Quando Integrar Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças

Por que é tão importante integrar no início a Gestão de Mudanças e o Gerenciamento de Projetos em uma iniciativa?

A gestão de mudanças pode ser aplicada aos variados tipos de programas de melhoria de negócios – desde mudanças radicais, como reengenharia de processos (BPR), fusões e aquisições ou lançamentos de novos produtos, até mudanças incrementais, como processos de melhoria contínua ou Six Sigma.

A gestão de mudanças é o processo e as ferramentas – comunicação, patrocínio, coaching, treinamento e gestão da resistência – para abordar o lado humano da mudança.

A gestão de mudanças não é um evento. É um processo de ajudar as pessoas a entender, internalizar e apoiar uma mudança. O desafio para as equipes de projetos é integrar efetivamente a gestão de mudanças às atividades de gestão de projetos.

Processos Conceituais de Melhoria de Negócios e Gestão de Mudanças

Para ver como a integração ocorre, vamos começar olhando para uma imagem conceitual de um processo de melhoria de negócios e de um processo de gestão de mudanças. Embora as imagens abaixo apresentam etapas gerais, a maioria dos processos de melhoria de negócios (reengenharia de processos, Six Sigma, reorganização, etc.) contém as cinco etapas abaixo.

Da mesma forma, embora o processo de gestão de mudanças varie e seja mais complicado do que o mostrado abaixo, essas cinco áreas representam algumas das principais atividades de gestão de mudanças.

O benefício de começar a Gestão de Mudanças no início

Seu ponto de partida muda o que você faz primeiro. Se você iniciar a gestão de mudanças quando começar o projeto, você poderá integrar as etapas nas etapas do projeto, como mostra o Cenário 1 abaixo. Se a gestão de mudanças for iniciada mais tarde, você terá que implementá-la de maneira muito diferente.

Cenário 1: Gestão de Mudanças no Início de uma Mudança

Neste cenário, alguém da sua equipe (você, por exemplo) apresenta a importância da gestão de mudanças e do lado humano da mudança no início do projeto. Alternativamente, sua empresa assumiu o compromisso de desenvolver a competência de mudança e está utilizando a gestão de mudanças como prática padrão em todos os projetos.

Quando a gestão de mudanças é implantada no início de um projeto, as atividades podem ser totalmente integradas.

Seu primeiro passo será desenvolver uma estratégia de gestão de mudanças com base nas características da sua mudança específica e nos atributos da sua organização que está sendo mudada. As avaliações de prontidão para mudanças te ajudarão a decidir sobre sua estratégia e como você irá personalizar os planos de gestão de mudanças que serão desenvolvidos.

Cenário 2: Gestão de Mudanças durante a implementação de uma mudança

Infelizmente, a gestão de mudanças às vezes é adicionada a um projeto depois que ele já está em andamento. A equipe do projeto pode estar se preparando para a implementação ou a implementação pode já ter sido iniciada e, muitas vezes, o catalisador para o uso da gestão de mudanças é a resistência dos empregados, supervisores e gerentes.

Nessa situação, seu projeto já começou a ter dificuldades, incluindo quedas de produtividade, resistência ativa e passiva e possível perda de empregados valiosos (tudo isso pode ser evitado ou minimizado quando a gestão de mudanças é integrada desde o início). Nesse cenário, sua primeira atividade é descobrir o que já aconteceu.

Você deve tomar o pulso da organização, identificar as fontes de resistência, por que surgiram e gerenciá-las de maneira eficaz e rápida. Depois de controlar o dano que já foi feito, você entra no processo de gestão de mudanças e desenvolve uma estratégia para o restante do projeto.

Pesquisa sobre integração da gestão de mudanças com processos de negócios

Aqueles que praticam regularmente a gestão de mudanças concordam que ela deve ser iniciada o mais cedo possível.

O Relatório da Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci – Edição de 2018, mostra quando os participantes iniciaram a Gestão de Mudanças e quando deveriam iniciá-la da próxima vez:

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