Melhores práticas em Gestão de Mudanças

A Prosci pesquisou as melhores práticas de gestão de mudança por mais de 20 anos. Para cada edição das Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, pedimos aos participantes do nosso estudo, responderem a seguinte pergunta.

“Qual foi o maior contribuidor para o sucesso do seu treinamento em Gestão de Mudanças?”

Coletivamente e de forma consistente, as respostas dos participantes apontam para sete fatores diretos que impactam os resultados de uma iniciativa de mudança. Estas são as melhores práticas de gestão de mudanças, conforme relatado à Prosci por mais de 8.000 indivíduos envolvidos na gestão de mudanças.

Pesquisa Prosci Gratuita

Explore a chave na pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças – edição 11h neste resumo executivo de 13 páginas

7 Melhores Práticas de Gestão de Mudanças

1. Mobilizar patrocínio ativo e visível
2. Aplicar uma abordagem estruturada de gestão de mudanças
3. Comunicar com frequência e abertamente
4. Envolva os colaboradores
5. Dedicar recursos de gestão de mudanças
6. Envolva e integre com a gestão de projetos
7. Envolver e apoiar os líderes

Os participantes da pesquisa que identificaram esses colaboradores eram profissionais experientes, líderes de projeto, executivos e consultores. 62%  dos participantes da 11ª edição das Melhores Práticas em Gestão de Mudanças tinham mais de quatro anos de envolvimento na aplicação da gestão de mudanças, e quase 25% tinham mais de 12 anos.

1. Mobilize Patrocínios Ativos e Visíveis

Ter um líder positivo que orienta ativamente a organização através da mudança e participa visivelmente durante todo o ciclo de vida da mudança é o maior contribuinte para o sucesso. A importância do patrocínio foi citada quatro vezes mais frequentemente do que o próximo contribuinte para o sucesso da mudança. Os participantes usaram consistentemente as palavras-chave “ativo e visível” para descrever este principal colaborador. Patrocínio ativo e visível significa que o patrocinador é:

• Apoiar a mudança, dando atenção consistente à mudança e à necessidade de gestão de mudanças
• Defender a mudança, liderando e motivando outras pessoas na organização
• Tomar decisões eficazes e influentes sobre a mudança, incluindo o alinhamento de prioridades entre outros líderes da organização
• Manter comunicação direta com as equipes de gestão de projetos e gestão de mudanças e permanecer acessível durante a mudança
• Influenciar colegas para manter a adesão e participar de uma coalizão de patrocínio

O gráfico abaixo mostra uma correlação clara entre a eficácia do patrocínio e a probabilidade de atingir os objetivos do projeto. Projetos com patrocinadores extremamente eficazes tinham duas vezes mais chances de atingir seus objetivos do que aqueles com patrocinadores muito ineficazes.
Se você não tem certeza de como ajudar seu patrocinador a se tornar ativo e visível, ou se você é um patrocinador e deseja mais esclarecimentos, leia este artigo sobre o papel do patrocinador.

2. Usar uma abordagem de Gestão de Mudanças estruturada

Uma abordagem intencional e definida para a gestão de mudanças fornece a estrutura necessária para permanecer no caminho certo. Ele reserva tempo adequado para atividades significativas e permite espaço para identificar e abordar lacunas ao longo do ciclo de vida do projeto. O uso de uma abordagem formal também torna os processos repetíveis para aplicação consistente da gestão de mudanças em mais iniciativas em toda a organização. As palavras-chave que surgiram quando os participantes descreveram esta melhor prática incluíram:

• Estabelecido
• Customizável
• Escalável
• Fácil de implementar em várias mudanças
• Fácil de aplicar em todas as fases do projeto

Como as organizações usam uma abordagem estruturada foi bastante variável. 76%  usaram uma metodologia de Gestão de Mudanças para orientação global, enquanto 48% usaram como um checklist de atividades e 39% usaram para monitorar o progresso (os participantes puderam selecionar respostas múltiplas, resultaram em um total de mais de 100%). Mais uma vez, a pesquisa revelou o quanto a aplicação de uma abordagem estruturada contribuiu para o sucesso. Os participantes que aplicam uma abordagem estruturada tiveram 33% mais probabilidade de experimentar uma boa ou excelente eficácia na Gestão de Mudanças do que aqueles sem uma metodologia.

3. Comunicar com frequência e abertamente

Os praticantes da gestão de mudanças geralmente lutam contra o mito de que a gestão de mudanças é “apenas comunicação”. Embora a gestão de mudanças seja muito mais do que isso, a comunicação eficaz é fundamental para liderar a mudança com sucesso. Além da frequência, os participantes citaram esses fatores como importantes para o sucesso:

• Cadência
• Consistência
• Transparência
• Aproveitando vários canais de comunicação
• Emissores preferenciais

Além disso, os participantes identificaram tópicos importantes a serem comunicados, como por que a mudança está acontecendo, expectativas, perspectivas de planos de longo prazo, como a mudança irá impactar os colaboradores e motivadores essenciais de negócios.

