Gestão de Mudanças: O quê, por quê, quem e como?

Você deseja envolver os líderes e aumentar sua compreensão sobre a Gestão de Mudanças em questão de minutos? A visão geral – o quê, por quê, quem e como – da Gestão de Mudanças fornece a eles a base necessária para entender rapidamente os benefícios que a organização pode alcançar ao focar no lado humano da mudança. 

O que é Gestão de Mudanças? 

A Gestão de Mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança e alcançar o resultado desejado. A Gestão de Mudanças também é: 

• Um processo usado para gerenciar sistemas, processos e mudanças organizacionais;
• Uma competência de liderança para permitir a mudança dentro de uma organização;
• Uma competência estratégica projetada para aumentar a capacidade de mudança e de resposta. 

Por que a Gestão de Mudanças é necessária? 

Por mais de duas décadas, os dados da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci têm mostrado consistentemente que as iniciativas com Gestão de Mudanças têm seis vezes mais probabilidade de cumprir os objetivos do que aquelas com Gestão de Mudanças insatisfatória. E não é necessário atingir a excelência para ver as melhorias no cumprimento dos objetivos. Por exemplo, passar a eficácia da Gestão de Mudanças de “ruim” para “razoável” aumenta a probabilidade de atingir os objetivos em três vezes. 

Efeito na adoção e uso 

Aplicar a Gestão de Mudanças pode afetar diretamente a adoção e o uso. Especificamente, pode afetar: 

• Velocidade de adoção: Com que rapidez as pessoas estão adotando e utilizando novos sistemas, processos, comportamentos ou funções de trabalho?
• Utilização Final: Quantas pessoas (da população total) estão adotando e usando a nova solução?
• Proficiência: Qual é o desempenho dos indivíduos em comparação com o nível esperado no projeto de mudança?

Efeito nos objetivos do projeto e ROI 

Quando a Gestão de Mudanças fornece níveis direcionados de adoção e uso, a probabilidade de atingir os objetivos de negócios no prazo e dentro do orçamento aumenta. Quando o lado humano da mudança é mal administrado, os projetos ficam atrasados, menos pessoas se envolvem na mudança e os níveis de proficiência caem. Em última análise, os projetos oferecem um ROI mais baixo ou, em alguns casos, falham completamente. 

Quem está envolvido na Gestão de Mudanças bem-sucedida? 

As funções necessárias para uma mudança bem-sucedida podem variar de acordo com o tamanho e o escopo do projeto. As funções principais na Gestão de Mudanças são:  

Patrocinadores 

Os patrocinadores da Gestão de Mudanças dão credibilidade e autoridade à mudança. Os patrocinadores primários, secundários e de coalizão têm responsabilidades distintas, mas sobrepostas: 

O patrocinador primário autoriza a mudança e é responsável por garantir que os resultados desejados sejam realizados para a organização. O nível de patrocínio exigido é determinado pelo nível de risco da mudança. Por exemplo, o patrocinador primário de uma mudança de alto risco deve ser um executivo sênior ou diretor da organização. 

Durante a mudança, o papel de um patrocinador primário é cumprir o ABC do Patrocínio: Participar de maneira ativa e visível ao longo de todo o projeto; Criar uma coalizão de patrocínio com pares; Comunicar-se diretamente com os colaboradores. 

Os patrocinadores secundários são normalmente necessários para mudanças que afetam vários grupos em uma organização. Esses patrocinadores podem ser líderes responsáveis por pessoas ou sistemas afetados pela mudança ou líderes de influência cujo envolvimento ativo é necessário para alcançar resultados de mudança bem-sucedidos para certos grupos. 

Os patrocinadores de coalizão apoiam a implementação de uma mudança específica em toda a organização, cumprindo o ABC do patrocínio com os grupos impactados em suas respectivas áreas de responsabilidade. Ter uma coalizão de patrocinadores forte é um indicador importante do sucesso da mudança, enquanto uma coalizão de patrocinadores fraca é um indicador importante de que uma mudança ficará atrasada, perderá os objetivos ou falhará completamente se a fraqueza não for tratada de forma eficaz. 

