Este é o momento para implantar a Gestão de Mudanças na organização?

Na última década, a disciplina Gestão de Mudanças emergiu e evoluiu. O que antes era uma abordagem ausente ou pontual, após o fato, ocasionalmente de ser acompanhada por um plano de comunicações e um plano de treinamento, foi substituída por processos holísticos e estruturados com conjuntos de ferramentas completos para abordar a gestão de mudanças no nível individual e organizacional. O resultado do aprimoramento tem sido o maior sucesso na entrega dos objetivos de mudanças dentro do prazo e do orçamento.

Organizações estão fazendo a gestão de grandes mudanças!

Agora, as organizações estão dando o próximo passo na jornada, mudando seu foco da aplicação projeto a projeto para a institucionalização de práticas, processos e competências de Gestão de Mudanças. Essas organizações estão investindo tempo, energia e recursos para criar capacidades e competências de Gestão de Mudanças no nível organizacional. A Prosci chama esse esforço de Enterprise Change Management (ECM), a implantação estruturada e intencional da Gestão de Mudanças em toda a organização. Com o ECM, gerenciar efetivamente o lado humano da mudança se torna mais do que uma prática comercial; torna-se uma competência central, um diferenciador competitivo e um valor cultural da empresa.

Então, você está pronto para dar o próximo passo? Está pronto para colocar sua organização em um local onde os processos e ferramentas comuns de Gestão de Mudanças sejam aplicados de maneira consistente em todos os projetos? Está pronto para que os colaboradores  se tornem grandes líderes de mudança, independentemente de sua função ou localização na organização? Se estiver, você está pronto para o Enterprise Change Management.

Este texto apresenta duas questões-chave para você considerar ao embarcar na jornada para construir verdadeiras capacidades e competências organizacionais de Gestão de Mudanças:

• Onde você está hoje?
• Qual o seu próximo passo?

ONDE VOCÊ ESTÁ HOJE?

Como você responderia a essas perguntas:

• Você tem uma visão do que um recurso de Gestão de Mudanças significa para sua organização?
• Qual porcentagem de projetos você está aplicando uma abordagem estruturada de Gestão de Mudanças?
• Os profissionais de mudanças, equipes de projeto, líderes e gerentes participaram de treinamentos sobre Gestão de Mudanças?
• Você adotou uma abordagem padrão de Gestão de Mudanças?
• Qual é a aceitação e o suporte para aplicar a Gestão de Mudanças em todos os níveis da organização?

Esses são os tipos de perguntas que você pode responder para determinar onde sua organização está hoje, de uma perspectiva de maturidade de Gestão de Mudanças. O Modelo de Maturidade de Gestão de Mudanças™ da Prosci® descreve os cinco níveis de maturidade organizacional como:

• Nível 1: Ausente ou pontual;
• Nível 2: Projetos Isolados;
• Nível 3: Projetos Múltiplos;
• Nível 4: Normas da Organização;
• Nível 5: Competência Organizacional.

Cada uma das perguntas iniciais é obtida diretamente da auditoria de Maturidade de Gestão de Mudanças™ Prosci®. Essa ferramenta permite que você avalie o nível atual de maturidade em Gestão de Mudanças de sua organização e prepare o plano para a criação da estratégia organizacional. Ao avaliar a maturidade atual de Gestão de Mudanças, existem cinco áreas principais a serem consideradas:

• Liderança: Qual é o nível atual de suporte da liderança para a Gestão de Mudanças?
• Aplicação: Quão ampla e efetivamente são os processos e ferramentas de Gestão de Mudanças aplicados nos projetos e iniciativas de sua organização?
• Competências: Qual é o nível atual de educação, conhecimento e competência relacionados à mudança em toda a organização?
• Padronização: A organização possui uma abordagem padrão de Gestão de Mudanças? A competência foi integrada aos processos de entrega do projeto?
• Socialização: Existe uma definição comum e compartilhada de Gestão de Mudança? As pessoas entendem e valorizam a sua contribuição para os projetos e para a organização como um todo?

