Gestão de Mudanças: O que é e Por que?

O que é Gestão de Mudanças?

A Gestão de Mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança para alcançar um resultado desejado. Em outras palavras é:

• Um processo usado pelas equipes de projetos para gerenciar mudanças de sistemas, processos e organizacionais;
• Uma competência de liderança para permitir mudanças dentro de uma organização;
• Uma capacidade estratégica projetada para aumentar a capacidade de mudança e a resposta.

Por que é necessária?

Vários estudos mostraram que a probabilidade de os projetos atingirem seus objetivos está diretamente relacionada à eficácia da Gestão de Mudanças. Um estudo com 327 líderes de projetos (relatório Benchmarking de Reengenharia de Processos de Negócios) indicou que o fracasso em gerenciar o lado humano da mudança e a resistência dos empregados foi o principal obstáculo para o sucesso do projeto.

A resistência dos empregados à mudança foi citada cinco vezes mais frequentemente do que qualquer outro obstáculo do projeto.

As informações de correlação da Prosci de mais de 2.000 pontos de dados e 20 mostram que iniciativas com excelente Gestão de Mudanças são seis vezes mais propensas a atingir objetivos do que aquelas que não possuem.

Ao simplesmente passar de “pobre” para “justa”, a Gestão de Mudanças aumenta em quase três vezes a probabilidade de atingir os objetivos do projeto.

Efeito na adoção e uso

A aplicação pode impactar diretamente a adoção e o uso:

1. Velocidade de adoção: o quão rápido a mudança é adotada na organização e como o projeto permanece no cronograma;

2. Taxa de utilização: o nível geral de participação e utilização final dos novos processos, ferramentas e mudanças de trabalho;

3. Proficiência: como os empregados atuam no novo ambiente e se estão atingindo os níveis de desempenho esperados.

Efeito nos objetivos do projeto e no ROI

Quando a Gestão de Mudanças fornece níveis direcionados de adoção e uso, a probabilidade de que os objetivos de negócios sejam alcançados, no prazo e dentro do orçamento, aumenta. Quando o lado humano da mudança é mal gerenciado, os projetos ficam atrasados, menos empregados se envolvem na mudança e os níveis de proficiência são mais baixos. Os projetos entregam um ROI mais baixo ou, em alguns casos, falham completamente.

Principais papéis para o sucesso da Gestão de Mudanças

Os principais papéis na Gestão de Mudanças incluem:

Sponsor Primário

O sponsor primário é o indivíduo que autoriza e financia o projeto. Essa pessoa geralmente está no controle dos recursos, sistemas e pessoas impactadas pela mudança. O sponsor primário geralmente tem autoridade para determinar o escopo da mudança e seu tempo.

Sponsor

Sponsor refere-se a qualquer gerente sênior ou de nível médio com responsabilidade por empregados ou sistemas impactados pela mudança. Nesse contexto, um patrocinador é definido como qualquer líder de negócios cujo suporte e participação ativa sejam necessários para que a mudança seja bem-sucedida.

Às vezes, o termo “stakeholder-chave” também é usado para se referir a essa função.

Patrocínio

Patrocínio refere-se às atividades esperadas pelos empregados e, portanto, necessárias, de um bom sponsor. Esses comportamentos incluem participação ativa e visível em todo o projeto, construção de uma coalizão de patrocínio com pares e subordinados e comunicação direta com os empregados.

Coalizão de patrocínio

A coalizão de patrocínio é a coleção de sponsors dentro da organização. Os empregados impactados reportam-se aos sponsors dentro da coalizão de patrocínio. Uma forte coalizão de patrocínio é um bom indicador de sucesso do projeto, enquanto uma coalizão de patrocínio frágil é um bom indicador de que os projetos ficarão atrasados, perderão os objetivos ou falharão completamente.

Gerentes e supervisores

Gerentes e supervisores que têm empregados impactados pela mudança desempenham um papel fundamental em ajudar suas equipes durante o processo de transição. Esses líderes são os emissores preferidos das mensagens de mudança relacionadas a como uma transformação impacta os empregados pessoalmente.

