O Custo-Benefício da Gestão de Mudanças

Projetos e iniciativas exigem que os indivíduos exerçam seu trabalho de maneira diferente e a probabilidade de sucesso aumenta com o gerenciamento efetivo da mudança. No entanto, as organizações ainda parecem encontrar alguma relutância em investir e comprometer-se totalmente com a Gestão de Mudanças. Muitos profissionais ainda enfrentam a situação em que a decisão de investir tempo, recursos e orçamento com a competência não acontece.

Abaixo está uma análise de custo-benefício para investir em Gestão de Mudanças, incluindo cinco perspectivas sobre os benefícios da sua aplicação em projetos nas organizações. Dada a importância da mudança no ambiente de hoje, essas abordagens podem garantir que a Gestão de Mudanças seja vista como “obrigatória” e não mais apenas “agradável” nos projetos que você gerencia.

Visão geral da análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício para Gestão de Mudanças não é diferente de outras análises: você apresenta a relação entre o custo de gerenciar o lado humano da mudança e os benefícios de aplicar uma abordagem estruturada que capacita e encoraja os funcionários a adotar uma mudança. Você só receberá o buy-in e o investimento necessários se puder mostrar que os benefícios reais e tangíveis superam os custos.

Os resultados da pesquisa sobre os custos são apresentados a seguir e são bastante diretos. O lado dos benefícios é onde a discussão pode ser complicada. Para aprimorar a análise de custo-benefício, são apresentadas cinco perspectivas específicas de benefícios que podem ser utilizadas para apresentar sua necessidade:

• Perspectiva do benefício 1: 03 fatores de ROI do lado das pessoas – maior velocidade na adoção da mudança, maior uso e maior proficiência. A Gestão de Mudanças impulsiona o ROI do projeto.
• Perspectiva de benefício 2: evitar custos – O custo em gerenciar mal as mudanças é alto tanto para o projeto quanto para a organização. A Gestão de Mudanças é uma estratégia preventiva de custos.
• Perspectiva de benefício 3: mitigação de risco – os indivíduos, o projeto e a organização são colocados em risco quando a mudança é mal administrada. A Gestão de Mudanças é uma ferramenta para reduzir os riscos.
• Perspectiva de benefício 4: Segurança na realização dos benefícios – considere quanto do valor do projeto depende, em última análise, das pessoas que estão fazendo seu trabalho de maneira diferente. A Gestão de Mudanças fornece segurança na realização dos benefícios.
• Perspectiva de benefício 5: probabilidade de atingir os objetivos – os dados mostram que os projetos com efetiva Gestão de Mudanças são mais propensos a atingir os objetivos, cumprir o cronograma e permanecer dentro do orçamento. A Gestão de Mudanças aumenta a probabilidade de atingir objetivos.

O custo da Gestão de Mudanças

A aplicação da Gestão de Mudanças em um projeto não é gratuita. Leva tempo, energia e recursos. De acordo com a Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças, os principais custos em Gestão de Mudanças incluem:

• Custos de recursos;
• Custos de treinamento;
• Custos de comunicação;
• Custos de viagem;
• Tempo;
• Custos de material.

Além desses custos primários que foram identificados com mais frequência, pode haver vários custos secundários:

• Custos do consultor;
• Despesas gerais;
• Custos do evento (workshops, reuniões de grupo, eventos “almoço e aprendizado”, etc.)
• Custos de reforço e reconhecimento.

Para alcançar o buy-in e o investimento na gestão do lado humano da mudança, os benefícios da Gestão de Mudanças devem superar esses custos.

Os benefícios da Gestão de Mudanças

Perspectiva de Benefício 1 – 03 fatores de ROI do lado das pessoas

A mudança ocorre no nível individual. O ROI da Prosci do modelo de Gestão de Mudanças se concentra em três fatores do lado das pessoas, que contribuem para, ou limitam, o valor que uma mudança proporciona à organização. Aqui estão perguntas que você pode fazer para avaliar esses fatores para o seu projeto:

• Velocidade de adoção – Com que rapidez as pessoas adotam os novos processos ou comportamentos?
• Uso final – Quantos funcionários impactados fizeram a mudança (e quantos não fizeram isso)?
• Proficiência – Qual a eficácia dos funcionários para seguir os novos processos ou comportamentos?

Esses três fatores são específicos, mas são universais em termos de impacto no ROI do projeto. Infelizmente, muitas equipes de projeto não consideram ou fazem suposições implícitas sobre o lado humano da mudança. Por exemplo, uma equipe que gerencia uma grande implementação de TI fornecendo aos usuários novas interfaces, pode implícita e erroneamente supor que todos os usuários (100% de uso final) começarão a usar o sistema (proficiência extremamente alta) no dia em que o sistema for ativado (velocidade instantânea de adoção).

Quando os três fatores do lado das pessoas são adicionados ao business case e aos cálculos de ROI, você pode destacar a importância da Gestão de Mudanças. Os três fatores podem até ser usados ​​para conduzir análises de sensibilidade gerando valores numéricos reais para o impacto que possuem sobre o ROI (por exemplo, se a velocidade de adoção foi superior a seis semanas em vez de três e 15% não adotaram o sistema, então o ROI do projeto seria X em vez de Y).

Os três fatores de ROI do lado das pessoas podem ajudá-lo a:

1. Definir com mais clareza as mudanças individuais exigidas por um projeto em sua iniciação;

2. Calcular o impacto da menor velocidade de adoção, menor uso final, menor gerenciamento de proficiência e mudança de posição como ferramentas para entregar resultados concretos;

3. Elevar a discussão e documentar as premissas no início do processo relacionado ao lado das pessoas na mudança.

Perspectiva de Benefício 2 – Evitar Custos indevidos

Comprometemos nosso investimento quando as mudanças são mal gerenciadas, tanto no nível do projeto quanto no organizacional. Além dos custos extras para solucionar problemas no nível individual que surgem se ignorarmos antecipadamente a Gestão de Mudanças, a organização também não consegue derivar o valor necessário do projeto em primeiro lugar. A Gestão de Mudanças é eficaz na prevenção de custos indevidos que podemos atribuir em nossos projetos.