A auditoria de Maturidade de Gestão de Mudanças™ Prosci®  apresenta cinquenta (50) características observáveis ​​nas cinco áreas de capacidade acima e fornece pontuação para que você possa avaliar onde sua organização está hoje. A ferramenta gera gráficos (como no exemplo abaixo), mostrando seu nível geral no Modelo de Maturidade de Gestão de Mudanças™ Prosci® e sua pontuação em cada uma das áreas de capacidade.

Então, de uma perspectiva de liderança, aplicação, competências, padronização e socialização, onde está sua organização hoje?

Entender onde você está hoje é o primeiro passo para construir a capacidade organizacional no próximo ano – fornecendo uma contribuição e direção significativas. Mas saber onde você está hoje é apenas o ponto de partida. O que você pode fazer para mover para aumentar o uso de processos e ferramentas de Gestão de Mudanças em iniciativas e promover o desenvolvimento de competências individuais em toda a organização?

QUAL O SEU PRÓXIMO PASSO?

Há um importante ponto de virada que acontece para organizações prontas para institucionalizar a Gestão de Mudanças e construir capacidades organizacionais. Com base nas pesquisas e na experiência da Prosci, esse ponto de virada pode ser melhor descrito como o momento em que começamos a tratar a capacitação em Gestão de Mudanças como um projeto e uma mudança. Tornar-se uma organização adepta a mudanças e construir uma agilidade apoiada por recursos de Gestão de Mudanças exige um esforço concentrado e foco. A capacidade e a competência de Gestão de Mudanças organizacionais não acontecem por acaso, requer uma abordagem ponderada e estruturada para passar do atual nível de maturidade para um nível mais alto no Modelo de Maturidade de Gestão de Mudanças™ Prosci®.

Dado o que sabemos e aprendemos, essas três ações essenciais são fundamentais na jornada para incorporar a Gestão de Mudanças e construir capacidades organizacionais:

1. Suporte da liderança;
2. Criação e compartilhamento de histórias de sucesso;
3. Gerenciamento do esforço com estrutura e intenção.

1. Suporte da liderança

O apoio da liderança e o patrocínio efetivo da mudança fornecem a credibilidade e a autoridade necessárias para que a mudança ocorra. Em tempos de mudanças, os colaboradores procuram os líderes em busca de orientação e para ver seu próprio comprometimento pessoal (e da organização) com as mudanças. Em cada uma das Pesquisas da Prosci, o patrocínio ativo e visível ao longo da vida do projeto foi identificado como o maior contribuinte geral para o sucesso.

Agora, considerando que o esforço para construir a capacidade de Gestão de Mudanças no nível organizacional é de fato tanto um projeto quanto uma mudança, por que isso seria diferente? Quando uma organização assume o Enterprise Change Management, há muitas mudanças que precisam de suporte e patrocínio de liderança para serem efetivas, incluindo a instalação de uma abordagem padrão de Gestão de Mudanças, estabelecendo gatilhos e procedimentos para aplicar as metodologias, integrando a disciplina nos processos e sistemas de mudança e fornecer treinamento de capacitação de competências para os colaboradores.

Para que as pessoas levem a sério a capacidade de Gestão de Mudanças, os líderes devem mostrar que esse é um compromisso importante para a organização. O compromisso da liderança foi citado pelos participantes do estudo como o maior contribuinte para os esforços de implantação da Gestão de Mudanças e a falta de apoio foi citada como um dos maiores obstáculos para os esforços mal sucedidos. Além disso, o apoio à liderança foi citado como uma das atividades mais importantes como o lançamento de um esforço de implantação de Gestão de Mudanças.