Stakeholders

Todos os patrocinadores, gerentes, supervisores e empregados impactados pela mudança são partes interessadas. Em muitas mudanças, parceiros externos, fornecedores e até mesmo clientes podem ser considerados stakeholders. Todos eles têm uma participação no resultado da mudança.

Líder de projeto

Essa função é atribuída ao indivíduo que tem a responsabilidade geral de implementar o projeto. Esse indivíduo teria controle diário direto sobre a equipe do projeto, atividades de gerenciamento de projetos e todos os recursos associados ao projeto.

Líder de Gestão de Mudanças

Essa função é atribuída ao indivíduo que cria e implementa planos de gestão de mudanças para um projeto. Os planos incluem comunicação, patrocínio, treinamento, coaching e gestão da resistência. Uma abordagem holística para a Gestão de Mudanças em um projeto aborda os processos de Gestão de Mudanças organizacionais e individuais:

Gestão de Mudanças Organizacional

É um processo para projetar e implementar atividades de Gestão de Mudanças que impactam grupos amplos de empregados, a fim de permitir a adoção e o uso de forma proficiente. Essas atividades incluem:

Fase 1: Preparing for Change

• Avaliações de prontidão, avaliações de risco e desenvolvimento da estratégia;
• Identificação e preparação de recursos;
• Criação do modelo de patrocínio necessário e preparação dos sponsors para liderar efetivamente a mudança.

Fase 2: Managing Change

• Preparação do plano de comunicação para o projeto;
• Criação de um roteiro para todos os principais sponsors da mudança;
• Desenvolvimento de um plano para ajudar os gerentes e supervisores a orientar os empregados durante a transição;
• Criação do plano de treinamento;
• Desenvolvimento de uma estratégia de gestão da resistência;
• Integração da Gestão de Mudanças com o gerenciamento de projetos;
• Execução dos planos para impulsionar a adoção e o uso.

Fase 3: Reinforcing Change

• Coleta e análise de feedback, auditoria de conformidade e medição de desempenho;
• Identificação das causas-raiz de resistência e direcionamento dos pontos de resistência;
• Celebração de sucessos e transição do projeto para as operações do dia a dia.

Gestão de Mudanças individual

É desenvolver a capacidade da mudança no nível das pessoas, com cada empregado.

A mudança individual bem-sucedida envolve cinco elementos que servem como blocos de construção sequenciais da mudança. Quando todos os cinco elementos estão presentes, o indivíduo passou com sucesso pela mudança. Esse modelo de mudança é chamado de Modelo ADKAR da Prosci e consiste em:

• Awareness – consciência da necessidade de mudança;
• Desire – desejo de participar e se envolver na mudança;
• Knowledge – conhecimento sobre como mudar;
• Ability – habilidade para implementar a mudança;
• Reinforcement – reforço para sustentar a mudança.

A Gestão de Mudanças organizacional é utilizada para habilitar a Gestão de Mudanças individual bem-sucedidas. E quando os indivíduos passam com sucesso pela mudança, a organização é capaz de atingir seus objetivos.

Gestão de Mudanças Organizacional

A Gestão de Mudanças organizacional é a implantação estruturada e intencional da gestão de mudanças em toda a organização. Além da Gestão de Mudanças efetivamente aplicada em projetos individuais, as organizações com capacidade de mudança criam uma infraestrutura para tornar o gerenciamento das mudanças uma capacidade organizacional e uma vantagem competitiva estratégica.

A institucionalização de práticas, processos, capacidades e competências de Gestão de Mudanças torna o gerenciamento eficaz do lado humano da mudança uma competência central e um valor cultural da organização. Construir uma estratégia intencional e repetível para a implementação de mudanças permite uma organização ágil e pronta para mudanças.

Resumo

A Gestão de Mudanças consiste em permitir que os empregados façam a transição com êxito através da mudança para:

• Aumentar a probabilidade de que a mudança ocorra com sucesso e que os seus objetivos sejam realizados;
• Capturar a dependência das pessoas para o  ROI da mudança;
• Gerenciar a resistência à mudança dos empregados;
• Criar competência de mudança na organização.

Obtenha as ferramentas para aplicar com sucesso a gestão de mudanças em um projeto e comunicar a função da disciplina para outras pessoas em sua organização no Programa de Certificação Internacional em Gestão de Mudanças Prosci.