CUSTOS PARA A ORGANIZAÇÃO SE A MUDANÇA FOR MAL GERENCIADA:

• A falta de produtividade profunda;
• Impacto nos clientes;
• Impacto nos fornecedores;
• Perda de funcionários valorizados;
• Declínio moral;
• Declínio na qualidade do trabalho;
• Resistência (ativa e passiva);
• História da mudança falhada;
• Estresse, confusão, fadiga;
• Saturação de mudanças.

CUSTOS PARA O PROJETO SE A MUDANÇA FOR MAL GERENCIADA:

• Atrasos do projeto;
• Prazos perdidos;
• Projeto colocado em espera;
• Recursos não disponibilizados para a equipe de projeto;
• Orçamento excedido;
• Obstáculos que aparecem inesperadamente;
• Retrabalho requerido no projeto;
• Projeto não cumpre seus objetivos;
• Projeto está totalmente abandonado;
• Perda de trabalho pela equipe do projeto.

CUSTOS SE A ALTERAÇÃO NÃO FOR IMPLEMENTADA:

• Despesas não reduzidas;
• Eficiências não ganhas;
• Receita não aumentada;
• Market share não ganho;
• Resíduos não eliminados;
• Regulamentos não cumpridos resultando em multas / penalidades etc.

Além disso, a organização perde o investimento realizado quando o projeto não entrega resultados.

Quando a Gestão de mudanças é aplicada efetivamente, esses custos indevidos podem ser evitados ou minimizados. Alguns dos custos são difíceis de quantificar – como o declínio do moral – mas alguns dos custos são muito concretos e facilmente quantificáveis.

Perspectiva de Benefício 3 – Reduzir riscos

Outra perspectiva, semelhante à perspectiva de evitar custos indevidos, é determinar os potenciais riscos para o projeto e a organização associada ao lado das pessoas da mudança. A gestão de riscos em projetos é uma disciplina bem desenvolvida.

Se sua organização já realiza extensas avaliações de risco em projetos, trabalhe para posicionar o “risco do lado das pessoas”. Se um projeto estiver sendo planejado e tiver um alto componente de “risco do lado das pessoas”, a aplicação de uma abordagem estruturada para a Gestão de mudanças é a estratégia certa reduzir riscos.

Perspectiva de Benefício 4 – Segurança na Realização de Benefícios

Para as mudanças mais importantes e mais estratégicas na organização, muito do valor esperado é vinculado à forma como as pessoas realizam seus trabalhos. Não aplicar uma abordagem de Gestão de mudanças estruturada é assegurar superficialmente a adoção e o uso da mudança para cumprir as metas e objetivos do projeto.

Aqui, o contexto para mostrar o valor da Gestão de Mudanças está vinculado ao valor geral que o projeto está trabalhando para alcançar. Os objetivos do projeto são um bom ponto de partida. Para cada objetivo, pergunte a si mesmo: “o cumprimento desse objetivo depende de pessoas fazendo seu trabalho de maneira diferente?”. Para algumas das perguntas, a resposta pode ser “não” – como menores custos de contrato de manutenção para uma nova peça de tecnologia. Mas muitos dos objetivos estarão diretamente ligados ao lado das pessoas da mudança.

Para esses objetivos, você pode fazer a seguinte pergunta: “que porcentagem desses benefícios resulta de pessoas fazendo seu trabalho de forma diferente?” Essa é a quantia de benefício que você pode “garantir” aplicando uma abordagem sólida de Gestão de mudanças – e o valor do benefício que você está deixando de assegurar por não investir em Gestão de mudanças.

Perspectiva de Benefício 5 – Probabilidade de atingir os Objetivos

A perspectiva do benefício final é a probabilidade de atingir objetivos. Isso está ligado ao crescente corpo de dados que mostra que a Gestão de mudanças mais eficaz resulta em uma maior probabilidade de entrega dos resultados pretendidos. Projetos com gerenciamento efetivo de mudanças são cinco a seis vezes mais bem-sucedidos do que projetos que não abordaram o lado da mudança efetivamente.

Abaixo, encontra-se o gráfico que mostra a eficácia da Gestão de Mudanças, correlacionada a atender ou exceder os objetivos. Dados de mais de 2.700 profissionais de mudança mostraram que projetos com Gestão de Mudanças “excelente” tinham seis vezes mais chances de atingir objetivos do que aqueles com Gestão de mudanças “ruim” – e mesmo aqueles que usavam a “boa” Gestão de Mudanças tinham cinco vezes mais objetivos realizados com sucesso.

Conclusão

Ao discutir o valor e a importância da Gestão de mudanças, uma análise de custo-benefício pode ser uma estrutura poderosa. Esses benefícios não são necessariamente sequenciados na ordem em que você os usaria. Em vez disso, conheça seu público e selecione as perspectivas de benefícios que serão mais eficazes. Concentre-se nas preocupações do seu público e conecte a Gestão de Mudanças ao sucesso escolhendo a combinação certa das perspectivas de benefícios apresentadas acima.

Com base no seu público-alvo, na sua organização e na sua cultura, você pode selecionar as perspectivas de benefícios mais atraentes e trabalhar para torná-las tão específicas quanto possível à sua alteração. Os benefícios certos em sua análise de custo-benefício podem ampliar suas chances no investimento em Gestão de Mudanças.