Gestão de Mudanças em um projeto Agile

“Em um projeto usando um método Agile, a Gestão de Mudanças deve se adaptar e ser flexível.”.

Muito se fala sobre Agile e Gestão de Mudanças nos últimos anos. Porém, infelizmente, a diretriz sobre como integrar a Gestão de Mudanças em um projeto Agile tem sido bastante superficial. A Prosci decidiu enfrentar esse desafio no nosso verdadeiro estilo – com pesquisa. No final de 2016, engajamos praticantes de Gestão de Mudanças que atuavam também com Agile para fornecer insights, experiências e conhecimentos sobre a interseção dessas disciplinas emergentes e críticas. O resultado desta pesquisa está na Pesquisa Gestão de Mudanças e Agile.

Uma parte da pesquisa explora como gerenciar efetivamente o lado humano da mudança ao mover-se da metodologia tradicional para Agile – a introdução sistêmica do Agile como uma abordagem, às vezes chamada de “Transformação Ágil”. A outra parte da pesquisa explora como adaptar e ajustar a prática da Gestão de Mudanças em um projeto usando Agile.

Vamos compartilhar aqui alguns insights:

QUAL É O IMPACTO DA NATUREZA ITERATIVA DO AGILE SOBRE GESTÃO DE MUDANÇAS?

“A flexibilidade é fundamental. Mantenha o básico, mas esteja preparado para negociar outros aspectos da abordagem tradicional da mudança. Saiba que todo dia é diferente e tudo bem.”

Os participantes da pesquisa identificaram quatro impactos na Gestão de Mudanças exigidos pela natureza iterativa dos projetos usando um processo de desenvolvimento Agile:

Quando aplicado em um processo de desenvolvimento usando Agile, a Gestão de Mudanças…

• Torna-se iterativa;
• Cria planos que foram projetados para serem modificados conforme necessário;
• Requer mais trabalho adiantado;
• Precisa ser feita em menos tempo e em um ritmo mais rápido.

Ao apoiar uma iniciativa usando Agile, o gestor de mudanças deve ser mais flexível e adaptável. Há um certo nível de desconforto envolvido em deixar de lado as estratégias e planos “perfeitos”. No entanto, o ritmo acelerado de um projeto usando Agile significa que os profissionais devem refinar e focar seu trabalho – tornando-se mais precisos e eficientes e sabendo onde flexibilizar e onde relaxar o rigor da Gestão de Mudanças.

QUAIS SÃO OS MAIORES CONTRIBUINTES PARA O SUCESSO AO INTEGRAR A GESTÃO DE MUDANÇAS E AGILE?

“Se você planeja sprints curtos de 4 a 8 semanas, cada pequena conquista pode ser uma história de sucesso, ainda que pequena (até mesmo uma mudança de 2 pessoas que tenha um impacto comercial mensurável em um processo de negócios). Pequena conquista = maior compromisso para todos.”

Os participantes destacaram quatro contribuintes específicos para o sucesso ao aplicar a Gestão de Mudanças em um projeto usando uma abordagem Agile.

• Engajamento antecipado do gestor de mudanças;
• Comunicação consistente;
• Engajamento da liderança executiva;
• Vitórias iniciais.

O engajamento em todos os lugares foi o principal tema relacionado aos principais contribuintes. Primeiro, o engajamento entre a equipe Agile e o recurso de Gestão de Mudanças é crucial para garantir que o lado humano acompanhe o lado técnico. O engajamento dos líderes executivos, tanto em apoio à iniciativa quanto o Agile como uma abordagem, foi crítico.

Finalmente, engajar empregados impactados por meio de comunicação consistente e celebrações de sucessos criou o impulso necessário para manter um esforço de progresso.

QUAIS SÃO OS OBSTÁCULOS COMUNS AO TRAZER A GESTÃO DE MUDANÇAS PARA UM PROJETO ÁGIL?

“O maior desafio é a tendência a ser menos estratégico sobre a abordagem de adoção pelas pessoas. O foco na “história” tende a ofuscar o planejamento para operacionalização do produto (por exemplo, ajustar processos de negócios, construir treinamento / documentação de usuário, etc.) ”

Os participantes do estudo identificaram cinco obstáculos comuns ao trabalhar para trazer a Gestão de Mudanças para um projeto usando processos de desenvolvimento iterativos Agile:

• Falta de compreensão e apreciação para Gestão de Mudanças;
• Resistência organizacional ao Agile;
• Alto volume de mudança incremental;
• Ritmo aumentado;
• Resistência dos líderes intermediários.

