Gerenciando a Saturação de Mudanças

Quantas mudanças são necessárias para chegarmos ao limite? A saturação de mudanças conceitua quantas mudanças estão ocorrendo na organização (mudanças disruptivas) em comparação com a quantidade de mudanças que a organização pode lidar (capacidade de mudanças). Uma empresa está no ponto de saturação de mudanças ou ultrapassando, quando há tantas mudanças acontecendo que não é mais possível lidar de maneira eficaz.

AS ORGANIZAÇÕES ESTÃO LIDANDO COM MAIS E MAIS MUDANÇAS

Um número crescente de organizações está experimentando a saturação de mudanças e prevê ainda mais transformações em seu caminho no futuro. Das organizações que participaram da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, a maioria (71%) esperava que a quantidade de mudanças aumentasse nos próximos dois anos. Apenas 8% esperavam que diminuísse.

Essas expectativas foram pontuais. Desde a Pesquisa Prosci de 2008, a porcentagem de participantes que se aproximam, atingem ou ultrapassam o ponto de saturação continuou a aumentar. No estudo de 2012, 73% dos participantes disseram que eles estavam no (ou perto do) ponto de saturação de mudanças, de 66% em 2010 e 59% em 2008. E a tendência continua, como o estudo de 2014 da Prosci descobriu que 77% dos entrevistados já se aproximaram do ponto de saturação. Em 2016 e 2018 esse número aumentou para 86%.

CONSEQUÊNCIAS DE MUITAS MUDANÇAS

A quantidade de mudanças que uma organização pode ou não pode lidar não é fixa nem arbitrária. As organizações atingem a saturação de mudanças porque ninguém tem uma visão estratégica e ampla de todo o portfólio de mudanças, além do impacto de tudo sobre as pessoas. Em muitas organizações, é uma prática comum gerenciar o portfólio de projetos, mas isso não fornece uma visão de como todos eles estão afetando as pessoas e a empresa. Quando o impacto cumulativo e coletivo da mudança não é monitorado e gerenciado, surgem as consequências do lado humano, o que nos impedirá de atingir plenamente os objetivos da mudança. As consequências podem ser vistas nos níveis individual, projeto e organizacional.

No nível individual, em um ambiente de saturação de mudanças, as pessoas podem ficar desengajadas, frustradas, fatigadas, resistentes, confusas, mais céticas em relação às mudanças em curso e às futuras, porque já estão lidando com muitas transições.

No nível do projeto, em um ambiente de saturação de mudanças, os projetos não percebem os ganhos e benefícios, as mudanças não são sustentadas e os projetos não ganham força porque as prioridades são ignoradas e os recursos são escassos.

Cada um desses níveis terá, sem dúvida, um impacto no nível organizacional. Uma organização que está operando ou ultrapassando o ponto de saturação de mudanças pode experimentar maior rotatividade, queda de produtividade, aumento do absenteísmo, perda de foco nos fundamentos do negócio e clima negativo.

Essas consequências são o resultado de empreender mais mudanças do que uma organização pode lidar, enquanto a Gestão de Mudanças é negligenciada. Felizmente, as consequências podem ser mitigadas estabelecendo, gerenciando e monitorando o portfólio de mudanças da organização.

GERENCIANDO O PORTFÓLIO DE MUDANÇAS

Lembre-se de que, mesmo que sua organização já esteja gerenciando um portfólio de projetos, por ser o lado técnico, não oferece uma visão do impacto sobre as pessoas. A Prosci tem um processo que adiciona a dimensão humana a gestão de portfólio de mudanças. O Processo Prosci de Gestão de Portfólio de Mudanças, segue uma estrutura sólida e integra ferramentas que podem ser aplicadas para minimizar e evitar as consequências individuais, de projeto e organizacionais da saturação de mudanças. O processo consiste em cinco fases para mapear, estabelecer e gerenciar o portfólio de mudanças.

