Evite os custos do “RE” sobre as mudanças mal gerenciadas

Hoje, as organizações enfrentam uma pressão tremenda para mudar com mais frequência, mais rapidez e em maior escala do que nunca – e não podem mais tolerar ineficiências no processo de mudança. Ainda assim, cada vez que um projeto é lançado e passa pelo design, desenvolvimento e implementação sem aplicar a Gestão de Mudanças, surgem ineficiências. Esses custos do “RE” ocorrem quando as pessoas não adotam e usam a solução do projeto. Felizmente, abordar o lado humano da mudança no início do ciclo de vida de um projeto ajuda a evitar ou eliminar muitos desses custos. 

As pessoas são os blocos de construção de uma mudança bem-sucedida 

Projetos e iniciativas criam mudanças de várias maneiras, introduzindo algum tipo de solução para a organização. Essas soluções geralmente surgem na forma de processos novos ou modificados, novos sistemas ou ferramentas, novas estruturas de relatórios, novas funções de trabalho ou novas formas de operar. Frequentemente, há um grande foco no projeto da solução “certa” para a mudança. O objetivo da solução é melhorar o desempenho na organização e alcançar os resultados desejados e os resultados que desencadearam a mudança em primeiro lugar. 

No final, porém, cada uma dessas soluções exige que as pessoas mudem a forma como trabalham. Um processo recentemente projetado e documentado oferece maior eficiência apenas quando as pessoas seguem o processo. Uma tecnologia ou ferramenta recém-desenvolvida ganha vida apenas quando é usada por pessoas na organização. Por outro lado, um processo perfeitamente projetado ao qual ninguém adere, não entrega os resultados pretendidos. Uma ferramenta perfeitamente projetada que ninguém usa resulta em nenhuma melhoria (e um ROI robusto e negativo). A mudança não resulta de uma solução. A mudança resulta de colaboradores exibindo os novos comportamentos, aderindo aos novos processos, seguindo os novos fluxos de trabalho ou usando as novas ferramentas que a solução acionou. 

O indivíduo é a unidade de mudança e os indivíduos são os blocos de construção de uma mudança bem-sucedida dentro de uma organização. Quando abordamos o lado humano da mudança no início do ciclo de vida do projeto, podemos influenciar e orientar decisões importantes sobre adoção e uso e ajudar as pessoas afetadas pela mudança a passar por suas transições individuais. Mas se abordamos o usuário final tarde demais, o resultado será o custo de “RE”. 

Os custos de mudança evitáveis de “RE” 

Pense em sua experiência de trabalho em projetos e iniciativas. Você experimentou um ou mais dos custos comuns de “RE” abaixo? Você poderia tê-los evitado abordando o lado humano da mudança no início do ciclo de vida do projeto?

A repetição de qualquer atividade adiciona custos na forma de perda de tempo, recursos financeiros e oportunidades perdidas. Cronogramas e orçamentos devem ser expandidos. Nós perdemos receita em potencial durante o tempo que leva para “RE” fazer e “RE” trabalhar porque os membros da equipe do projeto são vinculados ao projeto mais do que o esperado e incapazes de assumir um novo projeto. E alcançamos os benefícios esperados do projeto mais tarde, junto com um retorno sobre o investimento (ROI) atrasado. 

Podemos evitar muitos custos de “RE” e a razão é simples: as mudanças acontecem com uma pessoa por vez. O lado humano da mudança é a ponte entre a instalação de uma solução e a obtenção de seus benefícios. É o ingrediente crítico que garante que uma ótima solução forneça os resultados pretendidos. Quando o lado humano da mudança torna-se parte da estratégia no início de um projeto, as organizações podem gerenciar os processos de mudança individuais coletivamente e corretamente na primeira vez e alcançar os resultados de negócios do projeto sem custos de “RE”. 

Comece a Gestão de Mudanças cedo 

A Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças Prosci mostra que a Gestão de Mudanças deve ser aplicada o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto. No estudo mais recente, 47% dos participantes que iniciaram a Gestão de Mudanças no início do projeto atingiram ou excederam os objetivos, enquanto apenas 29% dos que começaram no encerramento o fizeram. Quando questionados sobre quando iniciariam as atividades de Gestão de Mudanças na próxima vez, 97% dos entrevistados disseram durante o início do projeto ou nos estágios de planejamento do projeto. 

As vantagens de aplicar a Gestão de Mudanças no início do ciclo de vida do projeto incluem: 

• Ser mais pró-ativo; 
• Sequenciar as atividades do lado humano com as atividades do projeto; 
• Fornecer as informações certas em tempo hábil; 
• Mitigar a resistência antes que ela tenha um impacto; 
• Garantir patrocínio adequado; 
• Fornecer informações para decisões no design da solução. 

Tratar do lado humano da mudança no final do ciclo de vida do projeto é caro e ineficiente, o que prejudica o sucesso do projeto e o ROI. Quando a Gestão de Mudanças é aplicada no final do ciclo de vida do projeto, normalmente nos concentramos nos “combates à incêndios” e controle de danos. As atividades de Gestão de Mudanças disponíveis são limitadas. Sem atenção antecipada ao lado humano da mudança, o projeto cria mais resistência, confusão, estresse e medo nos colaboradores da organização e o cansaço da mudança se instala. 

Gestão de Mudanças e eficiência 

Sabemos que a mudança organizacional é o resultado coletivo da mudança individual. Sem a Gestão de Mudanças, os planos, orçamentos e cronogramas do projeto muitas vezes saem do curso devido a problemas do lado humano que inevitavelmente surgem. Para as organizações que colocam um alto valor na eficiência, evitar os custos de “RE” é uma justificativa eficaz para aplicar a Gestão de Mudanças no início do ciclo de vida de um projeto e obter suporte para ele entre os líderes.