiu a Gestão de Mudanças em outras metodologias de melhorias? A padronização é a área de capacidade que permite gerenciar uma mudança de maneira eficaz, tornando-a um componente fixo de como a organização introduz as mudanças.

Área de Capacidade 5: Socialização 

Concentra-se na construção do comprometimento e da adesão à Gestão de Mudanças. A construção eficaz de capacidades e competências requer adesão e comprometimento de todos os níveis organizacionais. A organização vê a Gestão de Mudanças como um diferencial competitivo e uma competência essencial? Existe reforço para sustentar a aplicação da Gestão de Mudanças em todos os níveis da organização?

Avaliação do Modelo de Maturidade Prosci

A avaliação do Modelo de Maturidade Prosci envolve 50 características específicas e observáveis nas cinco áreas de capacidade, usando um sistema de pontuação.

Para cada um dos 50 fatores, existem descrições de uma organização de Nível 1, Nível 2, Nível 3, Nível 4 e Nível 5. Ao selecionar a descrição que melhor corresponde à organização, os usuários criam uma visão mais sofisticada e completa da maturidade em Gestão de Mudanças organizacionais. Abaixo estão dois exemplos da pontuação usada para os 50 fatores que compõem a avaliação do Modelo de Maturidade Prosci:

Os resultados da avaliação do Modelo de Maturidade da Prosci incluem uma pontuação geral (em 5), pontuações para cada uma das cinco áreas de capacidade e um relatório de pergunta a pergunta.

Usando o Modelo de Maturidade Prosci

O Modelo de Maturidade Prosci é uma adição inestimável à caixa de ferramentas para líderes de mudanças que buscam flexibilidade e durabilidade como uma competência essencial de sua organização.

Em uma reunião recente de líderes de implantação de mudanças, colaboramos para criar uma lista de usos da avaliação do Modelo de Maturidade Prosci. A análise do insumo bruto produziu quatro usos principais:

1. Medir a maturidade;
2. Alinhar as partes interessadas;
3. Orientar ações;
4. Abordagem que esclarece a realidade da organização.

Medição da maturidade 

A Avaliação do Modelo de Maturidade em Gestão de Mudanças Prosci permite uma forte avaliação e quantificação da maturidade geral da mudança, usando fatores abrangentes e pontuação. Como auditoria, as organizações podem usar essas pontuações de várias maneiras, incluindo:

• Nível de maturidade atual;
• Estabelecimento de metas e objetivos para o nível de maturidade futuro;
• Acompanhamento do progresso da Implantação da Gestão de Mudanças na Empresa.

Alinhando as partes interessadas 

As partes interessadas costumam conhecer os modelos, mesmo que estejam menos familiarizados com a Gestão de Mudanças. A construção do Modelo de Maturidade Prosci, juntamente com as descrições e domínios das capacidades, permite a criação de um sentimento comum de perspectiva e propósito. Exemplos específicos deste caso de uso incluem:

• Alinhando parceiros para a jornada da Implantação da Gestão de Mudanças na Organização;
• Criando uma visão compartilhada da maturidade em um comitê ou equipe diretiva;
• Incentivar a liderança sênior a se comprometer com a ação;
• Envolver os principais interessados ​​e tomadores de decisão;
• Obtenção de comprometimento dos líderes seniores na jornada de Implantação da Gestão de Mudanças Organizacional;
• Justificando o caso de um investimento na implantação da Gestão de Mudanças Organizacional;
• Gerenciando a expectativa do que a crescente maturidade da mudança exige;
• Padronização em uma única visão de maturidade e nível atual.

Guias de Ação 

Quando soubermos onde estamos e onde queremos estar, podemos descobrir como chegar lá. A utilização do Modelo, estabelece uma linha de base e de destino para formulação de ações. Táticas de exemplo para orientar a ação incluem:

• Construir um roteiro para a maturidade;
• Complementando estratégias e táticas formais da Implantação da Gestão de Mudanças Organizacional (como o Mapa de Estratégia Prosci);
• Criando tarefas e funções para aumentar a maturidade;
• Direcionando decisões sobre foco, investimento e tradeoffs;
• Garantir que não esquecemos nada na jornada da Implantação da Gestão de Mudanças Organizacional;
• Foco nos próximos passos práticos nas áreas mais importantes;
• Identificando lacunas que precisam ser resolvidas;
• Priorizando e sequenciando etapas de ação.

Esclarecendo uma abordagem 

Embora os líderes possam concordar que precisam mudar de maturidade, esse ainda é um conceito indistinto para muitos. A base de pesquisa da Prosci fornece uma metodologia estruturada e acessível para desmistificar a Gestão de Mudanças, incluindo:

• Definição de “maturidade”;
• Informar as partes interessadas sobre o progresso em direção à maturidade;
• Desmistificar a metodologia e o processo para criar maturidade;
• Educar outras pessoas sobre Gestão de Mudanças;
• Tornar tangível a maturidade da mudança;
• Compartilhando o roteiro com outras pessoas.

O que fazer daqui para frente?

Para manter o ritmo com a velocidade acelerada de mudança e ver um maior ROI em projetos, as organizações têm que mudar a forma como operam – e especialmente como gerenciam a mudança. O Modelo de Maturidade em Gestão de Mudanças da Prosci e a Avaliação fornecem as informações necessárias para analisar o nível de maturidade da mudança de sua organização e traçar uma estratégia para aumentar sua competência em mudanças. Ao avançar seu nível de maturidade, você está se concentrando cada vez mais no lado humano das mudanças, levando a um maior sucesso em seus projetos e iniciativas.

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