Dicas para obter suporte de liderança:

Para obter suporte de executivos para o Enterprise Change Management, você deve primeiro ajudá-los a oferecer suporte à Gestão de Mudanças. Isso significa mostrar que a aplicação das metodologias em projetos e iniciativas aumenta a probabilidade de que esses esforços produzam os resultados pretendidos. Posicione a Gestão de Mudanças não como um complemento opcional, mas como um componente crítico de realização de benefícios e criação de valor a partir de mudanças. Trabalhe para mostrar que a Gestão de Mudanças contribui diretamente para o sucesso financeiro e estratégico de projetos e iniciativas e, em seguida, transmite a oportunidade de um desempenho inovador implementando mais amplamente a disciplina em toda a organização e mais projetos.

2. Criação e compartilhamento de histórias de sucesso

O valor da Gestão de Mudanças deve ser demonstrado para as pessoas da organização. Em particular, os colaboradores que trabalham em projetos são mais propensos a se comprometer com a Gestão de Mudanças, quando viram o que parece e o impacto que isso pode ter. Poucos esforços de capacitação organizacional começam sem algumas provas sólidas de sucesso e exemplos para compartilhar.

À medida que você avança em direção a uma perspectiva empresarial para a Gestão de Mudanças, construir esse legado de programas piloto e estudos de caso será fundamental. Na pesquisa mais recente da Prosci, os entrevistados indicaram que trabalhar em projetos e demonstrar o impacto era fundamental para socializar e construir um suporte para a Gestão de Mudanças de forma mais ampla. A demonstração do sucesso foi identificada como uma das atividades de maior impacto, pois a aplicação real melhorou a reputação, a credibilidade e a visibilidade da Gestão de Mudanças.

Dicas para criar e compartilhar histórias de sucesso:

Pesquise oportunidades para aplicar a Gestão de Mudanças em uma configuração de projeto real. Em seguida, documente e meça o impacto nos resultados do projeto. Suas medições da contribuição da Gestão de Mudanças podem ser quantitativas e qualitativas, vindas de membros e líderes da equipe do projeto. Comunique e compartilhe os resultados, criando um ponto de referência para o seu trabalho. Seja estratégico e atencioso na seleção de projetos pilotos. Se você já está trabalhando em projetos, comece a capturar o impacto para poder aproveitar seus ganhos em relação ao Enterprise Change Management.

3. Gerenciamento do esforço com estrutura e intenção

Essa dica final resulta diretamente da mentalidade de “institucionalizar a Gestão de Mudanças e construir capacidades e competências organizacionais” como um projeto e uma mudança. De uma perspectiva de “projeto”, isso significa implementar os mecanismos e sistemas para suportar a aplicação da Gestão de Mudanças. De uma perspectiva de “mudança”, isso significa ajudar os colaboradores a adotar e usar a Gestão de Mudanças em seu trabalho. Nós nunca faríamos um esforço para transformar a organização sem aplicar um sólido gerenciamento de projetos e os princípios de Gestão de Mudanças suportariam os aspectos técnicos da equipe e do esforço. Quando você trabalha para construir um recurso organizacional na Gestão de Mudanças, você está essencialmente transformando como a organização muda.

No nível mais básico, o esforço do Enterprise Change Management será executado como qualquer outra mudança na organização, seguindo uma estrutura de estado de transição atual para a futura. O estado atual é como a Gestão de Mudanças acontece hoje. O estado futuro é como a organização gerenciará a mudança depois que a capacidade for construída. O estado de transição é como a organização passará do atual nível de maturidade para um nível mais alto de maturidade. Com essa definição como base, sua função incluirá a avaliação do estado atual, a definição do estado futuro e a elaboração de um plano de transição para garantir que você esteja tratando o ECM como um projeto e uma alteração.

Dicas para gerenciar o esforço com estrutura e intenção:

O ECM engloba a avaliação do estado atual (incluindo a maturidade em Gestão de Mudanças), definindo o estado futuro (incluindo os elementos essenciais do estado futuro) e projetando um estado de transição (tanto para o lado técnico quanto para o pessoal). O ECM fornece uma abordagem estruturada para implantar a Gestão de Mudanças na organização, incluindo várias ferramentas que você pode usar que são baseadas em melhores práticas.