Como Gerenciar Mudanças Em Uma Crise E Sem Tempo Para Planejar

O fluxo constante de novas informações sobre o COVID-19 está fazendo com que os profissionais de Gestão de Mudanças reavaliem e corrijam o caminho, às vezes diariamente. Isso torna as abordagens de planejamento tradicionais menos úteis no momento em que a adoção e o uso são críticos para as pessoas e para as organizações. Felizmente, você não precisa descartar processos, planos ou estrutura – basta adaptá-los adequadamente.    

APLICANDO O ADKAR NA CRISE DE HOJE

A empresa de um amigo recentemente garantiu um contrato para fornecer um serviço de resposta ao COVID-19. Eles tiveram três dias para implementar um novo modelo de negócios, envolvendo milhares de colaboradores. Três dias! Em situações de crise como essa, o que você pode fazer com tão pouco tempo para planejar? Como você pode avançar, quando novas informações exigem continuamente que você repense o plano de ontem? 

A ferramenta mais simples, rápida e eficaz que temos como profissionais de mudança ainda é o Modelo ADKAR. Em um Webinar recente sobre ADKAR e os Desafios Atuais, Tim Creasey compartilhou como você pode aplicar o modelo a algumas mudanças relacionadas à crise, considerando os elementos ADKAR (Awareness – Consciência, Desire – Desejo, Knowledge – Conhecimento, Ability – Habilidade e Reinforcement – Reforço) juntamente com as forças de restrição e propulsão que afetam seu esforço de gestão de mudanças. 

A atividade que Tim apresentou permite gerar uma lista rápida de táticas, para ajudar as pessoas a adotar e usar a mudança. A realização deste exercício com uma equipe leva 30 minutos e renderá um ADKAR Canvas básico para que você comece a trocar as mudanças com bastante facilidade. A Prosci também criou um conjunto de guias rápidos que você pode usar como referência, ao trabalhar com seus próprios desafios de mudança específicos:

• Para ajudar as pessoas sobressair com o trabalho remoto
• Para ajudar as pessoas mudar a energia, o tempo e a mente para serem ágeis
• Para ajudar as pessoas mobilizando uma rede virtual de agentes de mudança

Decisões Altamente Adaptáveis 

Quando implementamos uma mudança técnica rapidamente – antes de termos tempo suficiente para preparar, equipar e apoiar as pessoas – precisamos mudar para apoiar as pessoas durante e após a implementação. Isso significa que suas atividades de gestão de mudanças devem ser altamente responsivas ao que é necessário agora, no momento, para obter adoção e uso.

É aqui que entra a Ação Adaptativa. Fui apresentado ao conceito pela primeira vez por Glenda Eoyang, autora de Ação Adaptativa: Alavancando a Incerteza em Sua Organização . Ação adaptativa é um processo repetidamente e elegantemente simples, que permite refletir sobre a situação atual e chegar à próxima ação mais eficaz.

Ação adaptativa envolve fazer e responder três perguntas simples:

• O que? – Ajuda você a refletir sobre sua situação atual e ver claramente além de qualquer confusão.  
• E daí? – Ajuda a dar sentido e a tirar conclusões sobre pontos fortes, oportunidades e opções.  
• E agora? – Ajuda você a agir.   
  

Ação adaptativa não é uma busca demorada pela resposta perfeita ou certa. Em vez disso, trata-se de progredir com as melhores informações que você tem no momento. Esse processo de pensamento simples incentiva a passar rapidamente da concepção de ideias para experimentá-las, e depois aprendendo e aprimorando à medida que avança. 

Resposta rápida à crises

Quando combinados o Modelo ADKAR e a Ação Adaptativa, criamos um processo de mudança poderoso e ágil. Como exemplo, considere o desafio da adoção de ajudar as pessoas a se destacarem como contribuintes, mesmo que de forma remota, durante a crise do COVID-19. 

