Metodologia de Gestão de Mudanças para Projetos

A importância da Metodologia de Gestão de Mudanças para Projetos

Nos últimos 15 anos, o uso de métodos estruturados para gerenciar o lado humano da mudança aumentou drasticamente. Abaixo estão as perguntas mais frequentes que recebemos sobre as metodologias de gestão de mudanças, incluindo a metodologia da Prosci.

QUAL É O VALOR DE USAR UMA METODOLOGIA PARA GERENCIAR MUDANÇAS?

Uma metodologia para gestão de mudanças fornece estrutura e intenção para gerenciar o lado humano da mudança. A mudança na organização é uma realidade, assim como o fato de que as mudanças impactam, em última análise, o desempenho individual dos empregados. Dado que o sucesso de um esforço organizacional está vinculado intimamente aos indivíduos que adotam o novo, a gestão de mudanças fornece ferramentas e processos para encorajar e possibilitar essas transições individuais. As vantagens de usar uma metodologia estruturada incluem:

• Fornecer estrutura e rigor para o lado humano da mudança
• Fornecer repetibilidade
• Abordar todos os componentes-chave
• Evitar esquecer passos importantes
• Aproveitar as lições aprendidas por outras pessoas

Um ponto importante aqui: uma metodologia para gestão de mudanças não define ou prescreve mudanças específicas e não informa quais mudanças sua organização precisa fazer. A gestão de mudanças é uma sobreposição: é aplicada a mudanças que já foram decididas para incentivar que os empregados as adotem e as utilizem.

POSSO GERENCIAR O LADO HUMANO DA MUDANÇA SEM UMA METODOLOGIA? QUAIS SÃO OS RISCOS?

Certamente, pode-se introduzir uma mudança sem usar uma metodologia ou endereçar o lado humano. A maioria dos projetos e iniciativas, estejam eles usando ou não a gestão de mudanças, terá alguns elementos de comunicação e de treinamento. O problema é: esses planos de comunicação tendem a ser “reveladores”, cheios de atualizações e detalhes do projeto, em vez de mostrar o que os empregados realmente querem saber – por que a mudança está acontecendo e como essa mudança me impacta. Da mesma forma, os planos de treinamento, na ausência de uma estrutura de gestão de mudanças, normalmente não têm o contexto e a base necessários para serem eficazes – ou seja, um motivo convincente da mudança estar acontecendo e por que alguém deveria ser envolvido. Você já foi enviado para um treinamento sem entender por que era importante estar lá? Parece uma perda de tempo e pode realmente desmotivar.

Os riscos de tentar gerenciar mudanças sem uma abordagem estruturada incluem:

• Não fornecer o contexto necessário para suas atividades
• Não focar suas ações com base em onde os empregados estão no processo de mudança
• Ausência de principais etapas ou atividades
• Tentar gerenciar a mudança sem que todos os “atores” certos estejam envolvidos (ou seja, executivos como patrocinadores da mudança e líderes orientando seus subordinados diretos por meio da mudança)
• Desperdiçar tempo e energia “reinventando a roda”

Alguns profissionais muito experientes podem ser capazes de abordar uma iniciativa de mudança sem uma metodologia estruturada, mas a maioria dos profissionais se beneficia em ter um processo e um conjunto de ferramentas para orientar as atividades. Mesmo profissionais experientes podem se beneficiar com diretrizes.

SEGUIR UMA METODOLOGIA FAZ A GESTÃO DE MUDANÇAS SER APENAS “CHECKLIST” DE UM PLANO?

Absolutamente não. A base de uma sólida metodologia de gestão de mudanças é que os indivíduos são aqueles que adotam a mudança. A mudança é orgânica e fluida – e é uma experiência muito pessoal. No entanto, podemos modelá-la e tomar ações para incentivar e apoiar. Só porque estamos aplicando uma metodologia – seguindo um processo e utilizando ferramentas e modelos – não significa que estamos removendo pessoas da equação. Em vez disso, estamos recorrendo à pesquisa e à experiência de outros para nos colocar na melhor posição para o sucesso.

O DESIGN DA SOLUÇÃO FAZ PARTE DE UMA METODOLOGIA DE GESTÃO DE MUDANÇAS?