Curiosamente, a interação entre gerenciar efetivamente a transição PARA Agile e a aplicação efetiva da Gestão de Mudanças EM Agile aparece nos principais obstáculos. Os principais obstáculos enfrentados ao aplicar a Gestão de Mudanças EM Agile eram, com frequência, sintomas de construção ineficiente do suporte e do buy-in para o Agile, em primeiro lugar.

COMO AS ÁREAS DE PRÁTICA DA GESTÃO DE MUDANÇAS FICAM DIFERENTES EM UM ESFORÇO AGILE?

A Prosci adotou uma abordagem inovadora para detectar direções e orientações específicas para profissionais de Gestão de Mudanças que trabalham para ajustar seu trabalho em um ambiente Agile.

Começamos identificando um conjunto de dez áreas de prática de Gestão de Mudanças para investigar. Primeiro, analisamos os sete principais contribuintes para o sucesso que emergiram das décadas de pesquisa da Prosci:

• Patrocínio;
• Abordagem;
• Recursos;
• Integração da Gestão de Mudanças e da Gestão de Projetos;
• Envolvimento dos empregados;
• Comunicação;
• Engajamento da liderança intermediária.

Em seguida, adicionamos mais três áreas de prática que surgiram na pesquisa:

• Treinamento;
• Gestão da resistência;
• Reforço.

Para cada uma das dez áreas de prática, coletamos dados dos participantes da pesquisa sobre:

• Desafios enfrentados ao aplicar essa área de prática;
• Adaptações feitas ao aplicar essa área de prática;
• O que fazer diferente na próxima vez para a área de prática.

O relatório completo de Gestão de Mudanças e Agile tem anotações completas em cada uma das três perguntas para todas as dez áreas de práticas. Para o propósito deste artigo, daremos um resumo para cada uma das dez áreas de prática abaixo:

Área de Prática		Resumo
	Patrocínio	Patrocinadores devem entender e abraçar o mindset Agile. A participação dos mesmos deve se tornar mais precisa e eficiente.
	Engajamento da Liderança Intermediária	Líderes precisam se equipar com recursos e treinamentos em Agile e engajar a comunicação face a face. O papel deles muda ao longo do projeto.
	Engajamento dos Empregados	Empregados devem ser engajados, mas também de forma menos formal (aparentemente um paradoxo). O engajamento também deve promover a cultura Agile.
	Abordagem	A abordagem de Gestão de Mudanças deve estar alinhada às fases do processo Agile e deve ser seletiva em relação a quais atividades geram valor.
	Recursos	As necessidades de recursos de Gestão de Mudanças variam em um esforço Agile e devem estar prontas para serem dinamizadas com base no impacto dos empregados de uma determinada fase.
	Integração com Gestão de Projetos	A Gestão de Mudanças e as equipes de projetos devem se integrar mais cedo, com níveis mais altos de comunicação e colaboração.
	Comunicação	A comunicação requer precisão e mais frequência, alinhada com o processo Agile, mas também deve ser bem gerenciada para evitar sobrecarga.
	Treinamento	O treinamento deve ser focado, conciso e entregue com mais frequência, com ênfase na entrega just-in-time.
	Gestão da Resistência	Um plano formal de gestão da resistência com maior comunicação, com ênfase no “por que” tanto do Agile quanto do projeto, pode gerar buy-in.
	Reforço	O reforço é requerido mais cedo e com mais freqüência para combinar com a abordagem iterativa, com ênfase em metas e progresso.

CONCLUSÃO

O Agile continua a crescer como uma nova maneira de lidar com iniciativas, dividindo-as em segmentos iterativos. Sua aplicação está se estendendo a não apenas projetos de software e de TI. Em um projeto usando o Agile, a Gestão de Mudanças pode suportar a adoção e o uso necessários para que resultados reais sejam alcançados.

Mas o ritmo e a natureza de um esforço da metodologia significam que a Gestão de Mudanças deve mudar. Precisão, eficiência, foco, contrapartidas, engajamento antecipado, equilíbrio – todos devem estar presentes para que a estratégia seja mais eficaz.

O mais novo relatório de pesquisa da Prosci revela direcionamentos concretos para profissionais que trabalham para ter impacto, adaptando e ajustando práticas de Gestão de Mudanças em um ambiente Agile.

Participe do Workshop Integrando Agile e Gestão de Mudanças.