Como muitas organizações, a sua mudou rapidamente para trabalhar em casa. Agora, semanas depois da mudança, as pessoas estão lutando, expressando frustração e as equipes não estão atingindo as metas operacionais. Você sabe que deve fazer mais para apoiar as pessoas a se tornarem proficientes com a mudança. 

Comece com o quê? Faça um ADKAR Assessment (ferramenta aprendida na Certificação em Gestão de Mudanças) para identificar o ponto de barreira na mudança. Lembre-se, um ponto de barreira é o primeiro elemento ADKAR com uma pontuação igual ou inferior a 3, o que significa que impede o progresso da mudança. Pense nisso como a causa principal do motivo pelo qual sua mudança parece travada. O ponto de barreira indica onde focar nossa atenção para progredir. 

Por exemplo, uma avaliação da ADKAR que revela que muitos colaboradores têm um ponto de barreira no Conhecimento significa que eles não sabem como mudar. Observe que é essencial identificar os pontos de barreira corretos. Pode ser muito frustrante para as pessoas e ineficaz para a iniciativa, se suas respostas e ajustes se concentrarem no elemento ADKAR errado. 

O próximo passo é refletir sobre o que? Depois que todas as observações importantes foram coletadas, você deve entender o que está acontecendo. É aqui que você considera as oportunidades que existem. 

Digamos que sua organização não tenha plataformas padrão para trabalho remoto. Cada departamento decidiu usar ferramentas diferentes. As pessoas estão lutando para colaborar com outras equipes em diferentes plataformas de tecnologia e ficam impressionadas ao aprender várias plataformas ao mesmo tempo. Enquanto o treinamento é oferecido, as pessoas não conseguem acompanhar. Eles não têm capacidade para participar de várias sessões de treinamento. 

Finalmente, considere e agora? Este passo leva você à ação. Isso ajuda a se “descolar”, determinando a próxima melhor ação que você pode executar para apoiar as pessoas. Se você acertar, fantástico! Se você perceber que as pessoas ainda estão lutando, basta iniciar o processo de Ação Adaptativa novamente. Quando você começar de novo, verifique sua suposição anterior e comece com o que você sabe sobre sua situação atual. 

Usando o exemplo de trabalho remoto, você pode identificar os grupos que têm as mais altas necessidades de colaboração. Em seguida, concorde com uma plataforma comum para minimizar a necessidade de treinamento em várias plataformas. Por fim, forneça um auxílio visual simples e visual para cada plataforma de tecnologia que ofereça suporte de aprendizado just–in-time.  

Combinar o modelo ADKAR com o processo de ação adaptativa é uma ótima maneira de aproveitar duas ferramentas simples e poderosas que são adequadas exclusivamente para enfrentar os desafios atuais das mudanças. Convido você a usar essas ferramentas para envolver as pessoas diretamente no processo de mudança. Você pode não ter muito a dizer sobre o que está mudando ou quando, mas pode maximizar o envolvimento deles em como irá mudar. Você pode iniciar uma conversa sobre as forças motrizes de cada elemento ADKAR. Você também pode envolver grupos em uma atividade para refletir sobre como está ocorrendo a mudança e aproveitar suas ideias sobre o que eles precisam para ter sucesso. 

MUDANÇA MELHOR E MAIS RÁPIDA DURANTE A CRISE 

Eu amo um bom plano. Para mim, um plano traz uma sensação de conforto, certeza e controle. Em circunstâncias normais, é melhor um plano de gestão de mudanças totalmente estruturado e cuidadosamente pensado. Mas quando uma crise, como a COVID-19, apresenta mudanças urgentes, emergentes e de alto risco, você precisa tomar decisões mais rápidas e ágeis. Quando você não tem tempo para planejar, a combinação do Modelo ADKAR com a Ação Adaptativa oferece uma ferramenta poderosa para gerenciar mudanças de maneira rápida e eficaz.