4. Envolva os colaboradores

Aplicamos a gestão de mudanças para ajudar os colaboradores a entender porque a mudança é necessária e como ela os impactará, e para equipá-los para fazer a transição pelo processo com sucesso – gerando resultados bem-sucedidos para as organizações. Diante desse objetivo, fica claro por que o engajamento e a participação dos colaboradores foram identificados como os principais contribuintes para o sucesso. As táticas para aumentar o engajamento incluem:

• Destacando “O que eu ganho com isso?” (WIIFM)
• Identificar e construir relacionamentos com grupos impactados
• Garantir que os grupos impactados recebam o nível apropriado de treinamento
• Envolver os colaboradores na identificação de uma solução proposta e do estado futuro

O objetivo desses esforços é ajudar os colaboradores a demonstrar vontade de participar da mudança e colaborar com as pessoas que estão liderando a mudança.

O reforço é uma etapa crítica no processo de gestão de mudanças. Como a maioria das organizações está saturada de mudanças hoje, e os profissionais devem conciliar muitas mudanças simultaneamente, eles geralmente negligenciam essa etapa. Abordar inadequadamente as atividades de reforço e sustentação tem um impacto negativo no resultado geral da mudança. Os participantes que planejaram atividades de reforço tiveram 20% mais chances de atingir os objetivos do projeto do que aqueles que não o fizeram.

5. Dedicar recursos de gestão de mudanças

Seu projeto precisa de recursos e fundos dedicados para realizar o trabalho de gestão de mudanças. Recursos e fundos dedicados à gestão de mudanças significam ter acesso a:

• Recursos e fundos adequados
• Recursos dedicados com experiência em gestão de mudança
• Uma equipe ou comunidade de mudança de indivíduos flexíveis, ambiciosos, decisivos e colaborativos.

Um participante da pesquisa forneceu este comentário perspicaz: “Se não é o trabalho de alguém, então não é o trabalho de ninguém”. Para perceber os benefícios da gestão de mudanças, alguém deve ser responsável por ela e ter acesso a uma quantia adequada de financiamento. Os dados revelam uma correlação positiva e significativa entre ter um recurso dedicado (pessoa) e a eficácia geral da gestão de mudanças. Os participantes que tinham recursos dedicados eram significativamente mais propensos a alcançar uma eficácia boa ou excelente na gestão de mudanças do que aqueles sem um recurso dedicado.

6. Envolva e integre com a gestão de projetos

A pesquisa da Prosci destacou a tendência comum de integrar o trabalho de gestão de mudanças com atividades de gestão de projetos. Essas disciplinas complementares se cruzam naturalmente durante toda a vida de uma iniciativa. No estudo mais recente, 74% dos participantes integraram o trabalho de gestão de projetos e o trabalho de gestão de mudanças em algum grau. Quando identificaram isso como um dos principais contribuintes para o sucesso, deram exemplos de como alcançaram a integração:

• Incluir atividades de gestão de mudanças no plano do projeto
• Trabalhar de forma colaborativa com a equipe do projeto
• Alinhar os planos de mudança com os planos do projeto
• Combinando ou atribuindo responsabilidades e papéis
• Fornecimento de treinamento em gestão de mudanças para a equipe do projeto

Mais e mais organizações estão percebendo o valor de integrar a gestão de projetos e a gestão de mudanças. Os participantes que integraram essas duas disciplinas tiveram 17% mais chances de atingir ou superar os objetivos do projeto do que aqueles que não integraram.

7. Envolver e apoiar os líderes

Os gestores podem se tornar os maiores aliados de um praticante de gestão de mudança em tempos de mudança, porque estão mais próximos dos colaboradores impactados pela mudança. Os participantes explicaram este colaborador principal como:

• Enfatizar a comunicação sobre a mudança e os papéis dos gerentes na mudança
• Realização de reuniões one-on-one, reuniões de equipe e sessões de alinhamento
• Foco na construção do Awareness (Consciência), incluindo como a mudança os impactará, os motivos comerciais para a mudança e a necessidade de gestão de mudanças
• Fornecer materiais, ferramentas e suporte que ajudarão os gerentes a compreender e navegar na mudança
• Engajar e envolver os gerentes durante as fases iniciais da mudança e ao longo do ciclo de vida do projeto

O estudo mais recente revela que os gerentes intermediários são o grupo mais resistente à mudança, com 42% dos participantes identificando-os como tal. Os participantes acreditam que a maioria dessa resistência poderia ter sido mitigada abordando esse grupo cuidadosamente no plano de mudança.

O que isso significa para você

A Prosci produziu 11 relatórios de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças nas últimas duas décadas, compilando dados de mais de 8.000 líderes de mudança em 85 países. Use essas melhores práticas para:

• Comece seu trabalho de gestão de mudanças com os conceitos que mais importam
• Avalie sua abordagem atual
• Incorpore intencionalmente as melhores práticas em seu trabalho diário

A disciplina de gestão de mudanças ainda está crescendo, e as melhores práticas cresceram e mudaram ao longo dos anos. Ao considerar e implementar as melhores recomendadas, aqui apresentadas, você e sua organização podem continuar a crescer e aprender junto com a disciplina.