DEFININDO O IMPACTO DA MUDANÇA

Um dos maiores desafios que os profissionais de mudança enfrentam é traduzir uma mudança no nível organizacional – “Estamos implementando um novo aplicativo de planejamento de recursos empresariais” – para o nível individual – “Como a mudança é refletida diariamente nos trabalhos de André, Becky, Carlos e Dhara. ”

Vivemos em um mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo). O ritmo e a estrutura de nossas vidas e do mundo dos negócios hoje são rápidos e continuamente em movimento. Um praticante de mudanças diante de mudanças maiores, mais rápidas e mais complexas é desafiado pelo volume, e fica muito fácil esquecer, ignorar ou ficar com preguiça de gerenciar a mudança até o nível individual em que ela ocorre.

Trazendo o impacto da mudança para o foco

No quadro “Os 10 Aspectos do Impacto da Mudança” da Prosci, você será capaz de focar na mudança, pois conseguirá apontar os problemas que muitas vezes acontecem e que são fatores críticos de sucesso para permitir a mudança. Com que frequência os arquitetos da implantação mais recente do sistema em sua organização estão falando sobre o impacto que a tecnologia tem no cotidiano de Andre, Becky, Carlos e Dhara?

Sabemos que as realizações da organização são o resultado do esforço conjunto de todos os indivíduos que compõem essa organização. Portanto, se você se concentrar apenas no nível da empresa ao implementar a mudança, corre o risco de perder pessoas ao longo do caminho. Eles podem ficar presos onde estão e nunca sair do estado atual; é provável que eles não façam essa transição pessoal com sucesso.

Se não conseguirmos levar as pessoas ao estado futuro e ajudá-las a permanecer lá, elas poderão voltar ao modo como costumavam fazer as coisas e acabaremos com um estado futuro comprometido – composto por jornadas individuais incompletas – e não realizar o valor esperado. Além disso, criamos magoas e resistência. A gestão estruturada de mudanças fornece uma maneira de fechar as lacunas para garantir que o estado futuro que imaginamos seja o que alcançamos, porque trouxemos cada um de nossos funcionários nessa jornada.

Os 10 Aspectos do Impacto da Mudança

Para alcançar o estado futuro com êxito, é necessária uma estrutura que permita aos profissionais de mudança lembrar, focar, analisar e documentar a jornada do indivíduo. A Prosci abordou isso há vários anos, introduzindo o modelo “Os 10 Aspectos do Impacto da Mudança”.

Ao criar esse modelo, imaginamos que estávamos lançando um novo CRM ou ERP, envolvido em uma aquisição pós-fusão ou lançando um novo produto e depois consideramos como isso afeta um indivíduo em seu trabalho. Como um indivíduo mostra no dia a dia que a sua mudança vai impactar ou não?

É aí que temos os 10 aspectos: processos, sistemas, ferramentas, funções, comportamentos críticos, mentalidades / atitudes / crenças, estrutura de relatórios, análises de desempenho, remuneração e localização. Esta é uma lista enganosamente simples, mas profundamente útil de facetas presentes em tempos de mudança.

Agora, sua iniciativa pode ou não afetar no cotidiano de alguém esses 10 aspectos. Mas você não saberá até começar a se perguntar, pensar e definir o impacto da mudança nesse nível individual.

Este modelo também nos ajuda a entender que uma mudança afeta diferentes grupos de maneiras diferentes. Uma mudança que afeta apenas um grupo marginalmente pode perturbar completamente outro grupo dentro da organização. Esses 10 aspectos e a estrutura de foco no impacto das mudanças no nível individual nos ajudam a entender como as mudanças ganham vida em toda a organização.

Nomeie para dominar

Nosso trabalho como profissionais de mudança é obter uma transformação no nível organizacional e reduzi-la aos impactos individuais da mudança. Se queremos demonstrar empatia por nossos stakeholders, criar métricas de adoção ou ajudar nossos colegas a gerenciar mudanças, precisamos de um modelo para nos capacitar para que tenhamos essa mentalidade desde o início.

Você pode aproveitar essa lista de várias maneiras. O mais básico é listar os “10 Aspectos” na coluna esquerda de uma planilha de duas colunas. Você pode pedir aos participantes das partes interessadas que “nomeiem para dominar”, listando os estados atuais e / ou futuros do projeto em questão para cada aspecto. O exemplo abaixo inclui definições e exemplos para cada um dos “10 Aspectos do Impacto da Mudança”. Os exemplos são do CI / 360 – uma iniciativa global de gerenciamento de relacionamento com o cliente da empresa fictícia Finesta Financial (usada em todos os programas e ferramentas de ensino da Prosci).

Frequentemente, um profissional de mudança pode iniciar esse processo por conta própria e impulsionar partes do projeto para preencher uma versão simples dessa avaliação. Ao fazer uma revisão de documento, você pode descobrir os impactos das mudanças que a equipe do projeto pode ter perdido. Além disso, facilitar essa atividade com a equipe do projeto, usando uma abordagem interativa com pensamento de design, com uma tonelada de notas adesivas e uma parede da sala de conferências, pode ser uma atividade libertadora e envolvente.

