Gestão de Mudanças para Projetos

O propósito da gestão de mudanças é bem claro: garantir que o projeto entregue os resultados pretendidos, abordando um dos elementos mais críticos em uma mudança de sucesso: o lado humano.

A adoção e utilização pelos empregados é a ponte entre uma grande solução e seus resultados finais. Na prática, a gestão de mudanças funciona em vários níveis diferentes dentro da organização.

• Nível organizacional: uma competência e capacidade da organização
• Nível de projeto: uma medida de concretização de benefícios e de criação de valor aplicada em iniciativas específicas
• Nível individual: uma abordagem para permitir que uma pessoa mude com sucesso

O objetivo da gestão de mudanças do ponto de vista de projeto

Gestão de mudanças do ponto de vista de projeto tem o objetivo de garantir que a mudança atinja os resultados esperados, apoiando as transições individuais exigidas por essa iniciativa. Quando você instala uma nova tecnologia, os empregados precisam se adaptar a ela e de fato utilizá-la para agregar valor.

Então, o que estamos falando é que a gestão de mudanças no que tange projetos fornece estratégias, planos, ações e etapas específicas que focam nos empregados impactados e que trabalham alinhados com a implantação de um projeto.

Também pode ser aplicada a qualquer projeto ou iniciativa que gera impacto na maneira como os empregados trabalham. Algumas mudanças impactam centenas de empregados, enquanto outras refletem em milhares. Mudanças podem ser guiadas por fatores externos, fatores internos ou mesmo uma combinação dos dois. Podem impactar processos, sistemas, ferramentas, estruturas organizacionais, ou funções de trabalho.

Entretanto, se uma mudança exige que os empregados trabalhem de maneira diferente (apresentando novos comportamentos, seguindo novos processos, usando novas ferramentas), então existe uma necessidade de gestão de mudanças para o projeto.

Sob a perspectiva do projeto, gestão de mudanças é o conjunto de atividades (processos e ferramentas) aplicado a um projeto ou iniciativa específica para impulsionar adesão e utilização por parte das pessoas. Mas, seria assim que você apresentaria a gestão de mudanças para um time de projetos?

O que é gestão de mudanças do ponto de vista de projeto?

Como praticantes de gestão de mudanças, é importante entendermos o que é “gestão de mudanças” e, mais importante, como devemos apresentar essa ideia às equipes de projetos com as quais trabalhamos.

Poderíamos começar com uma definição técnica:

“Gestão de mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para gerenciar o lado humano da mudança de um estado atual para um novo estado futuro, de maneira que os resultados esperados (e o retorno esperado sobre o investimento) sejam alcançados.”

Definição de gestão de mudanças pela Prosci

Mesmo sendo uma definição bem precisa, não é a forma mais eficaz de descrever o que é a gestão de mudanças se o nosso objetivo é fazer com que eles comprem a ideia e se comprometam com a causa.

Pense na definição acima em comparação com as seguintes:

Gestão de mudanças é…

• Uma ferramenta de realização de benefícios
• Uma maneira de garantir a entrega dos resultados esperados
• Uma abordagem para entregar um melhor retorno sobre o investimento
• Um veículo para otimizar a adesão e utilização
• Uma ferramenta para evitar custos excessivos nos projetos
• Abordagem para mitigar os riscos do projeto

Enquanto estas respostas não dizem exatamente o que é a gestão de mudanças, cada uma transmite o seu conceito para aqueles ouvintes específicos (líderes de projetos e líderes sêniores), pois aborda o que é mais importante para eles: realização de benefícios, entrega de resultados, retorno sobre o investimento, adoção, utilização, custo e risco.

Então, para responder a pergunta “O que é gestão de mudanças do ponto de vista de projeto?”, nós devemos entender com quem estamos falando. Quanto aos líderes de projetos e líderes sêniores, estamos focados em engajá-los, porque gestão de mudanças é a solução para um problema que eles estão passando (exemplo: projeto não está gerando os resultados esperados).

Quando você for apresentar este conceito aos praticantes de gestão de mudanças, diga que é a abordagem para criar uma estratégia que traz adesão e utilização por parte dos empregados para que o projeto alcance seus resultados e objetivos.

Aplicando a gestão de mudanças do ponto de vista de projetos

Embora a melhor definição de gestão de mudanças possa variar de acordo com o público, pesquisas de benchmarking indicam algumas etapas bem diretas para aplicá-la em projetos. Abaixo, você encontrará quatro dicas para iniciar a aplicação da gestão de mudanças:

Aplicar uma metodologia estruturada

Ao longo da última década, a disciplina de gestão de mudanças tem amadurecido e se desenvolvido. O lado “soft“ da mudança agora é tratado com rigor, estrutura, processos e ferramentas. Utilizar uma metodologia estruturada vai ajudá-lo a ser focado e direto, além de evitar a falta da aplicação de considerações decisivas.

Personalizar e escalar a sua abordagem

Na gestão de mudanças, “um tamanho não serve para todos”. O plano e a estratégia de gestão de mudanças para uma mudança incremental que impacta 50 empregados serão muito diferentes dos planos e estratégias para uma transformação radical que afeta 5000 pessoas. Você até pode seguir processos similares, mas as ações desenvolvidas devem ser escaladas e personalizadas de acordo com a mudança em si e com aqueles que estão sendo impactados.

Dedique (ou encontre) um recurso

Se ninguém é designado para a gestão de mudanças, certamente ela não vai acontecer. As pesquisas da Prosci revelam uma ligação direta entre ter um recurso dedicado e a eficiência da gestão de mudanças.

Um recurso dedicado traz foco e um único ponto de contato. Esse recurso pode ser alguém da equipe ou alguém que está dando suporte, mas é necessário que um profissional, pelo menos, esteja responsável pela gestão de mudanças.

Trabalhe em colaboração com a equipe de projetos

A gestão de mudanças não pode ser aplicada em projetos em um vácuo, sem o envolvimento da equipe de projetos. Para ganhar corpo, articule claramente a relação entre o time de projetos e os recursos de gestão de mudanças.

Defina os papéis e responsabilidades. Trabalhe deliberadamente para criar um senso de parceria entre ambos de maneira que eles busquem um objetivo comum – entregar os resultados esperados do projeto.

Do ponto de vista de projeto, gestão de mudanças é uma medida de concretização de benefícios e de criação de valor aplicada em iniciativas específicas. É uma abordagem estruturada para criar estratégias e planos personalizados e escalados para impulsionar a adesão e utilização por parte dos empregados.

É uma maneira de garantir que os resultados e benefícios do projeto serão alcançados, que o retorno sobre o investimento acontecerá, que os riscos e custos serão mitigados e que será criado valor dentro da organização. É, por fim, uma maneira de garantir que projetos e iniciativas tenham mais sucesso.