Gestão de Mudanças Ágil na Microsoft

A interseção entre o desenvolvimento ágil de soluções e a Gestão de Mudanças é uma tendência global que ganhou impulso devido à pandemia da Covid-19 e à necessidade de transformação digital para preparar os negócios para o futuro. Na Microsoft e no setor de TI em geral, os gerentes de projetos estão cada vez mais aplicando os princípios ágeis em projetos de tecnologia. De fato, eu estimaria que 80% dos meus projetos de implementação de clientes atualmente seguem o modelo Agile. Ao mesmo tempo, os profissionais de mudança estão moldando o novo padrão de como gerenciar o aspecto humano da mudança de forma iterativa. Como parte de nossa parceria estratégica, a Microsoft e a Prosci têm a ambição de estabelecer uma referência.

Gestão de Mudanças Ágil 

Na Microsoft e na Prosci, geralmente pensamos na Gestão de Mudanças Ágil como a aplicação de princípios de Gestão de Mudanças que se alinham com Agile, Scrum, SaFe ou outras abordagens iterativas de Gestão de Projetos, onde o trabalho é liberado ciclicamente em sprints incrementais em vez de linearmente em marcos sequenciais. Além de ser iterativo, a Gestão de Mudanças Ágil enfatiza a melhoria contínua e a adaptação ao longo do ciclo de vida do projeto. Até alguns anos atrás, a cascata era considerada a abordagem padrão de Gestão de Projetos. No entanto, os profissionais de mudança estão observando um aumento acentuado de projetos que seguem os princípios de trabalho do Agile. Scrum ou métodos ágeis semelhantes agora são a norma para projetos de TI. 

E embora vejamos um claro aumento na demanda por especialistas em Gestão de Mudanças, os clientes da Microsoft e da Prosci reconhecem que a Gestão de Mudanças é uma competência que deve ser desenvolvida em funções-chave que definem o sucesso de um programa de mudança e transformação. Para conseguir isso, os profissionais de mudança trabalham com proprietários de produtos, gerentes de desenvolvimento de produtos, Scrum Masters, coaches ágeis, diretores de informações, diretores digitais, diretores de inovação e outros que geralmente aplicam abordagens iterativas. 

Dentro da Microsoft, a equipe de Adoção e Gestão de Mudanças foi criada para atender à demanda dos projetos dos clientes. Tudo começou em 2006, quando especialistas dedicados em Gestão de Mudanças ou “Consultores de estratégia de negócios”, foram formalmente designados para compromissos com clientes para aumentar a adoção de serviços e ferramentas da Microsoft. Com o tempo, a equipe evoluiu para a prática global de Adoção e Gestão de Mudanças, composta por cerca de 100 Praticantes Certificados em Gestão de Mudanças com experiência focada em mudanças orientadas por tecnologia da Microsoft e transformação digital. 

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03 Cenários de Gestão de Mudanças Ágeis 

A equipe de Adoção e Gestão de Mudanças da Microsoft trabalha frequentemente com clientes que estão implantando tecnologias corporativas da Microsoft, incluindo Azure, Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform, análise de dados, inteligência artificial e soluções específicas do setor que são adaptadas às necessidades de negócios específicas. Tendemos a aplicar a Gestão de Mudanças Ágil de três maneiras: 

Cenário 01: Gestão de Mudanças Tradicional em Projetos Ágeis 

Nesse cenário, integramos a Gestão de Mudanças com um projeto Agile (por exemplo, aplicando Scrum ou SaFe). Embora a equipe de Gestão de Projetos esteja aplicando uma estrutura ágil, a equipe de Gestão de Mudanças opera dentro de fases convencionais, no estilo cascata, de preparar, planejar e gerenciar a mudança. A equipe de mudança extrai as entradas ou saídas necessárias das equipes de desenvolvimento e transforma estratégias táticas e artefatos de mudança que permitem que as pessoas passem pelas transições do ADKAR. Em outras palavras, a equipe de mudança está envolvida nas atividades do projeto da maneira mais clássica, como pilotos ou testes de aceitação do usuário. 

Por exemplo, uma empresa líder de manuseio de materiais na Europa desenvolveu um aplicativo moderno para ajudar os técnicos de serviço em seu trabalho diário de manutenção ou reparo de equipamentos nas instalações de seus clientes. Como a solução era uma mudança considerável na maneira como as pessoas trabalhavam, a organização queria implantar uma abordagem estruturada para gerenciar mudanças. A equipe de Adoção e Gestão de Mudanças da Microsoft trabalhou com a equipe de implementação interna para estabelecer uma estrutura comum e a capacidade de mudança, aproveitando a Metodologia Prosci. Embora o projeto tenha sido configurado para seguir os princípios do Agile, a equipe de mudança aplicou com sucesso uma abordagem em cascata nas fases de avaliação, planejamento e execução. 

Cenário 02: Gestão de Mudanças Ágil no Desenvolvimento de Produtos Digitais 

Nesse arranjo, a equipe de mudança faz parte da equipe de desenvolvimento, geralmente em várias equipes Scrum (um grupo coeso de profissionais que trabalham em direção ao produto ou objetivo do projeto), dependendo da estrutura do projeto. Os gerentes de mudanças estão envolvidos de ponta a ponta desde a fase de ideação até o lançamento de produtos viáveis mínimos (MVPs) prontos para produção. 

