Por que é fundamental definir o escopo da Gestão de Mudanças

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Atualizado em: 29 de Abril de 2024

Publicado em: 29 de Janeiro de 2020

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Como você estabelece o escopo da Gestão de Mudanças e por que isso importa? Ao criar uma definição e escopo de trabalho para a Gestão de Mudanças, você terá mais sucesso e trabalhará com mais eficiência as demais pessoas na organização que estão implementando mudanças também. Vamos começar.

BENEFÍCIOS DE ESTABELECER UM ESCOPO

Como em qualquer disciplina ou metodologia, é importante estabelecer quais atividades se enquadram no âmbito da Gestão de Mudanças e que trabalho é executado em paralelo ou em conjunto. Os benefícios de estabelecer um escopo claro incluem:

Dividir o trabalho e evitar sobreposições entre disciplinas;
Garantir que todos os elementos-chave sejam abordados;
Mostrando a relação entre técnicas e abordagens existentes;
Definir as habilidades e competências para executar o trabalho efetivamente em uma determinada área.

RISCOS DE NÃO ESTABELECER ESCOPO

Além disso, existe um risco inerente de não estabelecer claramente o escopo. Torna-se muito fácil para um grupo acreditar que eles são responsáveis pelo trabalho que se enquadra nas responsabilidades de trabalho de outro grupo, resultando em confusão e fluxos de trabalho ineficazes. Por exemplo, imagine a confusão que resultaria no desenvolvimento de um novo produto se não houvesse uma distinção clara entre desenvolvimento de software, desenvolvimento de hardware, design físico e teste de sistema. As habilidades e competências específicas necessárias para desenvolver softwares são muito diferentes das habilidades necessárias para projetar placas de circuitos ou a carcaça física de um produto. Da mesma forma, as habilidades e competências para gerenciamento de projetos são específicas e muito diferentes da Gestão de Mudanças

Compreender o escopo e os limites permite que ambas as funções trabalhem efetivamente em conjunto e evite qualquer sobreposição de atividades que possam criar conflitos para o projeto. Os limites também permitem a separação do design, desenvolvimento e implementação da solução das ações necessárias para gerenciar o lado técnico e o pessoal da implantação dessa solução.

INTRODUZINDO UMA TAXONOMIA

O esquema abaixo apresenta uma taxonomia que pode servir como uma estrutura de discussão para as principais fases ou elementos da implementação de uma mudança dentro de uma organização. Começa com o reconhecimento de que uma mudança é necessária e termina com a realização dos benefícios desejados buscados pelo esforço.

Reconhecendo que uma mudança é necessária

Objetivo: Identificar o estímulo interno ou externo, resultando em necessidade de mudança

Exemplos:

· Desempenho interno

· Entradas do cliente

· Ameaças competitivas

· Resultados financeiros

· Novas oportunidades de negócios

· Mudanças regulatórias

· Planejamento estratégico

Design e Desenvolvimento de Soluções

Objetivo: Criar uma solução para melhorar o desempenho da organização com base no reconhecimento de que é necessária uma mudança

Exemplos:

· Visão e desenvolvimento de estratégia

· Projeto de processo / reengenharia de processos de negócios

· Nova tecnologia

· Reestruturação

· Fusão / aquisição

· Intervenções de OD

· Oferta de novos produtos

· Nova oferta de serviço

Implementação da solução

Objetivo: Implementar uma solução que atenda aos requisitos técnicos e é adotada e utilizada

Exemplos:

· Pilotos e ensaios

· Implantação de sistemas e ferramentas

· Implementação de novo processo

· Transição para nova
estrutura organizacional e funções· Implementação de programas de remuneração, avaliação ou incentivo

Gerenciamento de Projetos

Objetivo: Gerenciar a tarefas, recursos, orçamento, tempo e no âmbito do projeto técnico e implementação

Exemplos:

· Planejamento do projeto

· Programação do desenvolvimento e o rastreamento

· Gestão de recursos

· Desenvolvimento e controle orçamentário

· Rastreamento de problemas

· Supervisão do projeto

· Relatórios do projeto

Gestão de Mudanças

Objetivo: Incentivar os colaboradores a fazer rápida, completa e eficientemente as mudanças necessárias em seu trabalho diário

Exemplos:

· Avaliações de prontidão

· Alterar gestão de portfólio

· Alterar análise de saturação

· envolvimento dos colaboradores

· Estratégia de Gestão de Mudanças

· Planejamento de Gestão de Mudanças

· Alterar patrocínio

· Comunicações durante a mudança

· Treinamento de novas habilidades

· Treinar funcionários por meio de transições

· Gerenciamento de resistência

· Medição de desempenho

O QUE ISSO SIGNIFICA PARA VOCÊ

Enquanto alguma sobreposição entre disciplinas é normal e é de se esperar, essa taxonomia será um ponto de partida para discussões sobre a Gestão de Mudanças no escopo. Essa estrutura pode ajudar nas discussões internas sobre “quem está fazendo o quê” e como você pode entender os vários elementos de uma mudança bem-sucedida – desde o reconhecimento da necessidade de desenvolver a solução até o gerenciamento do lado técnico e do lado humano da implantação da solução.O objetivo é criar uma estrutura inclusiva que permita à discussão separar as muitas habilidades que um profissional de mudança pode ter. Eles podem ser gerentes de projeto ou gerentes de mudança e podem contribuir para o design da solução das disciplinas que estão sendo usadas para realizar mudanças com êxito