Dicas para uma Gestão de Mudanças mais Efetiva

A Prosci vem publicando conteúdo sobre os inúmeros aspectos da gestão de mudanças desde a década de 90, e baseado nas pesquisas e feedbacks que nossos clientes nos dão, montamos uma lista das seis principais áreas cujos praticantes de mudança identificaram como áreas que precisam de mais recursos e suporte.

A lista abaixo inclui cinco dicas para cada uma dessas seis áreas assinaladas!

Dicas para obter sucesso na gestão de mudanças

Essas cinco dicas visam aplicar uma abordagem mais personalizada, bem estruturada e intencional para gerenciar o lado humano de uma mudança organizacional. No estudo de benchmarking da Prosci feito em 2009, foi revelado que o uso de uma abordagem bem estruturada é o terceiro maior fator contribuinte para o sucesso – e também o uso de uma metodologia correlacionada com os objetivos propostos pelo projeto.

Outra sugestão destaca o engajamento daqueles que são as vozes e caras da organização – seus líderes seniores e gestores de linha de frente.

1. Comece cedo – seja mais proativo, evite a perda de controle e também os famosos “incêndios” do dia-a-dia.

2. Aplique estrutura – seja mais eficaz e eficiente; aumente a credibilidade do trabalho que está executando.

3. Personalize a sua abordagem – entenda a sua situação e adapte-se de acordo com ela.

4. Engaje as linhas de frente – permita que a cara e a voz da mudança (líderes seniores e gestores) trabalhem para prosperar.

5. Foque nos indivíduos – Lembre-se que organizações não mudam, pessoas sim.

Dicas para gerenciar a resistência

Resistência à mudança é um dos principais problemas que a gestão de mudanças aborda. No estudo de benchmarking da Prosci feito em 2009, a resistência à mudança foi identificada pelos participantes como segundo maior obstáculo para o sucesso.

No entanto, gestão de mudanças vai além da eliminação sistemática da resistência. Ela inclui o engajamento dos empregados e a criação de um cenário que os convença a trabalhar proativamente. Os integrantes do estudo de 2009 afirmaram que quando a gestão é feita de maneira adequada, grande parte dessa resistência pode ser evitada.

Portanto, adotar uma abordagem formal e de visão de longo prazo para mitigar a resistência e enfrentar corretamente as suas causas raízes resultam em uma performance melhor.

1. Faça certo da primeira vez – uma gestão de mudanças eficaz pode eliminar muitas das causas de resistência, antes mesmo delas acontecerem.

2. Preveja – não se surpreenda com a resistência. Espere por ela e se planeje.

3. Endereça formalmente – incorpore a gestão da resistência em todas as fases da sua estratégia de gestão da mudanças e do plano de desenvolvimento.

4. Identifique as causas raízes – tenha certeza de que você não está simplesmente reagindo a um sintoma, mas realmente tratando a causa da resistência.

5. Engaje as pessoas corretas – líderes seniores, gerentes e supervisores são as pessoas ideais na organização para gerenciar resistências.

Dicas para melhorar a comunicação

A comunicação foi identificada como o segundo maior fator contribuinte para o sucesso, de acordo com a pesquisa de benchmarking realizada em 2009. O plano de comunicação é uma das cinco alavancas usadas na metodologia da Prosci. Uma iniciativa estruturada de comunicação que se aplica logo no início do ciclo de vida de um projeto e responde às perguntas chave que os empregados têm – como por que a mudança está acontecendo, quais são os riscos de não mudar e quais são os benefícios para mim – cria impulso para a mudança.

1. Estruture suas iniciativas – inclua a sequência de mensagens e a formalização de uma entrega formal.

2. Comece cedo – mesmo que você não tenha todas as respostas, compartilhe o que você pode quando forem esperadas mais respostas.

3. Comunique mais frequentemente – comunicações frequentes são críticas para o sucesso da gestão de mudanças.

4. Responda às perguntas que as pessoas tiverem – não foque nos detalhes e sim nas razões da mudança e seus impactos pessoais.

