Prepare-se para Gerenciar a Mudança

Você sabe como se preparar para gerenciar a mudança? A metodologia da Prosci para projetos tradicionais não começa com a aplicação da Gestão de Mudanças, mas sim com as etapas necessárias para entender a mudança e a própria organização antes de criar sua estratégia de Gestão de Mudanças. Abaixo estão as principais atividades que você precisa realizar no início do planejamento do projeto (e da Gestão de Mudanças):

Chave #1 – Identifique as características da mudança

Cada mudança em sua organização será única. Como resultado, a magnitude das atividades de Gestão de Mudanças também serão únicas. Ao dimensionar sua mudança, inclua as seguintes áreas:

• Escopo da mudança;
• Número de indivíduos e grupos impactados;
• Tipo de mudança;
• Quantidade de mudanças.

Cada um dos fatores acima influenciará sua estratégia de Gestão de Mudanças e determinará a quantidade de gerenciamento necessário.

Chave # 2 – Avalie a organização

Algumas organizações estão prontas, dispostas e capazes de mudar, enquanto outras são resistentes às mudanças. A avaliação de atributos organizacionais é a segunda chave para o desenvolvimento de uma estratégia de Gestão de Mudanças de alto nível.

Ao avaliar sua organização, é importante entender os seguintes atributos organizacionais:

• Sistema de valores e cultura organizacional (adaptabilidade à mudança);
• Capacidade de mudança (quantidade de mudanças que a organização pode absorver);
• Efeitos residuais de mudanças passadas (falhas anteriores podem resultar em “bagagem” negativa).

Chave # 3 – Analise o impacto nos grupos

As mudanças impactam os grupos de maneira diferente. Alguns podem experimentar um alto grau de mudança, enquanto outros experimentam apenas pequenas alterações. Cada grupo dentro de sua organização é único e terá desafios que exigem táticas especiais apropriadas para cada grupo. Ao preparar sua estratégia de Gestão de Mudanças, ela deve ser adaptada após a compreensão de:

• Quais tipos de mudança serão sentidos pelos diferentes grupos impactados e em qual grau;
• Quantos empregados estão em cada grupo;
• Quais barreiras organizacionais únicas existem para cada grupo (ou seja, experiências passadas com mudança, desafios de liderança, etc.).

Essa análise de impacto dos grupos permite a personalização de seus cinco planos: o plano de comunicação, o plano de patrocínio, o plano de coaching, o plano de treinamento e o plano de gestão da resistência.

Chave # 4 – Avalie os riscos da mudança

Cada projeto de mudança tem atributos diferentes e, portanto, diferentes fatores de risco. O risco da mudança será uma função dos atributos organizacionais e das características de mudança. Você deve comunicar essa avaliação de risco ao sponsor primário do projeto e usar essas informações para determinar se táticas especiais de Gestão de Mudança serão necessárias para sua iniciativa.

Usando as informações que você já reuniu, use o grid abaixo para avaliar o risco.

Chave # 5 – Avalie a resistência e identifique táticas especiais

Táticas especiais em sua estratégia de Gestão de Mudanças podem ser necessárias, considerando sua mudança e sua organização. Você pode identificar circunstâncias especiais ou possíveis resistências antes que o programa comece. Isso é chamado de Gestão de Resistência Proativa e é um dos três caminhos para gerenciar a resistência, segundo a metodologia da Prosci.

Já tem todas as chaves? Crie sua estratégia de Gestão de Mudanças.

Reúna todas as avaliações e dados compilados das chaves acima e combine-os em uma estratégia. Prepare uma apresentação para a equipe do projeto e o patrocinador do projeto para criar suporte para sua estratégia, incluindo os seguintes elementos:

• Resultados da avaliação das características da mudança;
• Resultados da avaliação organizacional;
• Proposta da equipe de Gestão de Mudanças;
• Modelo de patrocínio proposto e avaliações de sponsors;
• Avaliação de risco;
• Recomendações para táticas especiais;
• Próximos passos.

Sem essas chaves, seu trabalho de Gestão de Mudanças não pode ser adaptado às necessidades exclusivas de seu projeto.