Além de gerenciar os impactos da mudança do lado das pessoas em funções ou usuários, a missão da equipe de mudança é levar toda a organização em todos os níveis em uma transformação cultural e de mentalidade que transforma o projeto em negócios como de costume. Normalmente, as atividades e responsabilidades convencionais dos gerentes de mudança são expandidas pelo Agile coaching, prontidão do proprietário do produto, aprimoramento de TI e negócios em Design Thinking, DevOps, Scrum, Safe ou ferramentas específicas, como Microsoft Azure DevOps, Kanban Boards ou similares. 

Para ilustrar essa abordagem, considere um cliente de fabricação de energia renovável, que embarcou em uma transformação digital em 2019 com a ambição de se tornar o líder digital em seu setor. Além de garantir que suas soluções digitais resolvessem problemas reais de negócios, o cliente precisava envolver o negócio no início ao fim e garantir que os colegas estivessem equipados e apoiados durante a jornada de mudança. 

Neste caso, os representantes de negócios tornaram-se Product Owners, que se envolveram com a ideação e descoberta de casos de uso. As equipes Scrum então desenvolveram MVPs prontos para produção em um período de meses em vez de anos. Os impactos do lado das pessoas incluíram novas formas ágeis de trabalho, cultura e novas mentalidades e adoção das soluções. 

Para ajudar o cliente a ter sucesso, a equipe de Adoção e Gestão de Mudanças da Microsoft também apoiou sua missão de estabelecer um escritório de capacitação digital interno. Esse esforço envolveu treinamento ágil, suporte à adoção de usuários das novas soluções da Microsoft e muito mais. Devido ao escopo, o time de mudança foi totalmente integrado aos times Scrum. 

Cenário 03: Gestão de Mudanças Ágil para Impulsionar
Transformações Corporativas e de Nuvem Ambiciosas e em Grande Escala 

Este último cenário envolve organizações com ambições muito ousadas, como o objetivo estratégico de modernizar e digitalizar suas operações de negócios para desbloquear vantagens competitivas ou impulsionar a inovação. As organizações de TI desses negócios desejam um modo de operações centrado no produto que maximize o valor comercial das soluções e serviços de TI. Ex-startups como o Spotify demonstraram o valor e o impacto de uma abordagem centrada no ser humano para engenharia e desenvolvimento de produtos em escala hiper-ágil. Um número crescente de organizações mergulha nesse conceito, mas aplica o Agile dimensionado para empresas. 

Considere um fabricante de automóveis que deseja estabelecer uma plataforma e organização de TI totalmente nova nativa da nuvem e de última geração que aplique os princípios Agile e DevOps. Um programa de vários anos, o projeto abre o caminho para sua plataforma de nuvem em primeiro lugar e modelo operacional de destino de TI de estado futuro. O desafio é que muitas pessoas na organização vêm da estrutura legada que executava sua plataforma, sistemas e aplicativos no local e com a separação clássica de operações. Desenvolvimento e suporte de TI. Estabelecer formas de trabalho DevOps e Agile gerará impactos drásticos no lado das pessoas. 

Porque a organização tem um baixo nível de maturidade de mudança e falta de recursos de mudança, o objetivo é gerenciar as mudanças decorrentes dos novos papéis criados pela nova estrutura, bem como liderar a mudança de comportamentos, mentalidade e cultura para a organização como um todo. Nesse estado futuro, o parceiro de negócios e de TI estão muito mais próximos no desenvolvimento de produtos e soluções digitais que abordam grandes problemas de negócios ou servem como novos modelos de negócios. A TI amadurece de um serviço de commodity para se tornar um verdadeiro facilitador para a estratégia de negócios. 

Ao planejar mudanças baseadas em Agile com clientes Microsoft, escolho o melhor cenário com base nas circunstâncias, incluindo configuração do projeto, preferências do cliente, suas metodologias e práticas estabelecidas, recursos existentes e sua experiência. Uma vez em campo, minhas equipes e eu tendemos a incubar uma abordagem inicial, ajustando e adaptando o mais rápido possível (ou seja, falhe rápido, aprenda e adapte rápido) para estabelecer uma rotina e rituais no início do processo. 

Mudando para a Gestão de Mudanças Ágil 

Se você ainda não explorou os cenários Agile e está pronto para iniciar sua própria jornada de mudança pessoal, pode estar se perguntando como começar. Antes de se comprometer totalmente, é importante lembrar que ainda há um valor significativo e uma demanda contínua pela Gestão de Mudanças tradicional em projetos não ágeis. A pergunta crucial a ser feita é: Sua organização precisa se adaptar às complexas inovações digitais e baseadas em nuvem, juntamente com as mudanças aceleradas nas condições de mercado que as acompanham? Se sim, adotar abordagens de Gestão de Mudanças Agile pode ser uma jogada inteligente para você e sua organização.