5. Utilize emissores preferidos – líderes seniores para mensagens da organização e líderes imediatos para mensagens pessoais.

Dicas para desenvolver líderes como coaches de mudança

Os líderes são alguns dos mais valiosos aliados em tempos de mudança. Eles têm a proximidade e forte relacionamento com os empregados que são críticos para criar suporte e guiar as oposições durante a mudança. Infelizmente, muitos deles não recebem as ferramentas ou habilidades necessárias para se tornarem grandes líderes de mudança.

Lembre-se, ser um grande líder e ser um grande líder de mudança são coisas completamente diferentes. Primeiramente, o líder precisa realmente embarcar na mudança antes de guiar seus liderados por ela.

1. Prepare os líderes – os líderes precisam passar por sua própria mudança pessoal antes de apoiar suas equipes.

2. Compartilhe o papel que espera – tanto em uma visão macro quanto em um plano de ações detalhado.

3. Construa competências – considere que liderar a mudança é uma competência que pode e deve ser desenvolvida.

4. Forneça ferramentas – incluindo modelos de mudança individual, divulgação de dicas e informação para cumprirem suas funções.

5. Forneça suporte – ajude os líderes a obter sucesso em liderar a mudança com suporte especializado.

Dicas para construir a competência organizacional na gestão de mudanças

À medida que as organizações enfrentam as mudanças, a gestão de mudanças efetiva vai se tornando cada vez mais importante na capacidade estratégica. No entanto, construir competência organizacional de gestão de mudanças é uma tarefa muito significativa – você está fundamentalmente mudando como a organização reage às mudanças.

Quando as organizações decidem construir essa competência, elas devem tratar a iniciativa tanto como um projeto quanto como uma mudança a ser gerenciada. Pesquisas apontam que existem cinco áreas a serem estimuladas para implementar a gestão de mudanças na empresa.

1. Trate como um projeto – construir competência requer uma série de ações planejadas e alguém para gerenciá-las.

2. Trate como uma mudança – você está pedindo as pessoas para trabalharem de maneira diferente. É necessário gestão de mudanças para implantar a gestão de mudanças empresarial.

3. Utilize uma estratégia holística – ações são necessárias nas áreas de liderança, projetos, competências, estruturas e processos.

4. Dedique um time – um time representativo deve liderar a iniciativa para implantar a gestão de mudanças.

5. Assegure o patrocínio – assim como qualquer mudança organizacional, implantar a gestão de mudanças requer patrocínio adequado e efetivo.

Dicas para enfrentar a saturação de mudanças

A saturação de mudança ocorre quando muitas mudanças ocorrem simultaneamente, gerando consequências negativas. Dadas as demandas competitivas, de clientes e econômicas, muitas organizações estão enfrentando um momento de saturação de mudança.

O resultado disso são impactos negativos nas pessoas, projetos e organizações. Uma vez que uma organização começa a reconsiderar sua carga de mudança e também os impactos coletivos e cumulativos nos empregados, ela poderá começar a gerenciar o portfólio de mudanças de forma mais efetiva.

1. Defina saturação e seus elementos de forma clara – reconheça que a saturação de mudança realmente pode ocorrer quando a quantidade de mudança é maior que a quantidade que a organização consegue lidar (capacidade de mudança).

2. Entenda a razão da saturação – ninguém está focado no impacto coletivo das mudanças em andamento.

3. Compartilhe as consequências da saturação – as pessoas, os projetos e a organização como um todo sofrem quando há excesso de mudanças.

4. Gerencie o portfólio de mudanças – um processo bem estruturado pode ajudá-lo a entender, avaliar e gerenciar o portfólio de mudanças.

5. Gerencie cada mudança de forma mais eficiente – quando a mudança é bem gerenciada, ocupa um espaço menor na capacidade de mudança do que quando é mal gerenciada.