Gestão de Mudanças na Linguagem de Projetos

Em resumo: você pode criar uma maior aceitação e compreensão da gestão de mudanças com gerentes e equipes de projetos se você falar a língua deles.

Nelson Mandela disse uma vez: “Se você fala com um homem em uma língua que ele entende, isso entra na cabeça dele. Se você fala com ele em sua língua, você atinge seu coração”. Embora o reconhecimento do valor da gestão de mudanças tenha crescido nos últimos anos, muitos praticantes ainda lutam para conseguir um lugar na mesa do projeto.

Este artigo apresenta uma visão exclusiva da gestão de mudanças – não em uma linguagem que os gerentes de projetos entendem, mas em sua língua. Ao traduzir o trabalho de gestão de mudanças para a estrutura e a linguagem do gerenciamento de projetos, você pode expressar melhor o que você faz e o valor que você traz.

GLOSSÁRIO DE GESTÃO DE MUDANÇAS (NA LINGUAGEM DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS)

Propósito

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

(PMI - Project Management Institute)

Definição da Gestão de Mudanças:

Aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para conduzir e capturar a parte dos benefícios do projeto que depende da adoção e do uso pelas pessoas.

Objetivo

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Algo para o qual o trabalho deve ser direcionado, uma solução, uma posição estratégica  ou um propósito a ser alcançado, um resultado a ser obtido, um produto a ser produzido ou um serviço a ser executado.

(Guia PMI® PMBOK®)

Definição da Gestão de Mudanças:

A gestão de mudanças irá:

• Melhorar a adoção e o uso da solução pelos empregados para impulsionar os resultados do projeto
• Criar uma abordagem personalizada e dimensionada que se alinhe ao ciclo de vida e aos marcos do projeto
• Criar produtos (estratégia e cinco planos) que suportem os principais marcos da transição bem-sucedida de um indivíduo

Escopo

Definição do Gerenciamento de Projetos:

O trabalho que deve ser executado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados.

(Guia PMI® PMBOK®)

Definição da Gestão de Mudanças:

No escopo da gestão de mudanças:

• Identificar e definir as mudanças individuais requeridas pelo projeto
• Criar uma estratégia de gestão de mudanças
• Desenvolver planos personalizados, dimensionados, direcionados e baseados em melhores práticas (comunicação, patrocínio, treinamento, coaching e gestão da resistência)
• Criar métricas de adoção e uso

Fora do escopo:

• Definir a mudança
• Criar a solução técnica

Fluxos de trabalho

Definição do Gerenciamento de Projetos:

A conclusão progressiva de tarefas realizadas por diferentes grupos dentro de uma empresa que são necessárias para desenvolver um único projeto

(www.businessdictionary.com)

Definição da Gestão de Mudanças:

A gestão de mudanças tem dois fluxos de trabalho:

1. Fluxo de trabalho de gestão de mudanças individual: Marcos necessários para uma pessoa fazer uma mudança com sucesso. Respondendo a pergunta: como uma única pessoa faz uma mudança com sucesso?

2. Fluxo de trabalho de gestão de mudanças organizacional: Entregas (estratégia e planos) que suportam transições individuais. Respondendo a pergunta: o que a equipe pode fazer para apoiar as transições individuais?

Marcos

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Evento agendado que indica a conclusão de um grande entregável (ou um conjunto de entregáveis) de um projeto. Os marcos são mensuráveis e observáveis e servem como marcadores de progresso (sinalizadores).

(www.businessdictionary.com)

Definição da Gestão de Mudanças:

Os marcos da gestão de mudanças são blocos de construção da mudança para cada empregado impactado que deve mudar a forma de fazer seu trabalho. O ADKAR® Model da Prosci define os cinco blocos de construção – ou marcos – de uma transição individual bem-sucedida:

• Awareness (Consciência) da necessidade da mudança
• Desire (Desejo) de participar e apoiar a mudança
• Knowledge (Conhecimento) sobre como mudar
• Ability (Habilidade) para implementar conhecimentos e comportamentos necessários
• Reinforcement (Reforço) para sustentar a mudança

Entregas

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Qualquer produto, resultado ou recurso exclusivo e verificável para executar um serviço que deve ser produzido para concluir um processo, fase ou projeto.

(Guia PMI® PMBOK®)

Definição da Gestão de Mudanças:

As entregas da gestão de mudanças são criadas pela aplicação de uma abordagem estruturada. As entregas suportam a conquista dos marcos individuais listados acima. O Prosci 3-Phase Process inclui as seguintes entregas:

Fase 1 – Preparing For Change

• Avaliações e perfil de risco
• Estratégia de gestão de mudanças
• Estruturas de apoio (modelo de equipe e patrocínio)

Fase 2 – Managing Change

• Plano de Comunicação
• Sponsor Roadmap (Plano de Sponsors)
• Plano de Coaching (Plano de Líderes)
• Plano de Treinamento
• Plano de Gestão da Resistência

Fase 3 – Reinforcing Change

• Plano de feedback
• Plano de auditoria de conformidade
• Reconhecimentos e recompensas

Input

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Qualquer item, seja interno ou externo ao projeto que é requerido por um processo antes desse processo avançar.

(Guia PMI® PMBOK®)

Definição da Gestão de Mudanças:

A entrada para o processo de gestão de mudanças é: uma mudança definida na organização que terá impacto sobre como os indivíduos realizam seus trabalhos. A entrada pode ser uma mudança pequena,  incremental ou uma mudança grande, radical. Exemplos de mudanças que podem ser a entrada para o processo de gestão de mudanças incluem:

• Novo hardware ou sistema de TI
• Otimização de processos de negócios
• Sistema de gestão de relacionamento com o cliente
• Registros eletrônicos de saúde
• Virtual ou teletrabalho
• Novo sistema de folha de pagamento
• Reorganização
• Implantação de ERPs (Enterprise Resource Planning)
• Lançamento de novos produtos ou expansão de mercado

Output

Definição do Gerenciamento de Projetos:

Um produto, resultado ou serviço gerado por um processo. Pode ser uma entrada para um processo sucessor.

(Guia PMI® PMBOK®)

Definição da Gestão de Mudanças:

Existem duas saídas principais da aplicação da gestão de mudanças. No nível individual, a saída é transições bem-sucedidas (por meio do ADKAR Model), que resultam em níveis mais altos de adoção e uso da solução pelos empregados. No nível do projeto, a saída é maior realização de benefícios, entrega de objetivos e resultados, retorno sobre o investimento e sucesso geral.

CONCLUSÃO

Contexto e linguagem são críticos na criação de suporte para a gestão de mudanças com os líderes, gerentes e equipes de projetos. Este tutorial forneceu orientação e insight sobre como usar o contexto e a linguagem para envolver essas equipes. O “contexto” é abordado focando nos benefícios do projeto e na contribuição da adoção e uso para esses benefícios.

A “linguagem” é abordada pelo posicionamento e enquadramento da gestão de mudanças em termos de propósito, objetivos, escopo, fluxos de trabalho, marcos, entregas, inputs e outros.