Gestores de pessoas 

Os gestores de pessoas contribuem para os resultados da mudança apoiando as pessoas em suas próprias jornadas, cumprindo cinco principais funções: Comunicador, Agente de Ligação, Advogado, Gestor de Resistência e Coach (CLARC). Os gestores de pessoas são os emissores preferidos de mensagens de mudança relacionadas a como ela afeta as pessoas individualmente. Eles são essenciais para transmitir o “O que eu ganho com isso?” para suas equipes. 

Gestores de projetos 

O gestor de projetos contribui para os resultados da mudança projetando, desenvolvendo e entregando a solução técnica com adoção e uso individual em mente desde o início. Eles também colaboram em uma abordagem unificada com o profissional da mudança. 

Praticante de mudança 

O praticante de mudança contribui para os resultados da mudança aplicando a estrutura e intenção da mudança, habilitando e equipando outras funções de mudança e colaborando em uma abordagem unificada com o gestor de projetos. O praticante de mudança desenvolve uma estratégia customizada e um conjunto de planos de Gestão de Mudanças, incluindo Plano de Patrocinador, Plano de Gestão de Pessoas, Plano de Comunicação e Plano de Treinamento. 

Pessoas impactadas 

As pessoas impactadas pela mudança contribuem para os resultados participando da mudança, entendendo suas repostas emocionais à ela e identificando de que apoio precisa para assumir o controle de sua experiência e prosperar durante a mudança. 

Como funciona o processo de Gestão de Mudanças? 

A Gestão de Mudanças ocorre nos níveis individual e organizacional. 

Gestão de Mudanças Individual

A Gestão de Mudanças individual é sobre como gerenciar mudanças uma pessoa por vez. A mudança organizacional só pode acontecer quando as pessoas mudam. Existem cinco elementos ou resultados que servem como blocos de construção sequenciais da mudança individual. Quando você garante que todos os cinco elementos estão presentes, as pessoas são capazes de adotar e usar a mudança. O Prosci ADKAR® Model define os cinco resultados que um indivíduo precisa alcançar para que uma mudança seja bem-sucedida: 

O Prosci ADKAR® Model é usado para orientar as pessoas através de uma mudança específica e abordar quaisquer bloqueios  ou pontos de barreira encontrados ao longo do caminho. 

Gestão de Mudanças Organizacional 

Embora todas as mudanças ocorram em uma pessoa por vez, as organizações gerenciam essas transições individuais coletivamente. A Gestão de Mudanças Organizacional envolve projetar e implementar atividades de Gestão de Mudanças para permitir que as pessoas e grupos impactados adotem e usem as mudanças.  

O processo de Gestão de Mudanças Organizacionais é o elo crítico entre a mudança individual e a mudança organizacional. O Prosci 3-Phase Process é uma abordagem estruturada e repetível para permitir que o lado humano da mudança alcance o sucesso da mudança e agregue valor à organização. Cada fase inclui um conjunto de perguntas em linguagem simples a serem respondidas para uma mudança específica e uma entrega que documenta a conclusão da fase. 

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Gestão de Mudança Corporativa 

A Gestão de Mudanças Corporativa é a implantação estruturada e intencional da Gestão de Mudanças em toda a organização. A implantação vai além da aplicação da Gestão de Mudanças Organizacional eficaz a todas as iniciativas. Ao institucionalizar as práticas, processos, capacidades e competências de Gestão de Mudanças em toda a organização, a aplicação torna-se a norma, parte dos valores da organização e parte do seu DNA organizacional. Quando a Gestão de Mudanças Corporativas é bem feita, ser capaz de antecipar e implementar mudanças com eficácia torna-se uma competência central e uma fonte de vantagem estratégica. 

Benefícios da Gestão de Mudanças 

Dado o volume e a complexidade das mudanças hoje, pode ser fácil para os profissionais da mudança ver os benefícios de uma Gestão de Mudanças eficaz. Você vê em primeira mão como isso aumenta muito a probabilidade de resultados, permite que você capture a parte do ROI do projeto que depende das pessoas, ajuda a mitigar a resistência das pessoas e muito mais. Ao compartilhar o “o quê, por quê, quem e como” da Gestão de Mudanças com os líderes, você fornece as informações de que precisam para entender a Gestão de Mudanças rapidamente, para que possam maximizar o tempo e começar a elevar o sucesso da mudança em sua organização juntos.