Integração da Gestão de Mudanças e Gestão de Projetos

Como a Metodologia de Gestão de Mudanças e Integra com a de Gestão de Projetos

A gestão de mudanças pode ser aplicada a muitos tipos de programas de melhoria de negócios – desde mudanças radicais, como BPR (Business Process Reengineering), fusões e aquisições ou lançamentos de novos produtos até mudanças incrementais, como processos de melhoria contínua ou Six Sigma. A gestão de mudanças é o processo e ferramentas – como comunicação, patrocínio, coaching, treinamento e gestão da resistência – para abordar o lado humano da mudança. Não é um evento – é um processo de ajudar as pessoas a entender, internalizar e apoiar uma mudança. O desafio para as equipes de projetos é integrar efetivamente a gestão de mudanças às atividades de gerenciamento de projetos.

Melhoria de negócios e processos de gestão de mudanças

Para ver como a integração ocorre, começamos olhando para uma imagem conceitual de um processo de melhoria de negócios e de um de gestão de mudanças. Embora as imagens abaixo mostrem etapas genéricas, a maioria dos processos de melhoria de negócios (BPR, Six Sigma, reorganização, etc.) contêm as cinco etapas mostradas. Da mesma forma, embora o processo de gestão de mudanças varie e seja mais complexo do que o mostrado abaixo, essas cinco áreas representam algumas das suas principais atividades.

SEU PONTO DE PARTIDA MUDA O QUE VOCÊ FAZ PRIMEIRO

Se você iniciar a gestão de mudanças ao iniciar seu projeto, poderá integrar as etapas. Isso é mostrado conceitualmente na tabela abaixo, chamada Cenário 1.

Cenário 1

A integração ocorre principalmente de duas maneiras. Primeiro, alguém da sua equipe (como você) introduz a importância da gestão de mudanças e do lado humano no início do projeto. Ou segundo, sua organização assumiu o compromisso de desenvolver a competência de mudança e utiliza a gestão de mudanças como prática padrão em cada projeto. Quando a gestão de mudanças é iniciada junto com um projeto, as atividades podem ser totalmente integradas. Seu primeiro passo será desenvolver uma estratégia de gestão de mudanças com base nas características de sua mudança específica e nos atributos de sua organização que estão sendo mudados. As avaliações de prontidão de mudança ajudarão você a decidir sobre sua estratégia e como você personalizará os planos de gestão de mudanças que desenvolverá.

Cenário 2

Infelizmente, em muitos casos, a gestão de mudanças é adicionada a um projeto depois que ele está em andamento. A equipe do projeto pode estar se preparando para a implementação ou a implementação pode já ter sido iniciada, e muitas vezes o catalisador para usar a gestão de mudanças é a resistência dos empregados, supervisores e líderes. Nessa situação, seu projeto já começou a ter dificuldades, incluindo quedas de produtividade, resistência ativa e passiva e possível perda de pessoas (tudo isso pode ser evitado ou minimizado quando a gestão de mudanças é integrada desde o início). Nesse cenário, sua primeira atividade é descobrir o que já aconteceu. Você deve tomar o pulso da organização, identificar a fonte de resistência, por que surgiu e gerenciá-la de forma eficaz e rápida. Depois de controlar o dano que já foi feito, você entra no processo de gestão de mudanças e desenvolve uma estratégia para o restante do projeto.

PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS

A figura abaixo descreve o processo de gestão de mudanças de três fases e suas saídas associadas. Este processo baseia-se na Pesquisa de Melhores Práticas da Prosci.

SAÍDAS:

• Identificar as características da mudança;
• Identificar os atributos organizacionais;
• Principais diretrizes da estratégia de Gestão de Mudanças;
• Estrutura da equipe de Gestão de Mudanças;
• Estrutura e responsabilidade dos patrocinadores;

SAÍDAS:

• Plano de comunicação;
• Sponsor Roadmap;
• Plano de treinamento;
• Plano de coaching;
• Plano de Gestão da Resistência;
• Plano mestre de Gestão de Mudanças;
• Atividades da equipe de projeto;

SAÍDAS:

• Relatórios de auditoria de conformidade;
• Planos de ações corretivas;
• Revisões pós-ações;
• Plano de transição;

Ao integrar a gestão de mudanças e a gestão de projetos, você terá a garantia de uma implementação mais eficaz do seu projeto.