Efeito halo

Muitos benefícios auxiliares estão disponíveis ao definir os impactos das mudanças. Os profissionais podem usar a estrutura de várias outras maneiras para melhorar seus projetos ou suas habilidades consultivas:

Criar empatia – Quando usado como projetado, o modelo de impacto começa a criar empatia com os membros da equipe do projeto e fornece a eles uma estrutura para se colocar no lugar dos colaboradores afetados. É um enorme benefício para o sucesso do projeto quando os patrocinadores e a equipe do projeto exploram a maneira como a sua iniciativa pode afetar os colaboradores. A empatia é importante. Sabemos que isso ajuda líderes / organizações / indivíduos a se tornarem muito mais receptivos e reflexivos, o que garante que eles desenvolvam melhores soluções, produtos ou atividades alinhadas com as pessoas que estamos tentando servir.

Definir capacidade – a capacidade no modelo ADKAR vem depois da conscientização, desejo e conhecimento. A capacidade é definida como a capacidade demonstrada para implementar “a mudança” e a conquista da “mudança desejada” no desempenho ou no comportamento. Mas qual é a “mudança” que os funcionários devem fazer quando chegam na habilidade? Os 10 Aspectos do impacto da mudança da Prosci fornecem uma estrutura para definir “a mudança” e a capacidade, para que os colaboradores possam estar preparados, equipados e com suporte para fazer essas mudanças específicas.

Criar métricas de adoção – Para saber o que mediríamos para determinar a adoção e o uso, precisamos saber e definir o que “adotar e usar com eficiência” significa para os colaboradores impactados. Os 10 Aspectos do impacto da mudança da Prosci permitem a primeira etapa crítica da definição de “adotar e usar” para que você possa identificar medidas e métricas. A resposta à pergunta “O que mediremos para determinar se a mudança está ocorrendo?” Depende de como você define adoção e uso.

Envolva os colaboradores – Os 10 Aspectos do impacto da mudança da Prosci são uma ferramenta eficaz para envolver diretamente os colaboradores na criação de uma definição e compreensão compartilhadas da mudança e seu impacto. Os profissionais de mudança podem ver o impacto da mudança que eles não identificaram e os colaboradores impactados se sentem empoderados e engajados enquanto aumentam sua compreensão da mudança.

Identificar pontos cegos – É complicado resumir uma grande transformação empresarial nos impactos que ela terá sobre indivíduos e grupos dentro da organização. Frequentemente, uma equipe ou patrocinador do projeto perde uma área específica de impacto – e às vezes é uma área de preocupação especial para os colaboradores impactados. Os 10 Aspectos do impacto da mudança da Prosci fornecem uma perspectiva que permite às equipes capturar as áreas de impacto que geralmente ignoram.

Personalizar o envolvimento – Um aspecto da transformação digital é a hiper personalização, em que cada indivíduo recebe uma experiência única e personalizada em um espaço digital. Pense no seu feed do Facebook – ele é exclusivamente seu. Durante a mudança organizacional, os profissionais podem personalizar com mais eficácia seu apoio e intervenções quando armados com as descrições mais concretas no nível granular fornecidas pelos 10 Aspectos do Impacto da Mudança, da Prosci.

Alavancar histórias e personas – Personas e histórias de usuários são ferramentas cada vez mais usadas para formalizar a empatia no processo de desenvolvimento, humanizando as necessidades de um cliente ou usuário final específico. As personas e as histórias de usuários agregam valor devido à perspectiva que incentivam – de fora para dentro em vez de dentro para fora. Da mesma forma, os 10 Aspectos do impacto da mudança da Prosci fornecem uma perspectiva “de fora para dentro” sobre iniciativas de mudança dentro da organização, colocando o foco em como o trabalho diário dos colaboradores mudará.

Intervenções de escala – “De quanto precisamos de Gestão de Mudanças?” É uma pergunta frequente, especialmente em um ambiente Agile relacionado a uma versão específica da funcionalidade. É difícil responder à pergunta sem uma orientação em torno de “Quão grande é a mudança?” Mas, com os 10 Aspectos da mudança de Prosci, as respostas para “Quão grande é a mudança?” E, portanto, “Quanta mudança precisa de gestão?” pode ser respondida em relação ao impacto material que a iniciativa terá sobre as pessoas e como elas realizam seu trabalho.

Apoio a indivíduos em suas jornadas de mudança

O modelo fornece uma base para definir a mudança de uma maneira que permita que os profissionais preparem, equipem e apoiem os colaboradores através de suas jornadas pessoais de mudança. Além de definir o impacto da mudança, os profissionais podem usar a estrutura de várias outras maneiras para melhorar sua prática e impacto.

Colocar-nos na posição de outra pessoa para entender o que ela vê, sente e experimenta desbloqueia o insight. Os 10 Aspectos permitem ao profissional da mudança considerar como um colaborador executa sua função todos os dias e o impacto que a iniciativa terá na experiência dessa pessoa no trabalho.

Como as organizações se deparam com uma velocidade e demanda crescentes para obter resultados, é importante lembrar que as conquistas da organização são o resultado dos esforços combinados de todos os indivíduos que compõem essa organização. O modelo pode nos ajudar a manter isso em mente.

Trazendo o impacto da mudança para o foco

Precisa avaliar uma mudança rapidamente? O exercício Prosci Ontem-Amanhã pode ajudar. 

Para obter mais informações sobre como usar o exercício Ontem-Amanhã, assista ao nosso webinar sobre a “Definição do Impacto da Mudança”