“O objetivo final da gestão de portfólio de mudanças é ajudar a organização a ter melhor desempenho. Quando as empresas sofrem com a saturação de mudanças e a colisão de iniciativas e projetos, todos sofrem. Os colaboradores ficam estressados, confusos e frustrados. As mudanças necessárias para o sucesso ficam aquém da produtividade global e acontece o declínio do desempenho”.

O processo PROSCI de Gestão de Portfólio de Mudanças

Fase 1: Identificar

O que você vai fazer:

Estabelecer o campo de atuação para a análise de portfólio, estabelecendo limites sobre o escopo — o portfólio está sendo estabelecido para uma divisão, um departamento ou toda a organização?

O nosso Kit de Portfólio de Mudanças ajudará a orientar na criação de uma listagem de mudanças atuais e de diferentes grupos na organização que estão sendo afetados.

Exemplos de ferramentas fornecidas:

• Matriz de capacidade de mudanças;
• Declaração do escopo;
• Matriz de listagem de mudanças;
• Matriz de listagem de grupos.

Fase 2: Investigar

O que você vai fazer:

• Saber mais sobre cada mudança que faz parte do portfólio;
• O nosso Kit de Portfólio de Mudanças, ajudará a identificar quais dados coletar, além de oferecer avaliações que você pode usar com cada mudança para entender os impactos que elas têm na organização;
• Criar um “mapa de calor” mostrando quais grupos são afetados e em que grau. O mapa de calor é uma ótima ferramenta para comunicar o impacto de uma mudança e trazer mais clareza ao portfólio.

Exemplos de ferramentas fornecidas:

• Matriz de análise de cada mudança do portfólio;
• Avaliação das características da mudança;
• Avaliação de atributos organizacionais;
• Avaliação da saúde de cada mudança;
• Matriz de Impactos por Grupo.

Fase 3: Analisar

O que você vai fazer:

• Criar a perspectiva do portfólio. O nosso Kit de Portfólio de Mudanças irá ajudá-lo na criação de várias análises que serão importantes para decidir como atuar em cada mudança e com o portfólio todo;
• Definir qual projeto terá Gestão de Mudanças, em qual complexidade, profundidade e com ou sem recursos dedicados;
• Essas diferentes perspectivas darão uma imagem mais clara da mudança que sua organização está enfrentando e das implicações do portfólio.

Exemplos de ferramentas fornecidas:

• Mapa de calor de mudanças;
• Mapa de calor Organizacional;
• Matriz de análise do portfólio;
• Painel de Portfólio.

Fase 4: Agir

O que você vai fazer:

• Atuar com o portfólio envolvendo sempre executivos e líderes.
• Incentivar as equipes a agir e apoiar seus esforços no gerenciamento contínuo do portfólio.

 Exemplos de ferramentas fornecidas:

• Planilha de acompanhamento;
• Dicas para uma apresentação efetiva do portfólio;
• Modelo de apresentação;
• Lista de verificação de ação de portfólio;

Fase 5: Monitorar, Gerenciar e Controlar

O que você vai fazer:

• Incluir o portfólio de mudanças como parte das operações em andamento da organização. Esta fase final garante o gerenciamento contínuo do portfólio.
• Analisar as mudanças que entram e as que saem do portfólio.
• Conduzir análises sobre o impacto do portfólio quando novas mudanças são propostas.
• O kit de ferramentas apresentará sistemas para monitorar o impacto do portfólio nas pessoas da organização.

 Exemplos de ferramentas fornecidas:

• Matriz de esforço de novas mudanças;
• Matriz de componentes da Gestão de Mudanças Organizacional;
• Avaliação da Gestão de Mudanças Organizacional.

CONCLUSÃO

Portanto, gerenciar o portfólio de mudanças é muito valioso, pois fornece à organização informações consistentes e uma visão estratégica. Além de atuar na saturação de mudanças organizacional.

Você pode ter acesso à toda metodologia e ferramentas realizando o Advisory Gestão do Portfólio de Mudanças.