Da nossa perspectiva, definir a solução não faz parte da metodologia
de gestão de mudanças. Assim como a gestão de projetos, a gestão de mudanças é uma disciplina e um conjunto de ferramentas aplicadas a uma mudança específica. Isso significa que reconhecer uma necessidade de mudança e desenvolver uma solução ocorre em um fluxo de trabalho paralelo, mas diferente. A taxonomia da Prosci para o escopo da gestão de mudanças mostra os fluxos de trabalho distintos que suportam a mudança e a transformação bem-sucedida em uma organização.

O QUE OS PROFISSIONAIS ESTÃO PROCURANDO AO ESCOLHER UMA METODOLOGIA?

Os participantes da Pesquisa de Melhores Práticas da Prosci identificaram os fatores-chave para selecionar a metodologia que eles usaram em seu projeto. Os principais fatores identificados incluíram:

1. Fácil de usar – Surpreendentemente, o principal fator para a seleção de uma determinada metodologia foi a facilidade de uso. Os participantes notaram:

• Fácil de implementar
• Fácil de entender
• Fácil para comunicar com os outros
• Simples
• Prática
• Estruturada e sistemática
• Lógica
• Abrangente e holística

2. Experiência anterior com uma metodologia – Muitos participantes citaram sua própria experiência pessoal com uma metodologia específica como um fator-chave na seleção.

3. Eficácia comprovada – A metodologia escolhida foi comprovada e
eficaz, ou teve sucesso quando foi aplicada anteriormente na organização.

4. Correspondeu à necessidade – A metodologia específica atendeu às necessidades da mudança que estava sendo introduzida e era aplicável a essa situação.

5. Flexibilidade e personalização – A metodologia pode ser aplicada a muitos tipos diferentes de mudança e em muitas partes da organização. Era flexível e podia ser customizada para atender às necessidades de diferentes programas de mudança.

Praticantes estão procurando metodologias que são fáceis de usar, acima e além de qualquer outro fator. Gerenciar o lado humano da mudança é um desafio. Embora às vezes chamado de lado “soft” da mudança, na realidade, levar os empregados a adotar um novo processo ou tecnologia, por exemplo, geralmente é o lado “harder” da mudança. O lado técnico da mudança pode ser complexo, mas mudar o comportamento dos empregados é o maior desafio. É por isso que os profissionais buscam abordagens simples e acionáveis que forneçam resultados – uma metodologia que faz sentido e pode ser dimensionada para atender a mudança em particular sem complicar demais o problema.

O QUE SE ENTENDE POR GESTÃO DE MUDANÇAS INDIVIDUAL E GESTÃO DE MUDANÇAS PARA PROJETOS?

A metodologia de gestão de mudanças da Prosci baseia-se no princípio de que a gestão efetiva de mudanças requer duas perspectivas – uma individual e uma organizacional. É esse casamento que fornece uma orientação de resultados com as ferramentas e processos de suporte para fazer uma mudança bem-sucedida.

A gestão de mudanças individual é uma compreensão e um modelo de como uma pessoa realiza uma transição com sucesso. O ADKAR Model da Prosci descreve os cinco blocos de construção da mudança bem-sucedida: Awareness (Consciência), Desire (Desejo), Knowledge (Conhecimento), Ability (Habilidade), Reinforcement (Reforço®). Como esse modelo orientado a resultados delineia os elementos básicos da mudança bem-sucedida, ele também é usado para orientar planos de gestão de mudanças, medir o progresso e diagnosticar lacunas. A gestão de mudanças individual responde à pergunta: “o que estamos tentando alcançar aplicando a gestão de mudanças?”.

A gestão de mudanças organizacional, por outro lado, responde à pergunta: “O que eu farei para apoiar os indivíduos através da mudança?”. A gestão de mudanças organizacional é aplicada por profissionais de gestão de mudanças, líderes e membros da equipe do projeto para os empregados impactados. A metodologia de gestão de mudanças para projetos – Prosci 3-Phase-Process – contém três fases para os profissionais trabalharem:

• Fase 1 – Preparing for Change
• Fase 2 – Managing Change
• Fase 3 – Reinforcing Change™

Cada fase inclui atividades e ferramentas para apoiar a aplicação da gestão de mudanças pelos praticantes. Ao seguir o processo de gestão de mudanças para projetos, você cria uma estratégia e um conjunto completo de planos para mover as pessoas impactadas por uma mudança por meio de sua própria jornada.